מה זה באמת פורטל ארגוני ומה אפשר לצפות ממנו היום? עדכון קצר למי שאינו מעוניין להישאר בעבר
פורטל ארגוני הוא אולם הכניסה, האטריום, ואולי גם הלב של מערך מערכות המידע בארגון. המקום הראשון בארגון מודרני שיש לגשת אליו כשמחפשים מידע ורוצים להתעדכן. הפורטל הוא המרכז של חוויית העבודה הדיגיטלית והתקשורת בארגון – מרכז שמקשר בין אנשים, מחלקות ועמיתים מקצועיים. המפתח למרחבי כלי התקשורת והעבודה הדיגיטליים (Digital Enterprise Collaboration). היום, בעולם ששם דגש על החוויה הדיגיטלית בסביבה האישית, החברתית, העסקית וגם הארגונית, חשובה החוויה האישית של הפורטל הארגוני. גם באופן רגשי, לתחושת השייכות ושביעות הרצון, וגם באופן מעשי, ליעילות ולאיכות העבודה.
הפורטל גם מאפשר להתמצא בסבך, לזקק את מה שחשוב באמת וכך להתמודד עם הצפת מידע. Harvard Business Review מצא שהפרודוקטיביות בארגונים נמצאת בירידה בשל הצפת מידע והסחות דעת. פלטפורמות רבות (כמו אימייל) העצימו את הסחות הדעת. הפורטל מאפשר לחזור לריכוז.
אולם מהו פורטל ארגוני מודרני כיום? מה השתנה בו בעשרים שנים של התפתחות מהירה, מה המגמות ומה צריך לצפות היום מפורטל ארגוני טוב ועדכני?
ההצלחה של הפורטל הארגוני
בתחילת שנות ה-2000 התחילו להתפתח מערכי אינטראנט ופורטלים ארגוניים. תחילה בארגונים גדולים וחדשניים ואחר כך כמעט בכל ארגון שיש בו סביבות עבודה ממוחשבות / דיגיטליות. לפני 15 שנים הפך הפורטל הארגוני לאחד המושגים הבולטים בשיח הטכנולוגי. הצורך במקום מסודר המאפשר גישה למערכות המידע והשירותים הדיגיטליים בארגון, וגם היעילות והחיסכון שגלומים בשערי כניסה כאלו היו ברורים. פורטלים הפכו חיוניים כדי לאפשר התמצאות בסבך הדיגיטלי.
הם גם הפכו לצינור חיוני להעברת מידע ומסרי הנהלה לעובדים – תקשורת פנים. במשך שנים היה לנו באמדוקס מגזין פנימי מודפס, יפה ומעניין, שהופץ מדי רבעון לעובדים. היה לי העונג להיות חבר מערכת של המגזין ונהניתי לראות כל גיליון חדש שיצא לאור. אבל הדפסת המגזין והפצתו היו כרוכים בעלויות ובמאמץ לוגיסטי. החלפת המגזין בפורטל ארגוני ובו חדשות הארגון וכתבות שונות, בתוך הפורטל הארגוני החדש, אפשרו לעבור מעדכון רבעוני לעדכון יומי מהיר וכמובן גם לחסוך בעלויות רבות של הוצאה לאור והפצה. אי אפשר היה כבר להחזיק יותר גיליונות חדשים בידיים אבל אפשר היה לעדכן ולתקשר במהירות.
עם הזמן הפך המושג פורטל לנפוץ כל כך עד שאנשים החלו לקרוא לכל אתר אינטרנט בשם פורטל. זה כמובן שגוי. אתר אינטרנט הוא מקור מידע ופעילות ספציפי. באתר אינטרנט כותבים, אוספים ומפרסמים מידע בנושא מסוים. בארגון יכולים להיות מאות אתרים כאלה ולמצוא אותם הוא לעתים אתגר. פורטל כשמו הוא – שער כניסה. אולם הכניסה לארגון. המקום המרכזי שמחבר ומציג את כל האפשרויות, שירותי המידע והשירותים השונים של הארגון. פורטל צריך להיות שטוח וברור ככל האפשר ולהוביל לאתרי האינטרנט ולכל השירותים הדיגיטליים בארגון. הוא לכן מרכז "החוויה הדיגיטלית" (Digital Experience) של כל אחד בארגון.
היופי וההצלחה של פורטל טוב הן בהיותו אינטגרטיבי. לכן מרכיב מרכזי ששמנו עליו דגש היה היכולת ללקט מידע חשוב ממקומות רבים ושונים בארגון ולהציג אותו במקום אחד. עם זאת, פורטלים התפתחו מאוד בשנים שעברו. היום מצפים מהם להרבה יותר. הנה מספר מגמות שאפשר ליישם היום בקלות באמצעות פורטלים.
התאמה אישית
הפורטל אוסף ומרכז מקורות שונים אבל מראה לכל אחד את מה שמתאים לו, לפי העדפות אישיות, לפי בחירת נושאי עניין, ולפי שייכות לקבוצות שונות. לכל אחד יש גם דף או תפריט אישי ובו מרוכזים מקורות המידע והשירותים העדיפים, תכנים שכתב לאחרונה ונושאים שהוא/היא עוקבים אחריהם. זה הרבה מעבר למידור של תכנים באמצעות הרשאות גישה למטרות של אבטחת מידע, שהיה אחת הדאגות של הפורטלים הראשיים. זהו שולחן עבודה אישי ודף עדכונים אישי לפי העדפות. החוויה הדיגיטלית צריכה להיות פשוטה, נעימה, ממוקדת ומותאמת אישית.
