אחד התהליכים המורכבים ביותר בתכנון וניהול של ארגון אקדמי הוא תכנון של שנת הלימודים הבאה. תהליך הגדרת היעדים הארגוניים הוא תהליך מאוד דינאמי אשר גורמים רבים מעורבים במהלכו, נדרשים שינויים רבים, פרטים שמשתנים, ולכל שינוי יש השפעה על האחרים.
למשל כמה סטודנטים ילמדו במקום מסוים, במקצוע מסוים, להחלטות אילו יש השלכות על מצבת המרצים, הכיתות ועוד השלכות רבות נוספות. אך מה עושים כשיש כל הזמן שינויים וצריך לעקוב אחריהם?
הנהלת הקריה האקדמית אונו יזמה תהליך חדשני לניהול יעיל של תהליך היעדים המורכב.
לפני היוזמה:
הרבה שאלות שחוזרות על עצמן:
- מהם ימי הלימוד שנקבעו למסלול X ?
- כמה סטודנטים לומדים בקמפוס החרדי שלנו ?
- באיזה ימים מתקיים קורס Z,
כדי לתת מענה לשאלות אלו היה צריך לעשות חיפוש באלפי מיילים, ולוודא שמסתכלים עם הגירסא האחרונה של מסמך הוורד, ושלא היו לאחר מכן שום שינויים או עדכונים. לפעמים כדי לתת תשובה מדויקת לקח יותר משעה.
אחרי היוזמה:
"השיח הזה פשוט נעלם" אומר יובל תנורי, סמנכ"ל מטה ורגולציה
אין יותר שאלות, מי שמחפש תשובות יודע איפה למצוא אותן. הכל מרוכז ב"מסמך חי" שמתעדכן כל הזמן. זה חסך לנו המון זמן, המון טעויות. מקום אחד של מידע מהימן שקל להתמצא בו.
מעל 500 פעמים חברי ההנהלה נכנסו לראות את התכנון והתפלגות הסטודנטים. ומעל 1800 פעמים נכנסו לסביבת העבודה הדיגיטלית של התכנון, בתקופת התיכנון.
ניהול יעיל ופשוט של תכנון מערכת הלימודים המורכבת של המכללה הגדולה בישראל הוא רק אחת הדוגמאות מתוך מגוון של תהליכים שניכר בהם שיפור בתקשורת בתוך ההנהלה בקריה האקדמית אונו. ההנהלה היא קבוצה קטנה של מנהלים אשר נדרשת לתת מענה לאין ספור מקרים שונים. כמות הנושאים במקביל שהם מטפלים בהם היא כל כך גדולה, שללא המקום המרכזי הזה, פשוט קשה לעקוב ולזכור את כל הפרטים.
והנה עוד דוגמה פשוטה.
"פנה אלי אחד הדיקנים בשאלה, מה מקבלים מבחינת חבילות גלישה בסלולרי" נושא זה מאוד בסיסי, עולה כל מספר חודשים לדיון בהנהלה, ומתקבלות החלטות. ואז לאחר זמן, מישהו שוב שואל.
"ישר נכנסתי לסביבה הדיגיטלית, עשיתי חיפוש מהיר ותוך דקה הגעתי לתשובה. זה חסך לי המון זמן של חיפוש באין ספור סיכומי ישיבות שהיו לי לפני כן במיילים. עכשיו הכל הרבה יותר פשוט." מספר יובל תנורי, סמנכ"ל מטה ורגולציה
מה הפתרון שיושם בהנהלת הקריה האקדמית אונו?
סביבת עבודה דיגיטלית, מבוססת על פלטפורמה של חברת Jive אשר באמצעותה ניתן לנהל ולעקוב אחר החלטות חשובות שמתקבלות בהנהלה.
קצת תיכנון וחשיבה, קצת עיצוב, קצת הדרכות, קצת עבודה עם צוות מערכות מידע – ויש לנו סביבה לתפארת! תוך פחות מחודש חברי ההנהלה התחילו לעבוד בסביבת העבודה הדיגיטלית.
במהלך חצי השנה הראשונה, חברי ההנהלה כתבו והעלו לשם סיכומים והחלטות, ושמרו במקום אחד מסודר את הדברים החשובים באמת.
השתמשנו באזורי עבודה לפי נושאים ובתוכם כתבנו ב"מסמכים חיים", דיונים ושאלות ושיתף קבצים.
היום, לאחר חצי שנה, הערך כל כך ברור, תהליכים התייעלו, תקשורת זורמת בקלות, וכולם מסונכרנים על המידע הארגוני.
"זהו פרויקט מאוד חשוב ברמה הארגונית, חשוב לנו כארגון" לשמור את הזיכרון הארגוני, להגיע לידע בקלות. מסביר יובל תנורי, סמנכ"ל מטה ורגולציה.
מה היכולות החדשות שיושמו בסביבת העבודה הדיגיטלית?
מסמכים חיים
מסמכים חיים הם מסמכים אשר מספר אנשים יכלים לעדכן את אותו מסמך בקלות ובפשטות – למשל המסמכים של google הם מסמכים חיים, מסמכים שכתובים בסגנון וויקי הם גם מסמכים חיים.
מה שמאפיין את המסמכים הללו שיכולה להיות קבוצה של אנשים שמעדכנת את המסמכים במקביל, או בנפרד. יש היסטוריה ששומרת את כל הגרסאות, כך שאין חשש שמשהו ימחק. קל מאוד לעדכן אותם. ולכל מסמך יש כתובת שהיא קישור – ניתן לשלוח את הקישור לאנשים שונים, וכל אחד יקבל תמיד את הנוסח המעודכן ביותר של המסמך החי.
זה כל כך פשוט, כל כך הרבה יותר נוח מהמייל והוורד שלא ברור איך לא כל הארגונים עובדים ככה כל הזמן.
דיונים
במקום לכתוב מיילים משתמשים בדיונים – זה נשמר לאורך זמן, קל למצוא ולהגיע, ומי שמצטרף לדיון לאחר שכבר התחיל, פשוט מתעדכן.
מקום אחד מרכזי בו ניתן להעלות את המסמך [שזה פחות חדש], ניתן לכתוב עליו כמה מילים, כדי שתדעו מה יש בתוכו. [לחסוך לקוראים שלנו זמן], לתייג אותו [יהיה קל למצוא אותו שוב], וגם.. לראות כמה אנשים קראו אותו [אוו, הוא לא קרא בכלל, עכשיו אני מבינה למה הוא שוב שואל את אותה שאלה]. שיתוף מסמכים
כל כך פשוט. כשמתרגלים לזה לא ברור איך הסתדרנו קודם.
