5 טיפים לבחירת כלים דיגיטליים לקהילה שלנו

קהילות היום הן כולן היברידיות, מתנהלת בממד הפיזי של המפגשים עם חברי הקהילה, אך גם במימד הדיגיטלי כאמצעי לשמירה על קשר מתן ערך לחברי הקהילה בין המפגשים ולפעמים אף במקום המפגשים.

אז מה השיקולים שצריכים להנחות אותנו כאשר אנו מתלבטים באיזה  כלי טכנולוגי כדאי להשתמש?

הבנה של צרכי הקהילה

השלב הראשון בבחירת כלים דיגיטליים הוא הבנה מעמיקה של צרכי ורצונות חברי הקהילה. תשאלו את חברי הקהילה מה הם מצפים מכלים הדיגיטליים של הקהילה, באיזו תדירות היו רוצים לקבל עדכונים על הקהילה ולהיות שותפים בפעילות בקהילה,  ונסו לזהות את הצרכים המשותפים הכי חשובים. הבנת הצרכים תעזור לך להתמקד בכלים שיספקו את הפתרון הטוב ביותר.

כמה שאלות שאתם יכולים לבדוק עם חברי הקהילה שלכם:

• • • • • אילו אפשרויות הייתם רוצים לראות בכלים בדיגיטליים של הקהילה?
        • באיזו תדירות היית רוצה לקבל עדכונים על פעילויות בקהילה?
        • האם תרצה להתייעץ עם חברי הקהילה, לשאול שאלות ולתת תשובות?
        • באיזה סוג מידע וידע היית רוצה לקבל מהקהילה?
        • באיזה תדירות היית רוצה להפגש עם חברי הקהילה?
        • האם תהיו מוכנים לכתוב / לשתף, על מה למשל?
        • האם יש לכם עוד רעיון על מה הייתם רוצים לראות בקהילה?

הגדרת מטרות הקהילה

הגדר את המטרות שברצונך להשיג עם הכלים הדיגיטליים. מה באמת היית רוצה שיקרה בפן הדיגיטלי של הקהילה שלך? הגדרה ברורה של המטרות יעזרו לך לבחור בכלים הנכונים ביותר עבור הקהילה שלך. אז הנה כמה שאלות אשר יעזרו לכם להגדיר טוב יותר לאן אתם מכוונים.

דוגמא לשאלות של מטרות:

• • • • • האם ברצונך לשפר את התקשורת בין חברי הקהילה?
        • האם ברצונך לשתף מידע או ליצור פלטפורמה לפעילויות משותפות?
        • האם זאת קהילה של למידה משותפת?
        • האם זאת קהילה של אירועים משותפים פיזיים או דיגיטליים יחד?
        • האם המטרה היא לחזק את המחוברות וההיכרות בין חברי הקהילה?
        • האם המטרה היא לאפשר שיח והתייעצות בין חברי הקהילה?

פעמים רבות התשובה שלנו תהיה גם וגם וגם, אך יחד עם זאת, חשוב לדרג את המטרות השונות ולהגיד מה באמת חשוב לנו הוא גם בר השגה, וגם מה יאפשר לנו להגדיר את ההצלחה. אנחנו פיתחנו כלי שנקרא הקנבס הקהילתי אשר יכול לעזור לכל אחד מכם לדייק את המטרות של הקהילה שלו.

בחירת כלים מותאמים לצרכים שלכם

לא כל הכלים הדיגיטליים יתאימו לכל קהילה. פרטים כמו גודל הקהילה, תקציבים, והצרכים הייחודיים שלהם ישחקו תפקיד חשוב בבחירת הכלים המתאימים. הכינו רשימה של קריטריונים שיאפשר לכם לבחור את הכלי הנכון לקהילה שלכם, ובססו את הקריטריונים האלה על המטרות שהגדרתם בתחילת התהליך ועל הרצונות והצרכים של חברי הקהילה שלכם.

קריטריונים לדוגמא באיזו מידה (תשובות מ- 1 עד 5) הכלי:

• • • • • מאפשר תבניות עיצוב שונות
        • מתאים ליצירת שיח דיגיטלי
        • מתאים ליצירת מאמרים / בלוגים / תוכן
        • מתאים לשמירה ושיתוף של מסמכים
        • מכיל מנגנונים לעידוד מחוברות – נקודות, סמלים, פרופילים
        • מתאים ליצירת מפגשים וירטואליים (שיחות וידאו מרובות משתתפים)
        • מתחבר למערכות וכלים אחרים
        • מאשר חיפוש ושימוש חוזר בידע
        • נותן מידע על נתוני שימוש ואנליטיקה
        • עלות – חינמי או בתשלום ומה העלות שלו?

אנחנו מצאנו מעל 25 כלים דיגיטליים שונים אשר נותנים מענה קהילתי ברמה כזאת או אחרת שאנו בוחנים אותם לפי הקריטריונים האלה. חלקם מתאמים בתוך הארגון חלקם מתאימים לתקשורת עם לקוחות, חלקם חינמיים וחלקם בתשלום.  לכל כלי יש את היתרונות והחסרונות שלו, הבחירה בכלי המתאים היא בהתאם לקריטריונים שאתם מגידירים כחשובים לכם, ולפעמים גם נבחר יותר מכלי אחד לתקשר עם הקהילה כי אנשים שונים

הבחירה בכלים פשוטים ונגישים עם חווית שימוש טובה

אחת השאלות המרכזיות שאנו שואלים את עצמינו זה האם לבחור בכלי פשוט ונגיש שהמשתמשים כבר מכירים (כגון פייסבוק, לינקאין ווטסאפ) שכולם משתמשים ויש בו כבר הרבה מאוד קבוצות וקהילות שונות, אך לא תמיד המידע קופץ לכולם או אולי  כדאי לייצר מרחב חדש – כלי חדש שיצטרכו להיכנס אליו במיוחד. לקהילה כזאת  יכולים להיות הרבה מאוד יתרונות, אם הם יגיעו לשם, אבל מה יקה אם הם כלל לא יגיעו?

