תקן בינלאומי חדש ינחה ארגונים בהפקת ערך ממשאבי הידע העומדים לרשותם. משאבים אלה הם לרוב מופשטים מדי ובלתי ניתנים לכימות, אבל הם החמצן שמניע חדשנות, איכות וצמיחה.
בשלהי אוגוסט הלוהטים, בזמן שרבים חזרו מחופשות והמשיכו את המירוץ המתיש לקראת סיום החופשה ופתיחת שנת הלימודים, התרחש מפגש יוצא דופן בסינגפור. בחדר הישיבות באוניברסיטה לניהול ובמקביל, באמצעות האינטרנט ברחבי העולם, התכנס צוות גדול של מומחי ניהול ידע ושל מומחי משאבי אנוש במסגרת ועדת המומחים הבין לאומית WG6 (תחת הוועדה הבין לאומית של ISO – Technical committees – ISO/TC 260 – Human resources) לעבוד יחד על הנוסח המלא של תקן בינלאומי לניהול מערכי ידע בארגונים.
המפגש נמשך יומיים תמימים ובסופו סוכם בהצלחה נוסח לטיוטת תקן בין לאומי. נוסח זה היה תוצאה של עבודה מאומצת במשך למעלה משנה של צוות בינלאומי רחב, שכללה נוסחים מקדימים, דיונים מקוונים, מפגשים של וועדות-משנה במספר מדינות ומפגשים פורצי דרך בטקסס בנובמבר 2015, בברלין במאי 2016 ועתה בסינגפור. הטיוטה עוברת כעת להצבעת המדינות החברות ב TC 260 ולאחר מכן תשלח להצבעת כל המדינות החברות בארגון התקינה הבין לאומי ISO. כ-163 מדינות.
בסוף שנת 2015, אישר ארגון התקינה הבין לאומי ISO הקמת ועדת מומחים בין לאומית לכתיבת תקן ניהול בנושא ניהול ידע. היוזמה הייתה יוזמה ישראלית ובראש ועדת המומחים עומדת ד"ר מוריה לוי מישראל. בצוות שעבד יחד השתתפו מומחים מבריטניה, ישראל, אוסטרליה, סינגפור, ארה"ב, גרמניה, קנדה, רוסיה, בלגיה, פקיסטן, פינלנד, ניגריה, איטליה, ספרד, צרפת והולנד. מומחים בעלי ניסיון בינלאומי רב כמו פטריק למב, ניק מילטון, ארתור שלי ורון יאנג. את ישראל ייצגו חברים בצוות לתקינה לניהול ידע של מכון התקנים הישראלי – ד"ר מוריה לוי, יו"ר הפורום לניהול ידע בישראל ומנכ"לית ROM Knowledgeware, ד"ר אלי מירון מאוניברסיטת בן גוריון וחבר בפורום לניהול ידע בישראל ואביגדור שרון, חבר הנהלת הפורום לניהול ידע בישראל, מתכנן מערכות ומנהל יישום ב-Social Knowledge, ד"ר מוריה לוי מונתה ליו"ר ועדת המומחים הבין לאומית לאחר הצבעה והיא מובילה את עבודת הצוות הבינלאומי והנחתה את המפגשים עצמם.
רגע, למה צריך את זה ומה יוצא לי מזה?
תשאלו – מדוע צריך בכלל תקן לניהול מערכי ידע – מי אמר שצריך בכלל לנהל ידע? אם כבר, שכל אחד ינהל לו את הידע שלו בעצמו. לא תגידו לנו איך לחשוב ואיך לעבוד, כן?
נכון מאוד. וזאת באמת לא מטרת התקן. הידע של כל אדם הוא אישי וייחודי. בלתי ניתן לניהול. ובכל זאת, הידע הקולקטיבי המצטבר של עובדים בארגון, של עמיתים, שותפים עסקיים ולקוחות הוכח כגורם קריטי להצלחתם ולהמשך קיומם של ארגונים. אי אפשר לתת לו להישאר בלתי מנוהל. ארגונים שהתעלמו בעבר מהידע של עובדיהם, מהניסיון המצטבר ומהיכולת שלהם להעלות רעיונות ולקבל החלטות על בסיס חוכמת החיים והידע המקצועי שלהם (ולא על בסיס שיקולים פוליטיים ואינטרסים) כבר לא קיימים היום. ארגונים ותיקים שממשיכים להוביל את השוק הם אותם ארגונים שהשכילו לנהל ולטפח את מערכי הידע הפנימיים שלהם – IBM, 3M, טויוטה, גוגל וכדומה.
