איך להתמודד עם גודש של משימות ושל מידע

האם קרה לך שביקשו ממך להוביל פרויקט חדש? קיבלת הזמנה להצטרף לקבוצת עבודה, פרויקט או וועדת היגוי בנושא מסוים? מה עכשיו? איך אפשר לתכנן ולהיערך בלי לאבד זמן יקר?
הרי פתאום בנוסף למשימות הקבועות, יש עוד ישיבות, עוד מיילים, עוד מצגות ומסמכים לעבור עליהם, והכל מתחיל להיות סלט. קשה למצוא את האימיילים הרלוונטיים בתוך כל האימיילים בנושאים האחרים. קשה לעקוב אחרי כל מה שנעשה.

יש לזה פתרון, ונדבר עליו עכשיו.

מתי אנו נדרשים לעבוד בצוות?

כמעט כל משימה בארגון דורשת עבודת צוות. בעולם הדינמי של היום, כאשר האתגרים מורכבים יותר ומחייבים התמחויות בידע ובכישורים ופעולה מהירה יותר – עבודת הצוות חיונית, לניהול והצלחה של פרויקטים, לניהול ובקרה אחר ועדות היגוי ובעצם כמעט לכל פעילות שאנו עושים בארגון.

מהם המאפיינים המרכזיים של עבודת צוות?

מתוך ההגדרות הרבות העוסקות בצוותים ניתן לחלק ל –  5 מרכיבים מהותיים המבחינים בין צוות לכל קבוצה אחרת:

  1. לצוות יש סיבה – מטרה לעבודה משותפת.
  2. מתחייבת תלות הדדית בין חברי הצוות. הם זקוקים האחד לניסיון ולכישורים של האחר, ליכולת ולמחויבות ההדדית להגיע למטרות המשותפות.
  3. ישנה מחויבות לרעיון, שעבודת צוות מובילה לתוצאות גבוהות אפקטיביות יותר מאשר עבודה כיחידים.
  4. קיימים מנגנונים ותהליכים מובנים, המבטיחים תיאום ואפקטיביות.
  5. לצוות דרושה הכרה חיצונית שהם קבוצת תפקוד מובחנת בתוך המערכת הארגונית כוללת.

 אם ניקח את הדוגמא שהתחלנו איתה – וועדת ההיגוי – יש לה מטרה והיא לקדם יוזמה מסוימת. יש תלות בין המשתתפים – כי לרוב מזמינים אנשים מקבצות שונות בארגון. יש רעיון, יש מנגנונים – ועדת ההיגוי עצמה היא המנגנון – קבוצה שנפגשת בתדירות קבועה מראש כדי לבצע תיאום בין הגורמים השונים, ויש גם הכרה חיצונית – אני חלק מצוות ועדת ההיגוי.

איך צוותים עובדים היום?

יש הרבה מאוד דרכים של צוות לעבוד יחד. לרוב עבודה של צוות כוללת תקשורת במספר ערוצים שונים אשר אינם תמיד קשורים האחד לשני.

פעמים רבות יש פגישות שבועיות / או חודשיות יש הרבה מאוד תקשורת שעוברת באימייל – שאלות ותשובות, מסמכים שונים ועדכונים רבים, יש גם הרבה מאוד תקשורת בטלפון ובשנים האחרונות הווצאפ הפך להיות אחד הכלים המרכזיים לניהול של התקשורת הזאת.

למשל בוועדת ההיגוי שלנו – תהיה רשימת תפוצה למיילים של חברי הועדה, יהיו מסמכים וחומרים שיעברו בין המשתתפים, אולי אפילו יפתחו קבוצת ווצאפ לתקשורת מהירה בין כולם.

הזמינות והקלות היא כל כך חשובה, אך ריבוי הערוצים יוצר לפעמים מצב בו יש לנו כל כך הרבה מקומות שבהם הדברים מתנהלים במקביל שאנו מבזבזים שעה רק כדי להיזכר – האם זה נשלח אלי במייל? או בווצאפ? אולי בכלל נאמר בשיחת מסדרון.

 לעשות סדר בסביבת העבודה

סביבת עבודה של צוות תעשה קודם כל סדר.  יהיה מקום אחד מרכזי בו תתנהל התקשורת של הצוות החל מצ'ט בין חברי הצוות, מסמכים משותפים, דברים שחשוב לזכור, יומן ואבני דרך, חברי הצוות תגובות ועוד.

אז בוא נסכל על כל נושא קצת יותר עמוק…

איך מנהלים תקשורת שותפת?

היום

מחר

מקימים קבוצה בווטסאפ ושלחים לכולם עדכונים בקבוצה – למשל הפגישה מתעכבת או ששולחים מייל לכל חברי הצוות על עדכונים ושינויים

 

במקום אחד נוכל לנהל צ'ט בין חברי הקבוצה, ישר מהטלפון הנייד ניתן לנהל צ'ט
chat

 

 איך עובדים על מסמכים?

היום

מחר

אנו עובדים יחד על מסמך ושלחים עדכונים במייל אחד לשני. יש מיליון גרסאות של אותו מסמך, וכל אחד שומר אותו אצלו בשם חדש.

אני בטוחה שכל מי שחבר בועד היגוי יש לפחות 5 העתקים של אותו הקובץ אי שם במחשב שלו של דברים שנשלחו מועדת ההיגוי

גם בתגובות יש באלגן מיילים שנשלחים לכל הצוות – עשרות שרשראות של מיילים אין סופית שלא ברור מי מגיב למי.

