כשרחל פוסטר התחילה לעבוד ב- Paycor היא הרגישה מתוסכלת היה לה קשה למצוא את המסמכים או הכלים הדרושים כדי לבצע את עבודתה בסביבת העבודה הדיגיטלית של הארגון. אבל כשנכנסה  לתפקידה הנוכחי, אסטרטגית תקשורת בכירה, Paycor Senior Communication Strategist, הבינה שתוכל סוף סוף לעשות משהו בקשר לזה.

היא הגיעה למסקנה שצריך להקל על עבודת העובדים ולחסוך מהם את התסכול ואובדן הזמן הכרוך באיתור מידע. לשם כך, חשוב לארגן מחדש את סביבת העבודה הדיגיטלית. להפוך אותה לנוחה ונגישה יותר. היה לה חשוב להתמקד בחוויית העובד. לייצר מקום מרכזי בו ניתן יהיה להגיע בקלות לכל המערכות של הארגון, לאפשר לעובדים ליצור קשר עם עמיתיהם, לשתף עדכונים ולהימנע מפיצוץ מיילים. היא למשל יצרה ערוצים בהם כל אחד יכול לפרסם את תמונת של אירועים כגון אירוע פרישה של עמיתים, או לפרסם ולגייס מתנדבים לאירועים קהילתיים. הם יצרו מקומות מקצועיים בהם ניתן להתעדכן עדכוני המוצר הקרובים. אילו היו היעדים החדשים שהוגדרו ובעקבותיהם , החליטו לנקוט בפעולה.

כמה מילים על paycor

Paycor  היא חברת היי טק אמריקאית מובילה בתחום של שכר בעולם של Saas HR . זאת אחת החברות החדשניות והמובילות המובילות בתחום הנותנות שירותים לארגונים בינוניים עד קטנים. החברה מעסיקה 1,600 עובדים בארה"ב, וכ 900 ממוקמים בשני בנייני משרדים Cincinnati, Ohio  ושאר הצוות עובד מרחוק בכל מיני מקומות בארה"ב. החברה נמצאת בצמיחה מהירה, ומתאפיינת בתרבות של חברת היי טק השמה דגש על לעשות יותר ולעשות את זה מהר, ולעשות את הדברים אחרת.

כדי לתמוך בצמיחה מהירה של הארגון, הם יישמו את סביבת עבודה דיגיטלית עם igloo software בשנת 2012. המטרה הייתה לייצר מקום מרכזי בו כל אחד יכול לתקשר, לראות תמונות האחד של השני ולהרגיש שכל העובדים הם חלק מאותה משפחה. סביבה זו נועדה לבנות תחושת קהילה מגובשת אשר מחברת בין העובדים בעיקר נוכח העובדה שצצו הרבה משרדי Paycor ברחבי הארץ.

במשך השנים סביבת העבודה הדגיטלית נתנה מענה לצמיחה המהירה של החברה, ליצירת תרבות חברה איתנה, לחיזק המיתוג,  לשיתוף ולאירגון המסמכים החשובים בחברה. הסביבה נתנה מענה ליעדים אילו, אך המעורבות של העובדים לא הייתה במקום שרצו שהיא תהיה.

איך הבינו מה יש לשנות?

כשרחל פוסטר התחילה את תפקידה הבינה שצריך לעושת שינוי בסביבת העבודה שלהם. היא רצתה לקבל פידבקים מהמשתמשים השונים ולכן הם התחילו בסקר ארגוני, בו ביקשו משוב על סביבת העבודה. יותר ממחצית החברה השיבה והוכיחה שאנשים השתמשו באתר וראו את הפוטנציאל. בנוסף, היה להם חשוב לשפר. נשמעו תלונות שונות אשר הובילו לניסיון להבין את שורש הבעיה; האם מדובר בפונקציונליות החיפוש, העיצוב, מבנה האתר או אפילו כל הנושאים הללו יחד.