תקן מכוון ומנחה, המאפשר לארגונים לבחור את הדרך שלהם
טיוטת התקן שגובשה הינה של תקן מכוון ומנחה. מטרתו לסייע לארגונים לפתח את המערך הפנימי שלהם להפקת ערך ממשאבי הידע העומדים לרשותם, לעשות בו שימוש וליצור יעד חדש שיעמוד לרשות הארגון בשלמותו ולא רק לרשותם של בודדים ואז יילך לאיבוד כשהם יעזבו את הארגון. הוא מגדיר מה חשוב ולמה יש לשים לב, מה מערכי ידע כוללים ומה מביא להצלחתם או לכשלונם, על בסיס הנסיון המצטבר של עשרות שנים, מקרי בוחן ומחקרים רבים.
התקן לא קובע ולא מנסה לקבוע איך לנהל את מערכי הידע – הוא לא ממליץ על מוצרים, לא מגדיר תהליכים ולא קובע נהלים בירוקרטיים. ההפך – הוא מאיר את הדרך אבל מכיר בכך שלכל ארגון, לכל מנהל, לכל עובד ולכל מגזר פעילות יש את החוקים וההעדפות שלו. הקווים המנחים משמשים כמצפן וכמפה שמסייעים לכל אחד ולכל ארגון למצוא את הדרך שמתאימה לו, בלי לטעות בדרך.
מרכיבים חשובים בתקן המנחה הן הגדרות יסוד ודוגמאות לכל אחד מהמושגים ומדרכי הפעולה המרכזיים. לאורך שנים היו הגדרות שונות וסותרות של מושגים כמו ידע וניהול ידע. הסתירות הובילו לבלבול רב ובסופו של דבר גם להתעלמות של ארגונים רבים מנכסי הידע והנסיון של העובדים שלהם, לאיבוד הזדמנויות ולחוסר יעילות כתוצאה מכך.
ידע הוא אכן מושג מאוד בסיסי אבל מופשט. כמו המושג "אוויר". הוא מרכיב בסיסי חיוני שמשפיע על כל פעילות אבל קשה לכימות. למי שייך האוויר? מי אחראי לאיכות האוויר? איך שומרים על איכות האוויר? לא בכדי נולד המשפט "חבל שעצים לא נותנים לנו תקשורת אינטרנט, אלא רק את האוויר שהם נושמים. אחרת, היינו שותלים אותם כמו מטורפים". אז לגבי האוויר, היה צורך בחקיקה מיוחדת וחוק אוויר נקי מסדיר רבות מהסוגיות ומהבעיות הקשורות באיכות אוויר. לגבי ידע, נשארה אי בהירות רבה. במהלך השיחות הרבות של הצוות הבינלאומי וצוותי משנה במדינות שונות, התגבשה לראשונה הסכמה גורפת על מושגי יסוד ועל מרכיבים חיוניים למערכי הידע בארגונים המבוססים על הנסיון המצטבר של המומחים וכל חברי הצוותים. הישג מיוחד זה פרץ את הדרך לגיבוש הנוסח המלא של התקן המנחה, המסביר בקצרה ובבהירות את המושגים ואת הפעולות, שכל ארגון וכל מנהל שרוצים להמשיך ולהתפתח בעולם הדינמי והתחרותי של היום.
המסע של התקן – מה עכשיו
לכתיבת התקן הבינלאומי, קדם התקן הישראלי לניהול ידע, תקן 25006, כבר בשנת 2011. תקן ניהול הידע 25006 שפותח במכון התקנים הישראלי על ידי וועדת מומחים ישראלית הציג בבירור את המימדים השונים של פעילות פיתוח הידע בארגון והשימוש בו והציע כלים להכוונה ולמדידה. כשיישמתי את התקן באמדוקס ב-2012, הוא אפשר גם ליחידות השונות שפיתחו וניהלו כל אחת את הידע שלה וגם לארגון בכללותו, לראות בבהירות את התמונה ולזהות גם הצלחות וגם פערים ולפעול בהתאם. מכון התקנים הישראלי הגיש לארגון התקינה הבין לאומי ISO יוזמה להכנת תקן בין לאומי בנושא ניהול ידע. היוזמה אושרה לאחר הצבעה והוקמה ועדת המומחים הבינלאומית.
בעקבות פריצת הדרך בגיבוש התקן, הוא נמצא כעת בהצבעה במדינות החברות בוועדה ISO/TC 260 ולאחר מכן ישלח להצבעה לכל המדינות החברות ב ISO. כל מדינה יכולה לבחור לתרגם את התקן לשפה המקומית או לא. עם תום שלב ההצבעות ב ISO (הכולל גם מתן הערות ודיונים בהערות), בהנחה שיהיה רוב בעד הצעת התקן, יפורסם הנוסח הסופי של התקן הבין לאומי, נשען על הסכמה רחבה ועל הניסיון העשיר שנצבר בארגונים רבים ברחבי העולם.
וחשוב לזכור: הנכסים הפיננסיים שלך הם הישגי העבר, הנכסים הפיזיים הם ההווה, נכסי הידע הם מנוע הצמיחה לעתיד. ידע הוא מופשט ובלתי מוחשי, כמו אוויר. הוא גם חיוני להישרדות ארגונית כפי שאוויר חיוני לנשימה
– אביגדור שרון
