מהי משמעות סביבת העבודה שלנו? בואו נרים לרגע ראש, נסתכל סביב בסביבת העבודה המוכרת שלנו וננסה לחשוב – איך היא משפיעה עלינו. האם נעבוד באותה יעילות, באותו כושר ריכוז ובאותה תשומת לב בכל מקום שהוא, או האם ישנם גורמים מסוימים בסביבת העבודה שמשפיעים עלינו טוב וגורמים אחרים שמשפיעים במידה טובה פחות או אפילו גורמים לתחושה של מועקה?
אם נבין את המרכיבים השונים של סביבת העבודה ואת ההשפעה שלהם עלינו, ייתכן ונוכל ליצור לנו תנאים טובים יותר. הרי זה משפיע עלינו מדי יום. השינויים לא חייבים להיות גרנדיוזיים. נכון, יש דברים שמורכב לשנות ויש דברים שאינם תלויים בנו, אבל אולי יש גם דברים, שבשינוי קל יחסית יניבו שיפור משמעותי.
סביבת העבודה שלנו היא למעשה מארג של מספר מרכיבים מהותיים: הסביבה הפיסית – מרחב העבודה, הבניין, השירותים הזמינים לנו; הסביבה הניהולית – הנהלה, תרבות ארגונית, נהלים ותהליכי עבודה; הסביבה החברתית – חברי צוות ועמיתים; הסביבה המקצועית – ידע, מקורות מידע ומשאבי למידה; הסביבה הטכנולוגית – סביבת העבודה הדיגיטלית וכלי עבודה פיזיים וסביבת המשאבים – חומרי גלם, תקציב, שכר.
שילוב אפקטיבי של סביבות אלו, חשוב לחוויית עבודה חיובית. הוא חשוב גם לקיום מעגל המשוב החיובי של מחוברות, מחויבות, יצירתיות ותפוקה. בכל אחד מהמרכיבים האלו, יש משהו שאנו יכולים לעשות כדי לשפר. ואם אנחנו בעלי השפעה בארגון, ייתכן ואנו יכולים לשפר את חוויית העבודה לעובדים רבים.
לפני שנראה כיצד הסביבה משפיעה על חוויית העבודה שלנו, על תפוקה ועל חדשנות, הבה נראה תחילה מהי חוויית עבודה, מהי מחוברות עובדים ואיך הן משפיעות על ביצועים ועל חדשנות בארגון.
חוויית העבודה ומחוברות עובדים
בארגונים, עבודה אפקטיבית מתבצעת בשילוב כוחות. לקשרי העבודה ולקשרים המקצועיים והחברתיים הנרקמים בצוות או בקבוצת עבודה שלה שותפים עובדים מקבוצות שונות בארגון, יש השפעה רבה על ההרגשה של עובדים, על מצב הרוח, המוטיבציה וגם על היכולות הקוגניטיביות שלהם כמו יכולת למידה ופתרון בעיות. Gallup מגדירים חוויית עובד (Experience) כמסלול השלם שעובד עושה בארגון, משלב המועמדות לעבודה ועד לאחר הפרישה. מחוברות עובדים (Engagement) מוגדרת כמערך התנאים והצרכים הפסיכולוגיים הנדרשים והמשפיעים על רמת הביצוע של התפקיד – שילוב הגורמים שמשפיעים על הגישה של העובד, על ביצוע התפקיד ועל התוצאות. מחוברות באה לידי ביטוי בגישה של רצון טוב, מחויבות, אנרגיה, התמדה. מחוברות היא ההיפך המוחלט משחיקה (Burnout), שבאה לידי ביטוי בתחושות של ניתוק, ציניות וחוסר אנרגיה.
מחוברות היא תנאי הכרחי להשגת מצוינות. עובדים המרגישים שהארגון ממלא את הצרכים הפסיכולוגיים שלהם וחשים שמחה, שביעות רצון ולכן גם מוטיבציה, מראים זאת בהופעה ובהתנהגות – פיזית, רגשית וקוגניטיבית. הם מתלהבים, יוזמים, מגלים יצירתיות ופועלים באופן טבעי למצוא דרכים לשפר ולהצטיין. לכן הם גם תורמים לחדשנות ולמצוינות של הצוות שלהם ושל הארגון כולו.