אחרי הסקר ערכו מספר קבוצות מיקוד בארגון ונשאלה השאלה האם אכן זו הפלטפורמה הטובה ביותר עבורם? מהם הנושאים החשובים עבורכם? אנשים אמרו שהעיצוב הקיים נראה קצת "מגושם" ולא תאם למראה הנקי והמודרני של המשרדים הפיזיים של הארגון. תהליך הזה עזר להם להבין שאם משנים את עיצוב, משפרים חלק מפונקציונליות החיפוש על ידי תיוג נכון של קבצים וניקוי קבצים ישנים, ניתן לייצר תחושה של אתר חדש. שידרוג העיצוב ופונקציונליות החיפוש הפכו לשני היעדים העיקריים שלהם.

לאחר חידוד היעדים, נשאלה השאלה האם ניתן לרענן את סביבת העבודה הקיימת או שיש צורך להתחיל מהתחלה עם טכנולוגיה וספק שונים. אבל כשהסתכלו סביב על האופציות האחרות בשוק, המעבר לספק אחר פשוט לא היה הגיוני. הבעיות שלהם לא היו עם הפלטפורמה, אלא כיצד השתמשנו בה. היכולות של איגלו היו חזקות, ונבנתה שותפות מדהימה עם החברה לאורך השנים. ולכן הוחלט לרענן את סביבת העבודה הדיגיטלית הקיימת של איגלו.

מלוטש, מודרני ופונקציונאלי: המוצר המוגמר

בינואר 2018 הושקה סביבת העבודה החדשה והמשודרגת. המוצר המוגמר תואם את שפת המותג החדשה, עם אותם צבעים ומראה מודרני. הוא משקף גם שינויים ארגוניים בשפת החברה לדוגמה, בעבר נהגו לקרוא למחלקות "מחלקות" וכעת מכנים אותן "יחידות עסקיות."

המבנה של אזורי העבודה המשותפים לא היו עקביים ולא מאורגנים, ולאחר השינוי הקפידו על תיוג כראוי וחידוד המיקוד של האזורים השונים כגון "האזור החברתי", שנבנה כך שהוא יותר נגיש וגמיש המאפשר הוספה של דפים ונושאים חדשים, גמישות אשר תבטיח שהם יישארו מאורגנים ורלונטיים.

התוצאה: סביבת עבודה דיגיטלית עם חזות חדשה

ברגע שהשיקו את  סביבת העבודה הדיגיטלית המשודרגת, ראינו גידול משמעותי בכניסות של משתמשים לאתר. הם בילו זמן רב יותר במקומות השונים והגיבו לתוכן יותר. המבנה החדש עודד עובדים לפרסם בעצמם, וזה היה משהו שחששו לעשות לפני כן.

לתת במה לעובדים פעילים: באזורים שונים רואים מיהם האנשים הפעילים ביותר שנותנים הכרה לעמיתיהם ומפרסמים אירועים ויוזמות הקהילתיים ביחידות העסקיות שלהם. יש יותר תנועה מאי פעם. ישנה עלייה אורגנית במעורבות של העובדים. במקביל, החלו לשלוח ניוזלטר דו שבועי אשר מדגיש פוסטים מובילים, ושיחות מעניינות וכל זאת במטרה להעלות למודעות של האנשים את הפעילות והמידע הנהדר שפורסם.

להכשיר עובדים חדשים: סביבת העבודה החדשה תומכת בתהליך ההצטרפות של עובדים חדשים לארגון. נבנה קורס המלמד את השימוש באתר, ובצורה כזאת מחברים את העובדים החדשים למטרות של הארגון. בנוסף מעודדים אותם לעדכן את הפרופיל שלהם ולשתף משהו. האקטיביות הזאת של המשתמשים מעודדת מחוברות בשלב מוקדם שלהם בחברה. חלק נוסף הוא לעודד אנשים אחרים לפרסם עדכונים משלהם (במקום לעשות זאת עבורם). ללמד ולטפח את העובדים לכתוב ולהשתתף בשפה טבעית מגביר את היעילות והאפקטיביות.

לחבר את ההנהלה לעובדים: סביבה החדשה שלנו הפכה גם למקום מעולה עבור אנשים לקרוא התייחסויות של מנהלים בכירים ומובילים באמצעות ערוץ של חדשות ובלוגים ארגוני, העובדים מגיבים על פוסטים. נפתחו ערוצי תקשורת דו כיווניים, שמביא ערך במיוחד עבור מי שעובד מרחוק.

