בחודש יוני 2020 יצא הדוח האחרון של חברת Forester – אשר מנתח את מצב שוק הפורטלים הארגוניים ובודק מיהן החברות המובילות בקטגוריות כלים לאינראנט ארגוני – פורטל ארגוני.
The Forrester Wave™: Intranet Platforms, Q2 2020 is an essential guide for organizations developing their digital workplace strategies and assessing intranet platforms and service providers.
בתחילת הדוח, מוצגת סקירה כללית של תחום הפורטלים הארגוניים
הדוח של פורסטר מעלה ממצא מדהים, הפורטל הארגוני הוא מהיישומים הפחות אהובים על העובדים בארגון. 66% מעובדי הידע מרוצים מחווית הפורטל הארגוני (אינטרא-נט) בהשוואה ליותר מ- 80% שמרוצים מכלי לוח השנה, מעבדי התמלילים, גיליונות אלקטרוניים, ודואר אלקטרוני.
ממה נובעת המגמה שאנשים אינם מרוצים מהפורטל הארגוני שבארגון שלהם?
הדוח מסביר כי הפורטל הארגוני נתפס במקרים רבים כמיושן, בעל יכולות מועטות ואינו מתאים לימים של עבודה מרחוק. מערכות אלו אינן גמישות מספיק כדי להתאים עצמם לשינויים בסביבה העסקית ובעיקר לשינויים שקרו בשוק העבודה מרחוק בעקבות משבר COVID-19. הדוח מציין כי מצב זה חייב להשתנות, ארגונים אשר שמים דגש על חוויות עובד מבינים ששיקולים בבחירת כלי עבודה לארגון משמעותיים מאוד.
מחקר נוסף של חברת פורסטר בנושא חווית עובד Forrester’s Employee Experience (EX) מצא קשר ישיר בין שביעות רצון מכלים טכנולוגיים לבין מחוברות עובדים. עובדים אשר מרגישים מחוברות גבוהה למקום עבודתם, מרוצים מאוד גם מכלי השיתופיות (Collaboration) שעומדים לרשותם ובעיקר על היכולת שלהם להגיע למידע שחשוב להם לביצוע עבודתם. אחת הדרישות של היום כוללות נגישות מהירה לתוכן בערוצים שנוח לעובדים לעבוד איתם בין אם זה ווב, מוביל, או חיבור לאפליקציות ארגוניות.
בהרבה מאוד פורטלים יש צוות קטן מאוד שמעדכן אותם ואז נוצר מצב בו התוכן הוא צוואר בקבוק תקוע בתהליכי אישור ארוכים ולא יעילים ובידי מספר מצומם של אנשים. בפורטלים מהדור החדש יש אוסף גדול של מומחי תוכן ומומחי תקשורת בארגון אשר הם אלו שאחראיים על התוכן וגם מפרסמים אותו בקלות, אין צורך בצוות ייעודי שתפקידו עדכון התוכן בפורטל אלה כל אחד יכול ללמוד לעשות זאת, וכך הפורטלים הרבה יותר רלוונטיים למה שקורה בארגון בפועל. מגמה נוספת היא מעבר לענן וחיבור הפורטל הארגוני לכלי פרודוקטיביות אחרים בארגון.
כתוצאה מכך, הדוח של פורסטר מציג מספר מגמות מרכזיות בתחום.
- התאמה אישית של חווית הפצת התוכן בארגון – התאמה אישית היא דו כיוונית – יצרני התוכן מכינים את התוכן לפי קהל היעד שלהם, ועובדים בארגון יכולים לעקוב אחר תוכן שמעניין אותם. ליצרני התוכן צריכה להיות גמישות רבה בעבודה שינויי של המערכת למשל להגדיר קבוצות ספציפיות בהתאם למאפייני תפקיד. למשל קבוצה של מנהלי חנויות קמעונאות באזור מסוים, מקבלים תוכן מותאם לתפקיד ולאזור במקום מיילים כללים שנשלחים מההנהלה לכל המנהלים. עובדים יכולים לעקוב אחר ערוצים שמעניינים אותם וקשורים לאזור, תפקיד או מיומנויות.
- גמישות בעיצוב ובממשקים של הכלים – מיתוג, עיצוב, תבניות של צבעים, נגישות לרוב נעשה בידי מעצבים גרפיים. בפורטלים הישנים נוצר צוואר בקבוק כאשר רק קבוצה קטנה של אנשים טכניים יכולים לעצב מחדש את הדפים והאתרים. גישה זו היא אחת הסיבות המרכזיות שהפורטלים אינם מתעדכנים מספיק מהר. בפורטלים החדשים יש מגוון של תבניות של אתרים, רכיבים, ווידג'טים וכל אחד עם מעט ניסיון טכני יכול לבנות דפים ואזורים חדשים וכך מאפשרים לפורטלים החדשים להיות רלוונטיים ובעלי יכולת תגובה לשינויים. ארגונים בהם העובדים ניידים (Deskless workers) מחפשים אפליקציות ארגוניות שניתן למתג אותן.