תפריט מותאם אישית בפורטל – הפינה האישית, שולחן העבודה. שילוב של חוויה דיגיטלית ארגונית ואישית גם יחד
זהו שינוי גדול בתפיסה, במהות של הפורטל. אם בעבר פורטלים היו ממוקדים בתכנים, במסרים ובקישורים – היום הם מתמקדים באנשים. זהו הנכס הכי חשוב של הארגון – אנשים. כשלאנשים יש גישה נוחה למשאבים שהם צריכים כדי לעשות את עבודתם בצורה הטובה ביותר, הם יהיו מרוצים וגם פרודוקטיביים יותר. ואז החברה כולה תהיה מרוצה ופרודוקטיבית יותר. עובדים מרוצים ופרודוקטיביים, כבר אמרנו, הם הדרך גם לבעלי מניות מרוצים . אז תכנים – כן, אבל בפרספקטיבה האישית. תהליכים – כן, אבל בפרספקטיבה האישית. והחידוש הגדול – קשרים בין אנשים, בין עמיתים, חברי צוות ועם מנהלים – תמיד מהזווית האישית, תוך מעורבות וקשר רב צדדי וזה מוביל אותנו להיבט החשוב הבא – אינטראקטיביות.
אינטראקטיביות
פורטל איננו יותר חד כיווני. לא רק אוסף קישורים, מאמרים ושירותים לעובדים אלא פלטפורמה לתקשורת ולמשוב מהירים. לכל פריט מידע ותוכן צריכה להיות אפשרות להגיב ולנהל שיחה, וכמובן לסמן בכל השיטות החביבות של העידן הדיגיטלי – כוכביות, לבבות, like, "עזר לי" וכיוצא בזה דרכים להבעת דעה מהירה, מבלי שצריך לטרוח ולכתוב כלום. תם עידן המכתבים למערכת. הפורטל מאפשר תגובה ותקשורת מהירים ומידיים. הוא מספק חווית עבודה דומה לזו של פלטפורמות הצרכנות באינטרנט. "המשתמש" הופך מצרכן מידע (Consumer) למשתף מידע (Prosumer) והארגון מרוויח כפליים- באמצעות יצירה של אווירה פתוחה, קבלת מידע רב מהעובדים ובאמצעות כלים אנליטיים שמאפשרים לדעת מה באמת העובדים חושבים.
ניידות
מובן מאליו. הפורטל הארגוני חייב להיות זמין כיום בכל מסך, קטן כגדול ובפלטפורמות הניידות המקובלות שאנו נושאים היום בכיסים.
פורטל גמיש ומותאם לחוויית עבודה ותקשורת בכל מכשיר ובכל מקום
אינטגרציות
פלטפורמות הפורטלים הארגוניים כיום מאפשרות חיבור קל למגוון רחב של פלטפורמות מידע אחרות, מבית הייצור של ספקים שונים. כאשר ארגונים עוברים "טרנספורמציה דיגיטלית", מגוון שירותים מסורתיים שונים עוברים למימד הדיגיטלי. צריך לגשר ביניהם ולחבר אותם יחדיו. Office 365, G Suite, SalesForce ועוד רבים. אין עוד מקום למונוליתיות נוקשה. פלטפורמת הפורטל צריכה להיות מרכז (hub) אינטגרטיבי שמחבר מקורות שונים למארג אחד.זה הבסיס האמיתי ליצירת החוויה הדיגיטלית – לא רק הבחירה של "ממשק משתמש" ועיצוב מרשים.
מרחב כלים ואפשרויות, ללא פיתוח
פלטפורמות פורטלים התבססו מאוד. לא רק לכם יש כנראה פורטל, אלא לאלפי ארגונים אחרים. לכן אין כל סיבה וכל הגיון שהקמת פורטל או הרחבתו יהיו פרויקט שדורש פיתוח. למעשה, צריך להיזהר מלהתפתות לפיתוח כי הוא יקשה על שיפורים בעתיד. פלטפורמות פורטלים כמו Igloo ואחרים מספקות מגוון רחב של מרכיבים וכלים שניתן לחבר יחדיו. נשאר רק לבחור הגדרות ולקבוע עיצוב, גם הם בכלים מובנים. פלטפורמות אלה גם זוכות לעדכונים ולשיפורים לעתים קרובות. הפלטפורמה של Igloo לדוגמה כוללת גרסאות משופרות בתדירות חודשית, המתעדכנות באופן אוטומטי.
גמישות ויכולת ניהול קלה
עם מגוון רחב של כלים, הגדרות, בקרה תשתיתית, אינטגרציות והגדרות של הרשאות ואבטחת מידע, קל לצלול לעולם מסובך של כלי ניהול והגדרות שדורשות לימוד ממושך ומומחיות טכנית. כך היו גם הפורטלים של העבר, גם כשהציעו פחות אפשרויות. פלטפורמות הפורטלים העדכניות "עושות את החיים קלים" לא רק לצרכני המידע בארגון אלא גם למנהלי הפורטל ולאדמיניסטרטורים הטכניים. פורטלים רחבים שמקשרים למרכיבים רבים דורשים יכולת גמישות ושינויים לעתים תכופים. כלי ניהול ידידותיים דואגים היום לא רק לחוויה הדיגיטלית של העובד אלא גם לחוויה הדיגיטלית של מנהלי הפורטל ומפעיליו.
לקריאה נוספת:
