כבר שנים שאנחנו משתמשים באימייל ככלי תקשורת והפצת מידע חשוב. גם היום, בעידן המסרים המהירים והרשתות החברתיות, עדיין אימייל הוא כלי עבודה ותקשורת בסיסי. תודו, אנחנו מוצפים באימיילים. אנחנו גם מציפים אחרים. קלות המשלוח של הודעות באימייל והיכולת להפנות הודעות ישירות לאנשים מסוימים או לרשימות תפוצה, שומרות את מעמדו ככלי תקשורת חשוב וקל לשימוש. גם דרך הטלפון הנייד.

ואם רוצים לשלוח קבצים או מסמכים, אפשר לצרף אותם למייל. זה קל ופשוט, נכון? אחד ההרגלים הנפוצים. כיצד אתם שולחים מסמכים לאחרים? למשל עבודה שכתבתם ב-Word, מאמר או מדריך שמצאתם בקובץ PDF או מצגת? Attachment באימייל, נכון? הרגל של שנים.

אבל מה קורה בדיוק כשאתם שולחים מסמך לקבוצה של אנשים באימייל?  

למעשה אתם יוצרים עותקים רבים של אותו מסמך, מפזרים אותו לתיבות הפרטיות של אנשים שונים, כמו הרבה עותקים שעפים ברוח. ובאותו רגע, אתם מאבדים עליו שליטה. מה יקרה אם נזכרתם פתאום שצריך לשנות משהו?  תתקנו ותשלחו שוב עותק חדש? ומה אם תרצו בעתיד לערוך, לעדכן ולשנות? ברגע שהפצתם את כל אותם עותקים של המסמך, באותו רגע ממש, הם הופכים לישנים ולא מעודכנים. גם אם תעדכנו את המסמך או תוסיפו כמה משפטים חכמים במיוחד, עדיין אצל כל הנמענים שלכם יהיו עותקים ישנים. אם תשלחו מחדש, לא בטוח שישימו לב לשינוי. רבים הסיכויים שימשיכו להתייחס לקובץ הקודם, הלא-מעודכן.

כך פשוט יילך ויגדל מספר העותקים הלא מעודכנים של הקובץ שלכם. ואין דרך חזרה. אצל כל נמען שקיבל ממכם קבצים, הם מצטברים, תופסים מקום ומתיישנים. גם אצלך, הררי קבצים שקיבלת, יכולים להצטבר בהר של גרסאות ישנות ולא מעודכנות. לתפוס מקום, להקשות על חיפוש, לגזול זמן וגם להטעות.

שלא לדבר על הרשאות. האם כל קובץ ששלחתם החוצה מיועד לעולם כולו?  כל עוד הקובץ אצלכם, אתם שולטים בהרשאות הגישה אליו. ברגע ששלחתם, הוא יכול להמשיך את דרכו הלאה ולהגיע לכל מקום. את הנעשה אין להשיב, ואין לכם שום שליטה על זה.

אז מה עושים?  

הפתרון למעשה פשוט מאוד. לזכור את העיקרון: "מסמך אחד, מקום אחד". לא להפיץ עותקים, לא לשלוח את המסמך בשלמותו. לשלוח קישור בלבד. זהו.  רוב תוכנות ניהול הקבצים – Office 365, Google Drive, Dropbox, Jive, Confluence, מאפשרות לשלוח בקלות קישור לקובץ. קישור מוביל תמיד לקובץ המקורי, מכבד את הרשאות הגישה שקבעתם ומתעדכן אוטומטית בכל פעם שעשיתם שינוי. פשוט, יעיל, אמין ונוח.

כדי לשלוח קישור למסמך, אפשר לרוב להעתיק את הקישור שלו מתיבת הכתובת (זו שבה נמצא תמיד הקישור לאתרי אינטרנט). ברוב התוכנות, אפשר גם להשתמש באפשרות Share. את הקישור תדביקו במסר האימייל וזהו. עליתם מדרגה בעידן הדיגיטלי.

כל תוכנות ניהול הקבצים שהוזכרו כאן, יודעות לשמור גרסה חדשה בכל פעם שעשית שינוי. גרסאות ישנות לא נמחקות, הן נשמרות אצלך. גם לא צריך לשמור גיבויים בקבצים נפרדים. הם פשוט מצטברים זה על זה. כך עדיין נשמר העקרון החשוב "מסמך אחד, מקום אחד".

אז איך אפשר לראות גרסאות קודמות?  איך לשחזר אותם? לכל תוכנה יש את השיטה שלה, אבל העיקרון דומה. ב-Google Drive תמצאו את האפשרות See Revision History בתפריט File. היא תציג את כל הגרסאות הקודמות זו מעל זו, תראה לכם בדיוק מה שיניתם, ותאפשר להעתיק או לשחזר. ב- Dropbox, האפשרות נקראת Previous versions וב-Jive היא נקראת Manage Versions. היכולת לראות בקלות גרסאות קודמות של מסמכים היא שימושית, פשוטה ויפה. נקיה ומסודרת כמו גן יפני.

איך לראות גרסאות קודמות של קבצים:

Google Drive	Dropbox	Jive

איזה יופי שלא צריך יותר לשמור גרסאות עבר כקבצים נפרדים. חבל לקלקל את הפשטות הזאת עם פיזור מסמכים באימייל. פשוט, תזכרו, "מסמך אחד, מקום אחד". לא להפיץ עותקים.  שלחו קישור לקובץ.  קוראי המייל יודו לכם.

רוצים ללמוד עוד איך לעבוד טוב יותר עם המייל שלכם?

אנו מציעים סדנאות ייעודיות. במהלך הסדנה, נלמד ונתרגל שיטות שונות לניהול המיילים ברמת הפרט, הקבוצה והארגון.

לקבלת פרטים על הסדנה