מקום אחד בו ישמרו כל המסמכים, כל הגרסאות השונות של המסמך וגם כל התגובות יהיו מרוכזות במקום אחד.

אז מי שיצטרף יוכל בקלות לראות מה כתבו האחרים ועל מה יש להגיב.

והכל ישר מהמייל שלכם, אל חשש – אף אחד לא לוקח את המייל, תוכלו לקבל את כל העדכונים ישירות למייל שלכם, ואפילו להגיב משם ישירות לקבוצה.

ואם אתם בנסיעות או סתם לא מול המחשב, תוכלו את הכל לעשות מהטלפון הנייד.

וזה עוד לא הכל, כי אם העליתם סיכום של ישיבה למשל, תוכלו ישר מתחת לכתוב את המשימות ולהקצות משימות צוות.

documents

איך שומרים דברים חשובים?

 

היום

מחר

מכירים את המיילים הללו שיש בהם המון טיפים, המון דברים חשובים שאתם שומרים בצד וחוזרים אליהם? מה עם המסמך המעולה הזה שמישהו כתב עם טיפים של איך לעשות כל מיני דברים.

נסו לחשוב רגע, כמה זמן בשבוע האחרון השקעתם בשביל לחפש משהו שאתם זוכרים שנכתב לפני כמה חודשים והוא היה סופר חשוב ואין לכם מושג איפה הוא? אז את הזמן הזה ניתן לחסוך ולייעל ממש בקלות.

סביבת וויקי לצוות – בסביבה של מסמכי וויקי קל מאוד לכתוב את כל הדברים שחשוב שנזכור, אפשר לכתוב טיפים על צילומי מסכים, אפשר לכתוב כל מיני דברים חשובים, לאסוף את כל ה- best practice  למקום אחד, וגם לערוך ולהוסיף אחד לשני – זה הופך את כל העבודה יחד לקלה מאוד.

למשל עבור ועדת ההיגוי – אפשר אפילו לעשות רשימות פשוטות בטבלה – כל האנשים, הספקים, הגורמים מולם אנו עובדים. ואז כל אחד יכול בקלות לעדכן את הרשימה. אפשר לעשות רשימה של המסמכים החשובים, כל הדברים שחשוב לנו להגיע אליהם. לכל דבר ניתן לעשות דף של וויקי שהוא ממש קל ונוח לעדכון על ידי כל חברי הצוות.

ואילו רק שלוש דוגמאות קטנות של איך הצוות שלכם יכול לעבוד טוב יותר יחד.

 

מה עוד תוכלו לעשות בסביבת עבודה דיגיטלית לצוות:

חדשות ועדכונים – מקום בו כולם יכולים לשתף בהודעות קצרות – כמו פייסבוק קטן לצוות.

ניהול קבצים – מקום בו תוכלו לשמור מסמכים, אקסלים וחומרים שרלוונטיים לכל חברי הצוות. כולל ניהול של גירסאות, חיפוש, שינויים וכמובן דיונים שונים.

סדר וארגון – מקום בו תוכלו לשמור על סדר ולוודא שכולם מעודכנים בנושאים שחשובים לכם.

הרשאות – אפשרות להגדיר הרשאות לאזורים שונים בהתאם לצורך

מעקב ובקרה – מעקב אחר מסמכים ואחר שינויים ועדכונים בתוכן

זימון פגישות ואבני דרך – קביעת פגישות ואבני דרך לצוות כולל אישור RSVP וחיבור ליומן אוטלוק או גוגל.

חיפוש – באמצעות חיפוש פשוט בתוך המסמכים תוכלו למצוא כל מידע שהוא רלוונטי עבור הצוות.

ערוצי מידע – צרו מספר ערוצי מידע אשר השם שלהם יהיה בעל משמעות עבורכם ועבור האחרים.

תבניות – צרו תבנית של מידע למשל סיכום ישיבה, אשר יהיה קל וברור לכולם.

ארכיב – לארכב מידע ישן שכבר לא ממש נחוץ, אבל בפולנייה, שווה לשמור… אירכוב מידע ימנע טעיות וימקד את כולם בנושאים שרלוונטיים.

דאגו שכולם יהיו מעודכנים – הגדירו לכל חברי הצוות לקבל עדכונים על שינויים בתדירות שנוחה לכם (אחת לשבוע, חודש או יום) או השתמשו ב- @ כדי לוודא שהם לא מפספסים ומקבלים הודעה ישירות  למייל שלם.

 

וכך זה ניראה

 boardroom

 

mangement hub

 

עבודת צוות יכולה להיות יעילה, אפקטיבית, וקלה – פשוט צריך שיהיו את הכלים הנכונים נעשות זאת.

 

סביבת עבודה דיגיטלית לצוות היא מקום בו ניתן לנהל תקשורת בין חברי הצוות. עם סביבת עבודה דיגיטלית ניתן לייצר אזורים לפי נושאים שונים למשל אזור לקליטת עובדים, אזורים לתקשורת פנים ארגונית בו המנכ"ל יכול לדבר ישירות עם העובדים ולקבל משוב ותקשורת דו כיוונית, אזור לניהול של פרוייקטים ועוד הרבה דברים נוספים.

 

Comments

comments