החיים החדשים של המסמכים

בסולם של 1 עד 10, עד כמה אתם אוהבים לשבת ולכתוב מסמכים?  

האם זה  10 – אושר עילאי, תענוג צרוף, אני עובד על מסמכים בכל הזדמנות שרק אפשר, או אולי  8 – כתיבת מסמכים היא חלק חשוב בעבודה שלי, זה מה שאני עושה במהלך היום. האם זה  6 – לא הכי אוהב לכתוב מסמכים, אבל צריך, לא? והאם זה  3 – מסמכים? פוי, אין לי כח לשטויות האלה, אני מעדיף לדבר עם אנשים.

מסמכים הם מרכיב מהותי בסביבות העבודה, הלמידה והתקשורת שלנו. לרוב הם נתפסים כמשהו רשמי מאוד – חוזה משפטי, מסמך התקשרות של בנק, עבודה אקדמית, מטלת לימודים. אנחנו גם יודעים שכל מכתב או מאמר הוא מסמך. אבל מה מעבר לזה? גם קטלוג של חנות, דף מידע על טיול, הסברים לגידול ירקות בגינה, המדריך לשימוש בטלוויזיה חדשה שקנינו – כולם מסמכים.

ומסמכים גם צריך לכתוב. בין אם תלמיד שכותב עבודה בבית הספר, מהנדס שכותב אפיון, מתכנת שכותב תיעוד למשתמשים, מומחה שכותב חוות דעת או עיתונאי שכותב כתבה. זאת המדיה לכתיבה, נכון?

אם זה בסיסי, מדוע זה צריך להיות מסובך?

מסמכים, כפי שאנחנו יודעים,  הם כלי בסיסי בעבודה של ארגונים.  מסמכי תכנון,  דו"חות,  סיכומי פגישות, חוברות הדרכה. אנו רגילים לקרוא, לכתוב ולחתום על מסמכים. הם חשובים וחיוניים בתהליכים רבים.  אבל זה לא תמיד כיף לכתוב מסמך.  כתיבת מסמך נחשבת לרוב כמטלה טכנית, לא שיא של חוויה יצירתית.

ואז צריך גם לתייק אותם בים של תיקיות שכולן נראות אותו דבר. ואז זו גם חוויה אפילו פחות מהנה. ולא פשוט לדפדף או לחפש בתיקיות כשצריך מסמך מסוים.  יש שם כל כך הרבה מסמכים  וכולם נראים אותו דבר.  אוף.  מה כן קל לעשות? לפחות קל לשלוח אותם באימייל.  זה נוח.  גוררים מסמך להודעת המייל וזהו,  שולחים. לפחות זה. אבל זה לא חייב להיות כך. מסמך הוא כלי בסיסי מאוד למידע שימושי מכל הסוגים. זה כלי מהותי וכשאנחנו נרתעים מלהשתמש בו, או משאירים למישהו אחר שיכתוב ויחפש בשבילנו, או משתמשים בו בחוסר סדר ובבזבוז (הצפה, אימייל), אנו מאבדים כלי עבודה חשוב, וגם הרבה זמן. בעולם שבו אנחנו מוצפים במידע, ושבו צריך לתקשר ולעבוד ביעילות ובמהירות עם אנשים אחרים, זה צריך להיות הרבה יותר פשוט וקל. והיום, זה אכן הרבה יותר קל.

תיוק מיושן לחלוקת מסמכים – כך נראו משרדים לפני עידן האימייל. היום, ניהול מסמכים הרבה יותר קל. גם בהפצתם, לא צריכים יותר לפזר עותקים.

החדשות הטובות

לאורך השנים היו פריצות דרך רבות שהקלו על השימוש במסמכים. להזכיר, רק לפני 50 שנה, היו כותבים מסמכים בהקלדה על מכונת כתיבה. היה צריך לדחוף את ראש הכתיבה הכבד חזרה כדי לכתוב שורה חדשה… ואת הדפים היו שומרים באוגדנים ובקלסרים שתפסו מקום רב.  ואז החליף המחשב האישי את מכונת הכתיבה והפקסימיליה אפשרה לשלוח מסמכים במהירות במקום במעטפות בדואר. בהמשך, הגיעו מעבדי התמלילים והדואר האלקטרוני, והתיקיות במחשב. מסמכים כבר לא היו חייבים לשבת יותר בקלסרים או ארונות תיוק כבדים ומעלי אבק.

היום, נראה לרובנו שזה מובן מאליו שמסמכים כותבים בתכנות גדולות כמו מעבדי תמלילים ושומרים אותם בתיקיות של קבצים. אך למעשה, גם זאת כבר היסטוריה רחוקה. מספר התפתחויות חדשות שינו באופן מהותי את העבודה על מסמכים. כבר לא צריך תיקיות במחשב, כבר לא צריך להפיץ קבצים באימייל. היום זה הרבה יותר פשוט וקל.  יש מספר דרכים חדשות שמאפשרות לנהל ולמצוא מסמכים הרבה יותר בקלות, לכתוב ביחד מסמך אחד משותף, להימנע מריבוי גרסאות על ידי שמירת כל הגרסאות בתוך ההיסטוריה של המסמך עצמו ומאפשרות לדעת תמיד שהמסמך שאותו אנו פותחים הוא העדכני והנכון ביותר. על כך, בכתבת ההמשך: החיים החדשים של המסמכים – חוויית עבודה חדשה.

אולי יעניין אותכם גם לקרוא

https://socialknowledge.co.il/ourservices/