להכיר ולפרגן לעבודה טובה: אזור נוסף שנוצר הוא אזור אשר מעודד עובדים לפרסם כאשר הם רואים מישהו אחר עושה עבודה נהדרת ולשתף זאת עם קהילת Paycor. כך ניתן לטפח דפוסי התנהגות המעודדים פרגון. ככל שהארגון גדל, הפעילות של העובדים מחזקת את התרבות של החברה והחיבור הדיגיטלי הוא קריטי ככל ש Paycor ממשיכה לצמוח.

Must have mindset

כמה טיפים ותובנות מרחל פוסטר על התהליך

1. בתור התחלה, עליכם להיות סבלניים – צפו לשינויים והתנגדויות במהלך התהליך. אל תדאגו אם התוכנית תשתנה, כי זה יקרה. אבל ברגע שהתהליך ייעשה, יהיה מרענן לראות את ההבדל. זה ישתלם בטווח הרחוק.
2. חשוב לרענן את סביבת העבודה הדיגיטלית של הארגון כדי שהיא תתאים לשינויים שעוברים על הארגון, ולתת תחושה של שינוי והתקדמות. כולם מודעים לכך שאנחנו נמצאים בתקופת צמיחה מהירה, והמדיניות והכלים הארגוניים צריכים להשתנות כדי להיות מתואמים עם הארגון.
3. חשוב לשמור על הסביבה רעננה כדי למשוך את תשומת הלב של האנשים. עדכונים המרגשים תופסים את תשומת ליבם של האנשים יחד עם המידע הארגוני החשוב.
4. השיעור הגדול ביותר שלמדתי היה להתחיל בקטן ולהתחזק. יש רק שניים בצוות שמנהלים את הפרויקט הזה, וזה רק חלק מהתפקיד שלנו. להתחיל בקטן אפשרה לנו להבין טוב יותר את האתגרים, לשיים את הדברים הקריטיים ונמשיך להפוך את הסביבה הדיגיטלית שלנו לגדולה וטובה יותר מכיוון שזו מערכת חיה.

פעולות קטנות, צמיחה גדולה, קהילה חזקה

העבודה על סביבת העבודה הדיגיטלית החדשה בהחלט לא הסתיימה, אך הם ביצעו מהפך מדהים. כולם מלאי אנרגיה ונלהבים יותר. כאשר Paycor ממשיכה לצמוח עם הצוותים מבוזרים, הם יודעים שיש להם ערוץ לשמור על כולם מחוברים. תקשורת ושיתוף פעולה יכולים לצמוח. זוהי התחלה קטנה ועבודה עם שותף הנכון אפשרה להם להפוך לחלק חיוני בארגון. "יכולנו פשוט לתת לדברים להיות, אבל ידענו שעובדים שלנו ראויים יותר. אנחנו רק בתחילת המהפך שלנו, אך העתיד שלנו מעולם לא נראה בהיר יותר." מסכמת רחל פוסטר.

מאמר זה הוא שיכתוב של שפורסם על ידי רחל פוסטר בשם:

Update and Iterate: How Refreshing Our Digital Workplace Reinvigorated Our Company Culture, Rachel Foster, Senior Communication Strategist, Paycor

חברת igloo software מציעה מוצרים לסביבות עבודה דיגיטליות בארגונים אשר מאפשרים לארגון לעבוד בקלות ובמהירות בכל התנאים ולמרות הגבלות התנועה וההסגר הביתי. סביבת העבודה של איגלו תורמת לשיפור חווית העובד, תקשורת ארגונית, שיתוף מידע, מסמכים חיים משותפים, פורומים בהם ניתן לרכז בקשות שונות שמגיעות מכל מיני מקומות בארגון. בקלות רבה מאוד ניתן להקים אזורי עבודה לצוותים שיכלו לעבוד יחד בלי צורך להפגש. אזורים לתקשורת עם הארגון, אזורים לעובדים חדשים ועוד מגוון פיתרונות קלים ומהירים ליישום בארגון.

זה הזמן להציע פתרונות יעילים לעובדים לעבודה מרחוק.

תוך זמן קצר נוכל להעמיד לרשות הארגון שלכם סביבת עבודה דיגיטלית שתאפשר לכם לעבוד יחד בצורה נוחה ומשמעותית.

צרו איתנו קשר לשיחה טלפנית

קיראו מאמרים וכתבות בנושא איגלו