כדי להרגיש מחוברים, ישנם מספר תנאים וצרכים בסיסיים – תחושה שהעובד מוערך ושהוא יכול לתת אימון במנהלים ובעמיתים בארגון – יחסי עבודה טובים ובטחון תעסוקתי, עומס עבודה מאוזן, תחושה שיש לעובד שליטה על העבודה של עצמו ושיש יכולת ביטוי אישי, הרגשה שיש משאבים שעומדים לרשותו כדי לבצע את התפקיד, כמו הכשרה מקצועית, מערכות מחשב ומקורות מידע, תקשורת טובה שחשובה כדי לדעת מה קורה בארגון ולקבל משוב, עומס עבודה מאוזן שמונע שחיקה ותנאי עבודה – סביבת עבודה נעימה, מעניינת ובריאה, שכר הוגן והטבות.
אלו הם הדברים הבסיסיים, ואם הם מתקיימים בצורה סבירה, הם יאפשרו תחושת מחוברות וביטוי טבעי של מוטיבציה, אכפתיות ותרומה מיטבית לצוות ולתפקיד, כי רוב האנשים רוצים באופן טבעי לתרום ולהצליח, הם רק צריכים שיאפשרו להם את זה.
לסביבת העבודה יש השפעה משמעותית על התהליך הפסיכולוגי והקוגניטיבי הזה. לא רק שהיא עצמה חלק מתנאי היסוד, היא גם משפיעה על תנאי יסוד אחרים. למשל, סביבת עבודה שתאפשר ריכוז, תציע משאבים שחוסכים זמן ותאפשר עבודה יעילה יותר, גם תוריד בעומס המוטל על עובד ותסייע בהשגת עומס עבודה מאוזן.
אבל ראינו שסביבת העבודה שלנו היא מארג של מספר מרכיבים מהותיים. הבה נסתכל במבט מהיר על רכיבים אלו ונראה כיצד הם משפיעים.
השפעת הסביבה הפיסית
בין אם אנחנו עובדים בבניין משרדים, במפעל, מחסן, בית קפה, בנסיעה או פשוט עובדים בבית. גם אם באמצעות מדיה דיגיטלית, לבד, בחלל עבודה משותף או בחדר ישיבות, אנו עדיין נדרשים לשבת במקום פיסי.
לסביבה הפיסית יש השפעה משמעותית על תחושת העובד ועל יכולת העבודה. ניתן להניח כי סביבת עבודה נעימה ובה שילוב חדרים ומרחבים משתופים, פינות מפגש ועבודה המאפשרות שיחה באווירה נעימה, תועיל גם לעובד היושב לבדו וגם לקבוצה הנפגשת לשיחה. אנו רואים את המגמה להציע מקום מעוצב ונעים היום במרחבי עבודה שיתופיים ובחברות היי-טק, השונים מאוד מהמסדרונות האפורים והחדרים הקופסתיים של פעם.
אולם לסביבה הפיסית יש יכולת השפעה גדולה יותר. התברר כי סביבת העבודה "המודרנית", שהתאפיינה בבניינים המנותקים מהחוץ, עם מיזוג אוויר פנימי, תאורה פלורסנטית ושימוש רב במעליות, התאפיינה גם בתופעה שזכתה לכינוי "סינדרום הבניין החולה" – תלונות של עובדים על תופעות חולי, קשיי ריכוז, עייפות וגם ימי מחלה והיעדרויות. לכך נמצא קשורה לאיכות אוויר לקויה, היעדר חשיפה לאור שמש ולחוסר תנועה. כן, זאת לא בהכרח ארוחת הצהרים שגורמת לירידה בריכוז ולתחושת העייפות אחר הצהריים, סביר שהגורם האמיתי הוא סירקולציית אוויר שאינה מכניסה אוויר צח. למשל, מחקר מצא שבבניינים עם אוורור או מיזוג פנימי וסגור הייתה שכיחות כפולה של תופעות החולי מאשר בבניינים שפשוט סגרו את המזגן, כיבו את התאורה המלאכותית, פתחו חלונות ואפשרו אוורור טבעי.
תמונה: סביבת עבודה מוארת באור טבעי עם מבט לסביבה הטבעית מקור: ויקיפדיה – SUPSI University of Applied Sciences and Arts of Southern Switzerland
כלומר, סביבת עבודה שאפשרה אוורור טבעי ואור שמש טבעי, גם השפיעה לטובה על בריאות העובדים וגם חסכה עלויות שוטפות בצריכת חשמל. היום יודעים היטב כיצד לתכנן בניינים מטיבים כאלה וגם ש לכך תקן ברור. זה נקרא "בנייה ירוקה". עובדים בבניינים שנבנו בבנייה ירוקה או בניינים קיימים ששופרו בעזרת עקרונות של בנייה ירוקה ("Retrofit"), הראו שיפור בשביעות רצון וביכולת של עובדים. תוצאות דומות נמצאו גם לגבי בתי ספר.
