בשבועות האחרונים כולנו חווים את הכוח וההתלכדות של העם שלנו, הקהילה שלנו סביב האסון הנוראי שפקד את המדינה ב- 7 באוקטובר 2023 והמצב הביטחוני של מלחמה עם אי וודאות גדולה שבו אנו כולנו נמצאים כרגע.
העידן הדיגיטלי של היום, רשתות חברתיות וקבוצות הוואטסאפ השונות ממלאות תפקיד מכריע בעת משבר ואירועי חירום. במצבים אלו גובר הצורך שלנו לתקשר, לשתף מידע ולהתגייס למען המטרה המשותפת.
אנו רואים את מאות היוזמות שקמות – סיוע בציוד, בגדים, אוכל, עזרה בחקלאות. כל יוזמה כזאת ישר נפתחת קבוצה, אנשים מתחילים להצטרף, נבנה טופס דיגיטלי בגוגל אשר מזמין אנשים להצטרף לפעילויות. אנו רואים את עם ישראל במיטבו, מתלכדים יחד למען מטרה משותפת.
ניתן לאפיין את הקבוצות הללו שקמות כמקומות להתארגנות של יוזמות. ניתן לקחת אלמנטים מתודולוגיות ושיטות עבודה מתוך העולם הקהילתי כדי ללמוד איך לעבוד טוב יותר בתוך הקבוצות הללו.
אז בחרתי לשתף אתכם במספר טיפים לגבי התנהלות בקבוצות הוואטסאפ.
נצלו את היכולות של וואטסאפ
בכל כלי טכנולוגי שאנו משתמשים יש יכולות. הוואטסאפ הוא יחסית כלי פשוט מאוד ולכן גם עם מעט יכולות, אך עדיין יש בו מקום קטן בו ניתן לעשות קצת סדר וארגון של הקבוצה – וזה תיאור הקבוצה.
בתיאור הקבוצה ניתן לכתוב הודעה כללית של מטרות הקבוצה, אופן התנהלות ולצרף שם את הטופס לפניות של חברי הקבוצה. ניתן גם להגדיר כללים של שיח מכבד וסטנדרטים של אופן ההתנהלות בתוך הקבוצה.
הנה דוגמא של קבוצה שקמה – הסברה ישראלית – כמה חברה מוכשרים ביותר מכינים סרטונים שניתן להפיץ אותם ברשתות החברתיות.
בתיאור הקבוצה הם כתבו מאוד יפה כמה דברים חשובים ביותר:
מי הם ולמה הם – ושימו לב ל"קרדביליות" שהם כתבו – בעלים של משרד פרסום שמתמחה בקמפיינים מיקרו משפיענים.
מה היא מטרת הקבוצה – להפיץ קמפיינים בחו"ל לעזור להסברה ישראלית.
מה מי שחבר בקבוצה צריך לעשות – להפיץ ברשתות.
טיפים למשתתפים – דוגמאות של האשטאגים שיש לכתוב על הפוסטים.
לינקים להצטרפות לקבוצה – כדי שיהיה קל להזמין אנשים אחרים פנימה להצטרף.
ריכוז של החומרים בגוגל דרייב – מקום מרכזי בו ניתן להתעדכן.
כל הזמן מצטרפים אנשים חדשים לקבוצה, אז במקום לכתוב שוב ושוב את אותה ההודעה פשוט מפנים לתיאור של הקבוצה ששם יש את כל המידע הנדרש עבור מצטרפים חדשים ואנשים שרוצים לקחת חלק בקבוצה.
עוד חשוב לומר על הקבוצה הזאת – זאת לא קהילה, אלה יותר מקום של תקשורת – מעבירים שם מסרים / תמונות / סרטונים וחומרים נוספים שאנשים אחר כך מתבקשים להפיץ את המידע ברשתות החברתיות. אחד המאפיינים של קהילה זה שיש קשר בין חברי הקהילה, זה לא המצב בקבוצה זאת, חברי הקבוצה לא מכירים אחד את השני, לא פועלים יחד בשום אופן, אלה כולם מרוכזים יחד במקום אחד שממנו הם מקבלים מידע ומעבירים.
הקבוצה היא קבוצה בה רק מנהלי הקבוצה האדמינים יכולים לכתוב, כלמור, אם אנשים רוצים לשתף בסרטונים, להגיב, לשאול שאלות הם לא יכולים לעשות זאת במסגרת של כולם אלה רק בפניה אישית למהלי הקבוצות.
בימים אלו קמו קבוצות רבות בסגנון הזה אשר כל המטרה שלהם היא לקבץ יחד הרבה אנשים למקום מרכזי ושם להעביר מסרים שונים, וגם לאסוף מתנדבים לפעילויות ומשמרות שונות.
