וויקיפדיה הוקמה לפני כ- 15 שנה, ועם הזמן היא צברה תאוצה גדולה מאוד. היום כבר ברור שלכל דבר שאנו מחפשים, נמצא תשובה ממוקדת ואיכותית בוויקפדיה. היא הפכה להיות המקור הראשון לידע בעולם, אנציקלופדיה ענקית שניתן למצוא שם הסבר קצר, תמציתי ואיכותי על כל נושא.

וויקיפדיה מבוססת על רשת ענקית של דפים שקשורים ביניהם באמצעות קישורים. ועל רשת ענקית של אנשים שתורמים מהידע המקצועי שלהם לכתיבת הערכים. בתוך וויקיפדיה יש מנגנון שלם של מתנדבים אשר כותבים, עורכים וצוברים נקודות של מוניטין דיגיטלי אשר מרחיבות להם את הזכויות בתוך הרשת.

איך אנו לוקחים את ההצלחה של וויקיפדיה לתוך הארגון? מה הם ההתאמות והתהליכים שיש לייצר בארגון כדי לייצר משהו איכותי שכזה?

ארגונים רבים שהתחילו ליישם וויקי בארגון – בחרו ביישום של "מושגי מפתח" בדומה לוויקיפדיה – מילון מונחים ארגוני. זה נחמד, עונה על צורך לעובדים חדשים, אך כדי שוויקי יהיה כלי עבודה בארגון הוא צריך להיות משהו אחר. זה לא המפתח להצלחה. הייחודיות של וויקי בארגון הוא ב- Collaboration – ביכולת לעבוד בצורה שיתופית ולחבר בין אנשים, תכנים, ורעיונות – לייצר יחד ידע ארגוני חדש, או לארגן מחדש את הידע הקיים המפוזר במיליון מקומות שונים.

שלושה דברים שאני לוקחת מהיישום של וויקיפדיה לארגונים:

1. וויקי זה לכתוב תוכן בתוך תבניות – כלומר לקחת תוכן שכתוב בתוך מסמכי וורד ולפרק אותו לדפים  עם ויזואליות פשוטה וברורה, ועם שילוב של תמונות והסברים.
2. וויקי זה תוכן איכותי והרבה קישורים אסוציאטיביים – קישורים בין הפרטים עושים לי סדר, מארגנים ומבנים לי את הידע, ומאפשרים לי להמשיך ולהרחיב את ההעמקה בנושא במידה ואבחר לעשות זאת. כאשר אנו בונים את הידע והמידע הארגוני בצורה כזאת, זה משפר מאוד את חווית העבודה ואת היכולת שלי למצוא עוד תכנים. בוא ניקח דוגמא מארגון: נסיעה לחו"ל – אם אני יכולה לרכז בדף אחד את כל המידע שחשוב לי לנסיעה לחול – נוהל, הנחיות, איך מזמינים כרטיסים, למי פונים, וכו'… וגם לשלב קישורים למערכת הדיווח על נסיעות, לחומרי הדרכה ולטפסים נוספים לדף אחד מרכזי, אשר עושה סדר – הבאתי ערך למשתמשים שלי.
3. וויקי זה משהו שיתופי שהרבה יכולים לתרום לו  – ויש לבנות מנגנון תיגמול בארגון לעידוד ההשתתפות, התרומות והערך שכל אחד מביא ליצירת הידע הקולקטיבי. חשוב מאוד לקיים תהליך ארגוני שיעודד ויתגמל את השותפים לעשייה – כמו שיש בוויקיפדיה.

שלושה דברים שצריך לעשות אחרת בארגונים

1. מושגים out  – מסמכים חיים – In  – במקום לכתוב מילון מושגים, לחפש את המקומות בהם דף של וויקי יהיה מסמך חי שמתעדכן כל הזמן או ריכוז של מידע למקום אחד מסודר.
2. ממשק עריכה ועדכון נוח יותר – בוויקיפדיה יש ממשק שניתן בקלות לערוך את התוכן, יחד עם זאת כל העובדה הזאת בתבנית  של קודים היא מאתגרת לאנשים בארגונים. אנשים מעתיקים תוכן מתוך הוורד ומצפים ליכולות עריכה כמו בוורד, אך בכל ממשקי ה- HTML יש קושי בהעתקה מוורד. עורך התוכן WYSIWYG הוא עורך נפוץ בתחום ועדיף על העורך של הוויקיפדיה.
3. יצירת סוגים שונים של וויקי בארגון – בוויקיפדיה, כל המידע הוא שטוח. ניתן לארגן רק לפי קטגוריות. בתוך הארגון מומלץ לייצר ערוצים שונים של וויקי בהתאם להרשאות עריכה רצויות ולנושאים שונים. חשוב מאוד להגדיר ערוצים אלו בנוסף לקטגוריות קיימות.