למרחב הבנוי יש השפעה פסיכולוגית וקוגניטיבית נוספת. אור שמש טבעי, פתיחות ויכולת לראות אל תוך ומחוץ למבנה מסייעים לתחושה של נינוחות ושלווה. רעש רקע בינוני (ambient sound), כמו זה שיש בחורשה, ליד זרם מים או בבית קפה, מעודד ריכוז ויצירתיות. לכן, אנשים אוהבים לשבת לעבוד בבתי קפה או במקום פתוח שנוח לשבת בו.
שימוש בצבע ושילוב של צבעים נמצא כבעל השפעה על החוויה ועל מצב הרוח של אנשים בבניינים. לשימוש בצבע ניכרה השפעה על מידת הרצון להישאר במקום מסוים בבניין או בסביבתו ומידת ערנות, ריכוז או שעמום. נמצא גם קשר בין צבע לחיזוק זיכרון לטווח קצר.
גם לקיומה של צמחיה בסביבת העבודה נמצאה השפעה חשובה על תחושה טובה, רגשות, יכולת ריכוז וביצועים. צמחיה משפרת את איכות האוויר בתוך המבנה, על ידי קליטה של חומרים מזיקים מהאוויר והיא יוצרת רקע נעים לשבת בו, אבל ההשפעה שלה עמוקה יותר, עד לאפקט של ירידה בדופק הלב. רגיעה ושיפור ביכולת הריכוז.
השפעת הסביבה האנושית
על העובד משפיעות הסביבה הניהולית – הנהלה, תרבות ארגונית, נהלים ותהליכי עבודה; הסביבה החברתית – חברי צוות ועמיתים; והסביבה המקצועית – ידע וניסיון של עמיתים שאפשר ללמוד מהם ולהתייעץ איתם, מקורות מידע עשירים שניתן לבצע בהם חיפוש, מפגשים, כנסים, ספריה.
מחקרים וסקרים הראו באופן עקבי השפעה רבה של יחסי עבודה עם מנהלים ועם עמיתים. יחסי עבודה איכותיים תורמים לתחושת המחוברות, ליכולת ולרצון ללמוד מניסיונם של אחרים ולשתף ידע ולתקשורת ברמת הצוות וברמת הארגון. לכך יש השפעה על העבודה בצוות, על יכולת פתרון בעיות יצירתית ובסופו של דבר על פיתוח תוצרים ושירותים איכותיים. ולא רק מחקרים מראים על כך. במהלך 19 שנים באמדוקס, חוויתי זאת אישית.
בצוות העבודה שלנו היו אנשים שהלכו יחד כברת דרך ארוכה ופעלו בשיתוף ובתחושת אחריות משותפת כדי לפתח את שירותי הידע, את האינטראנט הארגוני ולספק מענה למאות פרויקטים. הצוות הפגין לכידות וחוסן והייתה לכך השפעה גדולה מאוד על חוויית העבודה ועל התפוקה שלנו. במהלך תקופה זו, התחלפו 6 מנהלים בכירים. כל מנהל הביא עימו תפיסה אחרת. מהמנהל שאמר "התפקיד שלכם הוא לדאוג לפרויקטים והתפקיד שלי הוא לדאוג לכם" ועד למנהל שאמר "כל מה שמעניין אותי זה רק השורות בתקציב.". יש מנהלים שעודדו את המומחים שעבדו תחתם לשתף ולתרום לארגון, ויש מנהלים שדרשו שיתרכזו במשימותיהם ולא יסייעו לאף אחד, מחשש שמומחים אלו יתבלטו ויחטפו אותם לפרוייקט אחר. ההשפעה של כל הרובדים, של האקלים הניהולי, האקלים הצוותי והאקלים הכלל ארגוני – כולל קשרי העבודה עם עמיתים מחטיבות אחרות, הייתה מוחשית מאוד.