קבוצות פתוחות – בהם כל אחד יכול לכתוב
אם בחרתם להקים קבוצה אשר המטרה שלה היא לעודד שיח בין החברים, מקום שאנשים יכולים לשאול שאלות, להתעניין, לקבל מידע ולשתף מידע וכל אחד יכול לכתוב בה – זה כבר סוג אחר של קבוצה, אשר דומה יותר במאפיינים שלה לקהילה מכיוון שיש בה אפשרות לייצר תקשורת שהיא רב כיוונית כלומר תקשורת של רבים לרבים. כאן כבר יש נושאים רבים שאתם כמנהלי קהילה יכולים לקחת בחשבון:
יצירת היכרות בין חברי הקבוצה
פעמים רבות הרבה מאוד אנשים מצטרפים לקבוצה, אך הם לא מכירים האחד את השני. אחת המטרות המרכזיות שלנו, כמנהלים, היא לחזק את הקשרים בין חברי הקבוצה או הקהילה שלנו.
פגישה פיזית היא תמיד הדבר הטוב ביותר כדי לייצר היכרות בין חברי הקבוצה, לעשות איזה סבב בין החברים שכל אחד מספר על עצמו, או לעשות יחד דברים. אם צפויה להיות פגישה פיזית או פגישה וירטואלית, וגם אם לא, פוסט היכרות של המשתתפים הוא משהו שיכול מאוד לחבר בין המשתתפים השונים.
ניתן לכתוב פוסט אשר מזמין את האנשים להציג את עצמם ולספר קצת על עצמם.
אם אתם רוצים שאנשים גם יזכרו מי הם חברי הקבוצה ויוכלו לחזור למידע הזה, כדאי להעתיק את כל הפוסטים האלה לאיזה שהוא קובץ או מסמך ששם ירוכזו השמות של כל החברים, מה האם אמרו על עצמם ומי הם, כדי שניתן יהיה להמשיך לשמור איתם על קשר. הקשב שלנו הוא קצר ואנשים שוכחים מהר, ולא תמיד נוח לגלול למעלה בקבוצה.את הקישור לקובץ הזה ניתן לשים בתיאור הקבוצה כדי שיהיה קל לחזור אליו.
עודדו שיח אמפטי מנומס ומכבד
במצבי לחץ חשוב שמנהל הקבוצה ישמור על קור רוח וייתן מענה מאוזן ומקצועי. חשוב לא להיגרר לוויכוחים ועימותים, להדגיש את החשיבות של שיח מכבד ומנומס, אשר מכוון למטרת הקבוצה לבד, בלי גלישה לנושאים שאינם רלוונטיים לכולם. הקפידו לכתוב בכללי הקבוצה את סוג השיח שאתם מצפים שיתנהל, אך פעמים רבות זה לא מספיק ויש לחדד את זה בפועל גם כאשר אתם כותבים וגם כאשר אחרים כותבים הנה כמה
כיצד לעודד שיח דיגיטלי אמפטי:
– הקשיבו היטב לאחרים לפני שאתם מגיבים – תנו לו או לה עד 5 דקות לפרוק ולהגיד מה מפריע לו או לה לפני שאתם בכלל עונים נסו להבין את נקודת המבט והרגשות שלהם.
– השתמשו בשפה רגועה ומכבדת – הימנע מביטויים תוקפניים או מעליבים.
– הביעו אמפתיה לרגשותיהם של אחרים גם אם אתה לא מסכים איתם – למשל "אני מבין שזה עניין חשוב בשבילך".
– חיזרו אחרי הדברים שהוא אומר ונסח אותם מחדש כדי לוודא שהבנת נכון – "אני מבין שאתה בעצם אומר ש….. " מילים אלו יתנו תוקף ותחושה שאתם באמת הקשבתם לו.
– חפש נקודות הסכמה – גם אם יש מחלוקת, נסה למצוא את האינטרסים המשותפים.
– הציגו שאלות מתוך סקרנות כנה להבין טוב יותר – לא שאלות תוקפניות.
– שתפו ברגשות שלכם מבלי להאשים – למשל "הדברים שנאמרו גרמו לי לחוש עצוב/כועס".
– הימנעו מלהגיב באופן מידי ורגשי – קחו נשימה לפני שעונים.
– חפש פתרונות משותפים שיתנו מענה לצרכים של כולם.
– סיימו את השיחה במסר חיובי ומאחד.
התמודדות עם תוכן ושיח פוגעני
פעמים רבות קבוצות אשר מעודדות שיח מתמודדות גם אם הודעות שאחרים מרגישים שהן פוגעניות. בתור מנהל הקבוצה חשוב מאוד לנקוט פעולה מהר – אם יש הודעות פוגעניות או בלתי הולמות, לכתוב בפרטי לאדם שכתב את ההודעה שאתה עומד למחוק אותה, ואז למחוק אותן מיידית מהקבוצה. אל תאפשרו דיונים רעילים. אם אתם מרגישים שמתפתחים דיונים רעילים בקבוצה – חדדו את מטרות הקבוצה – הגדירו כללי התנהגות ברורים לחברי הקבוצה ודאגו לאכוף אותם. רשמו את הכללים הללו בתיאור הקבוצה, והפנו את החברים אליהם.