כמה דברים שכדאי לחשוב עליהם לפני שמיישמים וויקי בארגון שלך

כשארגון רוצה ליישם וויקי, יש כמה דברים שחשוב מאוד לשים אליהם לב, ולהתמקד בהם בתהליך.

הגדרת צרכים ומיפוי נושאים מרכזיים – כמו כל תהליך בארגון, יש להתחיל תחילה בהגדרה של הצרכים ובמיפוי נושאים מרכזיים. כמה שאלות מיוחדות ששווה לבדוק: האם הנושא המסוים קיים בכמה כלים ומערכות בארגון? האם יש מקום אחד בו ניתן לקבל את המידע המלא על הנושא? האם הידע קיים כבר ואם כן באיזה פורמט / כלי הוא כתוב? מיהם האנשים שיכולים לקחת חלק בתהליך הזה?

הקמה של צוות בארגון – צוות ארגוני אשר יהיה שותף לתהליך התיכנון והחשיבה ולאחר מכן יסייע בהטמעה והדרכה בארגון.

הטמעת הרעיון של מסמכים חיים    –  Living documents מסמכים חיים הם מסמכים שאנו מעדכנים אותם באופן קבוע. במקום לכתוב מסמך קשיח ולשלוח אותו במייל לכולם, מייצרים מסמך וויקי ומאפשרים לאנשים שונים לערוך אותו.  קראו כאן עוד על החיים החדשים של המסמכים

זיהוי של מקומות בהם מסמך חי יכול להביא ערך ארגוני הוא קריטי להצלחה של יישום וויקי. באחד הארגונים בו הטמענו וויקי, בנינו טבלה פשוטה – מי עושה מה, בעלי תפקידים בתוך הפרויקט והמשימות שלהם. כל פגישה התחילה במעבר אחר המשימות במסמך החי, ועדכון שלהם תוך כדי הפגישה – זה שינוי גדול בהרגלים בהשוואה למסמך סיכום ישיבה שנשלח ואף אחד לא באמת קורא או עוקב אחר ביצוע המשימות.

בנייה של תבניות אחידות למידע – כאשר מארגנים את המידע בתבנית אחידה קל יותר לעובד למצוא את המידע הרצוי לו בקלות ובמהירות. דוגמא לבניות מידע יכולות לכלול:

חלק מרכזי בו מפורט התוכן של הנוהל הארגוני, דגשים מרכזיים,  איך עושים, טפסים, כלים, קישורים נוספים וכו'…  יש מגוון רב של תבניות שניתן לייצר וזה מאוד תלוי בנושא של הדף המסוים הזה. ככל שנייצר יותר דפים בארגון עם אותה התבנית, נקל על המשתמשים שלנו למצוא את המידע בקלות.

תגובות על תוכן, צפיות, לייקים וכוכבים – אחד הדברים שעושים וויקי ארגוני למשהו חי ודינאמי הוא היכולת להגיב על התוכן – אפשרות להוסיף "לייק" או "כוכבים" למשוב גם כן נותן תחושה של מסמך חי, וכמובן היכולת לראות כמה צפיות היו בדף, וכמה גירסאות היו בדף. באחד הארגונים שיישמנו בו וויקי הדבר שהביא לנו הכי הרבה נחת הוא משפטים כגון "זה בדיוק מה שהייתי צריך לשאלה של לקוח – תודה" .

אחת התנהגויות שציפינו לראות ביישום של וויקי ארגוני זה שעובדים יתחילו לעדכן את המסמכים האחד של השני, מהניסיון שלנו זה יהיה פחות נפוץ,  אנשים תיקנו שגיאות כתיב וניסוחים האחד של השני, אך לא עשו תיקונים משמעותיים בתוכן. יחד עם זאת, הם השתמשו הרבה יותר באפשרות להגיב על המסמך.

הוספה של תמונות / סרטונים / קישורים – אחת העוצמות המרכזיות של הוויקי זה הקלות של הוספת תמונות, סרטונים וקישורים לחומרים נוספים. זה כביכול קל מאוד אבל לא תמיד קל לאנשים להבין מה השינוי שמבקשים מהם ולכן חשוב מאוד להטמיע את חשיבות יצירת קישורים בין פריטים והוספת אלמנטים ויזואליים שיקלו על ההתמצאות בתוכן.

יצירה של דפים מרכזיים – מאוד חשוב לייצר דפים מרכזים אשר מובילים לדפים קשורים כדי להקל על חווית השימוש של המשתמשים שלנו.