אם אנו עובדים בתוך ארגון אז החשיבות של חיבור לסביבת העבודה הטבעית של העובד שגם היא שיקול מרכזי בבחירת הכלי למשל אם הארגון כבר משתמש במיקוסופט אולי שווה לבחור ב- Microsoft Teams כפיתרון או אם אנו בחבילה של גוגל גם שם יש מגוון כלים רלוונטיים, ומה עם SalesForce? גם להם יש פיתרון לקהילות – האם הוא טוב מספיק?

שיקול נוסף הוא שהמשתמשים בקהילה עשויים לכלול אנשים עם רמות שונות של מיומנות טכנולוגית ולכן יתכן ונצטרך להשקיע משאבים בללמד אותם ולייצר אצלהם את ההתנהגות הרצויה לנו בקהילה.

ישנה חשיבות גדולה לחווית השימוש – הכלים היום הרבה יותר קלים ונגישים, אך עדיין שווה לבדוק עד כה קל להסתדר עם הכלי הזה אם לא מכירים אותו ונכנסים אליו בפעם הראשונה? האם הוא יודע לכוון את המשתמשים לפעילויות המרכזיות?

הטמעה, יצירת שינוי ועידוד משתמשים לעבוד עם הכלי הנבחר

שנים של עבודה עם מגוון גדול של כלים טכנולוגיים הובילו אותי להבנה, הכלים הם רק מאפשרים. המשתמשים תמיד יתלוננו על הכלי, לא משנה איזה כלי נבחר, הוא לא מספיק יפה, לא מספיק אופה, לא מספיק… יש איזה פער מובנה בין הרצון שלנו לעודד שינוי של התנהגות לבין איך שזה בא לידי ביטוי בכלים הדיגיטליים השונים.

ההתנגדות היא חלק מהשינוי, תמיד אמרתי – אם הם מתלוננים, סימן שהם משתמשים וזה כבר טוב, איכפת להם, חשוב להם.

לכן אחד הדברים הכי חשובים בתהליך החדרה של כלים טכנולוגיים דיגיטליים הוא להדריך את המשתמשים, להגדיר מהי ההתנהגות שאנו מצפים, מה אנו רוצים שיקרה בתוך הקהילה ולייצר את השינוי הזה, לפעמים בצורה מלאכותית עד שהוא באמת קורה.

לעודד ולחזק את אלו שכן משתמשים, לבדוק למה אלו שאנו רוצים שישתמשו לא שם, לא מגיעים, לא נחשפים – אולי זה קושי טכנולוגי, אולי חסם אחר שיש להתגבר עליו. לעזור תמוך להדריך ולאפשר לאנשים להיות פעילים.

אז אילו היו חמישה טיפים קטנים בבחירה של כלים דיגיטליים, יש הרבה מאוד שיקולים ודברים נוספים ללמוד בתחום הזה.

קצת מאחורי הקלעים

נחשו מי היה היועץ שלי ונתן לי רעיונות לפוסט הזה?

התחלתי לכתוב לבד את הפוסט, אבל אז נתקעתי כי לא הייתי בטוחה מהם 5 הטיפים החשובים ביותר שאני רוצה לתת לכם כי יש לא מעט.

אז פניתי לידיינו ה- AI Chat GPT . כלי טכנולוגי שכולם מדברים עליו היום – ושיתוף קטן – התחלתי כמה משפטים  עשיתי כמה ניסיונות, 5 טיפים, 10 טיפים, קיבלתי כל מיני נושאים שהוא חשב שהם הכי חשובים, ואני בעיקר שאבתי ממנו את הרעיון, את הסדר, את הבחירה של הנושאים, את הארגון, הניסיון הוא הניסיון שלי, השאלות הן שלי ושל רעי, הדגשים הם מתוך הניסיון המצטבר שלנו.

זאת עוד דוגמא לכלי טכנולוגי שיכול לעזור לנו, אם כי עדיין לפחות לא להחליף אותנו.

או אולי כן… לרוב אני משתדלת להעביר את מה שאני כותבת לחבר, כי תמיד יש לי שגיאות כתיב…. אבל הנה בדקתי עם Chat GPT

וכל כך שמחתי שאת הייתה התשובה:

לפעמים הוא יכול להחליף את החבר הטלפוני שלנו :-)

לחבר Chat GPT  לקהילה זה אחד השוסים הגדולים ביותר – תחשבו שהוא סורק את הידע שכבר נצבר בקהילה הדיגיטלית ונותן לפי זה שאלות. עם כלים כמו Microsoft Teams  זה כבר אפשרי, יש אינטגרציות וניתן לחבר את ה- Chat GPT  למאגר מידע פנים ארגוני – אבל זה כבר לפוסט אחר..