מה לעשות כאשר מתחיל שיח פוגעני?
– הגיבו מידית והסבירו שהתוכן אינו הולם. כתוב את זה בקבוצה ככה שכולם יוכלו לראות.
– במקביל שלחו הודעה פרטית לאותו אדם המתריע לפני מחיקת ההודעה שלו ומסבירה למה התוכן שהעלה אינו מתאים להלך הרוח של הקבוצה.
– לאחר שליחת הודעה פרטית – מחקו את ההודעה הפוגענית מהקבוצה ורשמו הודעה בקבוצה שהתוכן הזה אינו מתאים להתנהלות הקבוצה. שילחת ההודעה הפרטית היא חשובה מאוד מכיוון שאחרת אנשים מרגישים ש"סותמים להם את הפה" ופוגעים בחופש הדיבור שלהם ואז נוצרים עלבונות של חברי הקבוצה ותחושה לא נוחה.
– אם המשתתף ממשיך, צור איתו קשר טלפוני– נהלו את השיחה אישית מולו ולא על הבמה הקבוצתית. צרו איתו קשר טלפוני, לא הכל ניתן לנהל בוואטסאפ, אנשים מאוד רוצים שיקשיבו להם, ויכול להיות שאותו אדם מחפש מקום לפרוק את התסכול שלו. היו שם כדי לשוחח, להקשיב, לנסות להבין ממנו מה עומד מאחורי זה, יתכן שהוא נמצא במצוקה ויש כאן קושי גדול יותר שאנו רואים רק את קצה הקרחון שלו.
– במקרים חמורים, כאשר השיח האישי לא עוזר, שיקלו להרחיק חבר קבוע מהקבוצה.
– במקרים בהם השיח בקבוצה מתחיל להתלהט, שיקלו ברצינות להפוך את הקבוצה לקבוצה של הודעות בלבד עד שהשיח ירגע, אך לפני כן רשמו הודעה לכולם בסגנון של… "אנו מבינים שהנושא שעלה פה מעורר הרבה מאוד תגובות של אנשים, ואנו מבינים שזהו נושא מורכב, בעיקר בימים אלו, אך כדי לשמור על כולנו ועל הקבוצה הזאת, אנו סוגרים את הקבוצה לתגובות לשלוש שעות הקרובות. אנו נפתח חזרה את הקבוצה בהמשך א מבקשים מכולם לא להמשיך בדיון הזה שהוא דיון אשר מעורר הרבה רגשות אצל אנשים שונים בקבוצה. תודה"
– תעדו את האירועים במקרה שיידרשו הוכחות. שמרו צילומי מסך של השיחה כדי שבמידת הצורך תוכלו לעשות בהם שימוש.
– חזורו לשגרה במהירות ואל תאפשרו לאירוע לשבש את הקבוצה. למשל אם סגרתם את הקבוצה, כאשר אתם פותחים אותה יכולים לכתוב הודעה בסגנון: "אנו חוזרים לשיגרה בקבוצה, הקבוצה עכשיו פתוחה להודעות וכל אחד מוזמן לכתוב ולשתף. רוצה להזכיר לכם שמטרת הקבוצה היא…. ואנו מעודדים שיח בנושאים האלה. מבקשים מכם לא להמשיך את הדיון הקודם ובמידת הצורך אם ממש בוער בכם להגיב, מוזמנים לפנות בפרטי אלינו מנהלי הקבוצה. תודה רבה. "
שמירה על גבולות ברורים ויצירת אווירה חיובית הם המפתח לניהול קבוצה מוצלח..
שתפו מידע מאומת (בלי פייק)
בזמני חוסר ודאות, ובימים של היום אנו עדים כל הזמן להודעות שמתפרסמות אשר כבר אינן רלוונטיות. אנשים משתפים בהודעות שונות שכבר אין עליהן ביקוש.
לכן, בקשו מחברי הקבוצה לשתף רק במידע ועובדות מאומתות ממקורות מהימנים.
אל תפיצו שמועות, ובדקו את ההודעות שנשלחות.
בקשו מחברי הקבוצה לבדוק אישית בקשות לפני הפרסום שלהם, למשל בלא מעט קבוצות ראיתי שמחפשים מתנדבים, אך יש יותר ביקוש מאשר הצע, או יש יבול של ישובי העוטף שמוצע למכירה אך הסחורה כבר לא קיימת.
בקשו מאנשים שמפרסמים לפני שהם מפרסמים שיבדקו שאכן המידע מאומת.
ואם זה לא נעשה – בדקו אתם את המידע ותכתבו בקבוצה.
באמצעות הקפדה על התנהגות דיגיטלית נאותה, נוכל לשמור על קבוצות תומכות ובונות גם בימים קשים.