בנייה של מנגנון תגמול ועידוד – בנייה של מנגנון ארגוני אשר מתגמל את אילו שתורמים לוויקי הוא קריטי מאוד להצלחה בעיקר בהתחלה, זה נותן מוטיבציה לעובדים לשתף בידע המקצועי, להשקיע ולייצר תוכן איכותי וגם להגיב לעדכן ולהמשיך לעבוד על התוצרים לאורך זמן. קיראו עוד על הנושא מה קורה כשהופכים שיתוף בידע למשחק?

פיצ'רים מרכזיים שחשוב שיהיה בוויקי שאנו בוחרים לארגון שלנו

• אפשרות לייצר דפים בצורה קלה ומהירה
• אפשרויות לעריכת תוכן – קלות בהעלאת תמונות, הוספת סרטונים, קישורים ועריכה בסיסית
• מעקב אחר שינויים וגירסאות
• לייקים, כוכבים ותגובות
• נתוני שימוש
• יכולת לעקוב אחר דף או נושא ולקבל עדכון כל פעם שהדף עודכן
• הגדרת הרשאות – להחליט האם כולם יכולים לעדכן או רק חלק
• אפשרות לייצר מספר רב של וויקי בתוך הארגון בהתאם לנושאים שונים, ויכולת להציג את כלום במקום אחד מרכזי או כל אחד במקום שלו – כלומר חופש וגמישות בדרך בה בוחרים לארגון את הוויקי.
• יכולת להעביר דפים ממקום למקום בקלות (בין ערוצים שונים למשל)
• חיפוש מלא על כל התוכן בכל מקום
• יכולת לארגן את המידע לפי קטגוריות ונושאים

דוגמא ליישום של וויקי

חיזוק מוניטין דיגיטלי

5 כלים ליישום של וויקי בארגון

Igloo –  digital workplace  – מציעה וויקי קל ונוח לשימוש כחלק מסביבת העבודה. ניתן לייצר מספר רב של ערוצי וויקי, ולהשתמש בו באופנים רבים מאוד. בנוסף יש מנגנון עידוד ותגמול של משתמשים.

אזור הידע המקצועי בקהילת הלקוחות של איגלו, מבוסס על וויקי

https://customercare.igloosoftware.com/support/knowledgebase

SharePoint 365 – קיים אתר מסוג של וויקי, זאת בעצם סוג של "ספריית מסמכים" שמעלים אליה דפים של וויקי, לא מאוד ידידותי, למשל נסו להעלות תמונה לתוך הוויקי וספרו לנו את החוויה – לא אידיאלי אבל אפשרי.

הסבר איך לעבוד עם וויקי של Share Point

Teams 365  – קיים מנגנון של דפי וויקי יחסית נוח לשימוש, אך אם אתם עובדים עם sharepoint  לא ניתן לחבר או להציג את הוויקי של teams  בתוך ה- sharepoint  ולהפך – שתי פלטפורמות שלא מדברות אחד עם השנייה.

Confluence  – של חברת Altassian  – וויקי שנמצא בשימוש נפוץ מאוד בהרבה חברת היי טק. קל ומתאים לסביבה של Atlassian –  Jira – זהו יישום פשוט שעליו ניתן לחבר עוד הרבה תוספות שישפרו את חווית המשתמש.

אתר הדוקומנטציה של חברת Altassian

https://support.atlassian.com/confluence-cloud

וויקימדיה – wiki media  התוכנה אשר משמשת את ויקיפדיה עצמה ניתנת להורדה בחינם, היא מאוד פשוטה. יש חברות אשר מפתחות יכולות משלימות.

https://www.wikimedia.org/

חברת igloo software מציעה מוצרים לסביבות עבודה דיגיטליות בארגונים אשר מאפשרים לארגון לעבוד בקלות ובמהירות בכל התנאים ולמרות הגבלות התנועה וההסגר הביתי. סביבת העבודה של איגלו תורמת לשיפור חווית העובד, תקשורת ארגונית, שיתוף מידע, מסמכים חיים משותפים, פורומים בהם ניתן לרכז בקשות שונות שמגיעות מכל מיני מקומות בארגון. בקלות רבה מאוד ניתן להקים אזורי עבודה לצוותים שיכלו לעבוד יחד בלי צורך להפגש. אזורים לתקשורת עם הארגון, אזורים לעובדים חדשים ועוד מגוון פיתרונות קלים ומהירים ליישום בארגון.

זה הזמן למנוע מהמשבר להפריע לתפקוד הארגון ולהציע פתרונות יעילים לעובדים.

תוך זמן קצר נוכל להעמיד לרשות הארגון שלכם סביבת עבודה דיגיטלית שתאפשר לכם לעבוד יחד בצורה נוחה ומשמעותית.

צרו איתנו קשר לשיחה טלפנית

קיראו מאמרים וכתבות בנושא איגלו