תמונה: מפגש צוות בקמפוס גוגל (ויקיפדיה)
השפעת מרחב העבודה הדיגיטלי והתקשורת בארגון
סביבת העבודה הדיגיטלית אינה רק מרכיב קריטי ב"משאבים ותקשורת", הראשון בשש מרכיבי היסוד שתיארו רוברטסון וקופר. היא גם מרכיב חשוב בפיתוח תחושת בשליטה והבקרה, עומס עבודה מאוזן וקשרי עבודה כי היא מאפשרת איתור מידע חיוני, פתרון בעיות, תקשורת והיוועצות עם עמיתים.
סביבת העבודה הדיגיטלית מאפשרת בכך גם חסכון בזמן והימנעות מטעויות, למי שמקפיד להשתמש במקורות הידע בארגון לפני שהוא פועל ודואג ללמוד מניסיונם של אחרים – ללמוד מההצלחות שלהם, להימנע מהטעויות שלהם ולקבל מעמיתים מידע שימושי שיאפשר לגשת באופן איכותי ומקצועי לטיפול במשימות מקצועיות, לפיתוח מוצרים ולפגישות עם לקוחות. נזכור שוב – מדובר בידע הייחודי שנוצר בתוך הארגון, בניסיון של עמיתים, לא במאמרים שניתן למצוא באינטרנט או קורסים שניתן לקחת במרכזי הדרכה. מקורות ידע אלו זמינים לכולם, אבל הניסיון שנצבר והידע שנוצר בתוך סביבת העבודה הפנימית של הארגון, הוא בעל הערך הגדול ביותר, וזה שמקנה ערך תחרותי חשוב.
תמונה: סביבת עבודה דיגיטלית
סביבת העבודה הדיגיטלית היא היום אינטראקטיבית וגמישה. היא מכילה מגוון כלים כמו פורומים מקוונים, כלים לתקשורת מהירה, ספריות מסמכים לעבודה משותפת, ויקי, תזכורות, עדכונים ו-newsfeeds המבוססים על תחומי העניין של העובד. הוא מכילה גם פרופיל אישי ובלוגים שמאפשרים לעובד לשתף את ניסיונו, הידע המקצועי שלו ואת מחשבותיו ובכך גם להוות ערוץ לביטוי אישי וגם לשפר את הנראות ואת התקשורת של העובד בארגון. עובדים יכולים לאתר עובדים שמשתפים ידע מעניין ושימושי ולקבל עדכון כאשר הם מפרסמים דבר מה חדש. סביבת העבודה הדיגיטלית האינטראקטיבית שימושית גם ברמת השיתוף בצוות, ברמת התקשורת הארגון ובתרחישי עבודה שונים, בזכות גמישותה ויכולתה להיות פלטפורמה למגוון יישומים.
לשם כך, היא צריכה להיות גם קלה ונעימה לעבודה. מבחן חשוב בשביל סביבת העבודה הדיגיטלית היא שהיא תהיה קלה ומהירה יותר לשימוש מדרכים אחרות, כגון שיחות טלפון וחיפוש מידע באמצעים ידניים. מחקרים וסקרים שונים של חברות אנליטיות הראו שעובדים מקדישים זמן רב לחיפוש מידע ולתקשורת באמצעות טלפון או אימייל. בכוחה של סביבת עבודה דיגיטלית טובה לאשר להם לחסוך זמן רב.
כוחו של השילוב
גישה מערכתית היא המפתח להצלחה. סביבת העבודה הכוללת, על כל מרכיביה, וחשוב להדגיש זאת – הסביבה הפיסית, הניהולית, החברתית, המקצועית והדיגיטלית יחד, הם המארג השלם שמאפשר תחושת רווחה פסיכולוגית, מחוברות, חוסן וכתוצאה מכך גם תפוקה מיטבית והצלחה לעובדים, למנהלים שלהם ולארגון כולו. ארגון שיודע להציע לעובדים בו תמיכה ניהולית המעודדת חשיבה עצמאית, שיתוף ויצירתיות, סביבה פיסית תומכת וסביבת עבודה דיגיטלית נוחה ואינטראקטיבית, משיג סינרגיה משמעותית ומאפשר לצמצם בזבוז ולשפר את העיקר – השגת תוצאות.
פוסט זה הוא טעימה ראשונה והצצה לפרק חדש בספר "ניהול ידע בישראל 2019 – פיתוח ידע וחדשנות" בהוצאת פורום ניהול הידע בישראל. הספר נכתב במשותף על ידי מומחים שונים והוא עומד לצאת אור באביב 2019.