- לחבר את הכלים המרכזיים לפרודוקטיביות בארגון – ארגונים צריכים לחשוב טוב מהם המערכות הקריטיות בארגון שיש לחבר לפורטל הארגוני, לחבר מאגרי מידע, תכנים, חיפוש וכלי שיתוף. מידע חשוב על העובדים, ורשתות חברתיות ארגוניות הם יכולות נדרשות על ידי עובדים והנהלות רבות. תמיכה בכלים של זיהוי אחיד Single sign on לענן ולמכשירים הניידים הם נושאים חשובים מאוד.
התוצר המרכזי של הדוח הוא מיפוי של כל השחקנים השונים הקיימים בשוק ובחינה מיהם מובילי השוק, מי הם השחקנים המרכזיים ומי נמצא מאחור.
מתוך כל הדוח בחרתי להתייחס לפרשנות שלהם על מובילי השוק, וכן מוצרים נוספים שנעשה בהם שימוש בישראל.
לחצו כאן להורדת הדוח המלא
מובילי שוק:
IglooSoftware – מובילה בתחום של תקשורת, עבודה שיתופית וזוהרת בימי משבר.
Igloo software היא אחת החברות עם מוצרי ענן בשלים בשוק, אשר מציעה פורטל ארגוני מלא כולל מגוון של פתרונות לצרכים ארגוניים שונים כגון תקשורת ארגונית, עובדים חדשים, כיכר העיר, וניהול הידע הארגוני. איגלו השקיעה רבות בהקמה של תשתית אשר מאפשרת לארגונים לגדול יחד איתה. איגלו צריכה להמשיך לייצר חדשנות ככל שנכנסים שחקנים חדשים לשוק. יתרונות מרכזיים תמחור פשוט, אינטגרציה טובה עם Microsoft Teams ועם כל מוצרי מיקרוספט וגוגל השונים. החברה מוציאה כל הזמן עדכונים ושיפורים למוצר.
אילו מציעה מגוון גדול של אפשרויות לעובדה שיתופית (Collaboration), יכולות רבות לניהול תכנים, וכלים טובים לאדמיניסטרטורים המאפשרים חופש וגמישות ביצירת אזורים חדשים. החולשות שלה הן ביכולות AI/ML והתאמה אישית של החוויה ביחס לשחקנים החדשים שנכנסים לשוק. לקוחות נתנו ציונים גבוהים ליכולת עריכת תכנים, והיא מתאימה בעיקר לארגונים אשר מחפשים אוסף גדול של יכולות יחד עם גמישות בבניית פתרונות בהתאם לצרכים משתנים בשוק.
LumApps – מובילת שוק בתקשורת לעובדים ויכולות עיצוב
LumApps יש לקוחות גדולים מאוד ויכולים לתמוך ארגונים אשר עובדים עם הסביבה של גוגל או מיקרוסופט. היתרון הגדול שלהם הוא במרכז לתקשורת ארגונית, עבודה שיתופית וידע. לקוחות אשר עושים שימוש במוצר הענן שלהם מקבלים כל הזמן עדכונים למוצר. ישנה השקעה גדולה ב- AI וניתוח של נתונים אשר מציעים תובנות.
ללומאפס יש יכולות עיצוב גבוהות לנושא תקשורת ארגונית ופרופילים אישיים עשירים לעובדים. דפים ווידג'טים הם אבני הבניין. החולשות כוללות יכולת חיבור למערכות אחרות (API), קהילה של מפתחים. יכולות ה- AI/ML גם כן אינם מפותחים. לקוחות מרוצים מיכולות העריכה והעיצב אך פחות מחוויית החיפוש ודוחות. מוצר זה מתאים בעיקר לתקשורת ארגונית מחוברת לחבילה של גוגל או מיקרוסופט.
Simpplr – מובילת שוק ביכולות התאמה אישית, תקשורת ותוכן
Simpplr הוא מוצר ענן אשר מקבל חשיפה בעיקר בחברות טכנולוגיות וארגונים דיגיטליים. האסטרטגיה שלהם היא להרחיב את האנליטיקות ומחוברות. המוצר מתאפיין בחוויית משתמש טובה ותוכניות להמשך מבוססות על פידבקים מלקוחות. כמוצר ענן, יש קושי להוסיף פיתוחים על המוצר וה- API עדיין מוגבל ביכולות שמציע למפתחים.
החוזקות של סימפלר הן בנושא של תקשורת פנים ארגונית, יכולת ניהול ובקרה והתאמה אישית ברמה גבוהה. החולשות הן ביכולת לחבר מערכות ולהרחיב את המוצר באמצעות API. לקוחות מדווחים שהפתרון עבור תקשורת ארגונית הוא טוב.
שחקנים חזקים
Microsoft – חזקים במוצרי הבסיס חלשים בחוויית עובד פרסונלית
מיקרוסופט הוא שחקן מרכזי בנושא של תוכן, עבודה שיתופית (collaboration) ומוצרים לשיפור הפרודוקטיביות של העובדים, עם הטמעת בענן ובתוך הרשת הארגונית (on prem). מוצרי אופיס 365 ממשיכים להתפתח עם שירותים אשר מרחיבים את סל הפתרונות. הדגש האסטרטגי של מיקרוסופט לוקה בחסר מבחינת חווית שימוש מכיוון שהם ממשיכים למכור לאנשי מערכות מידע ולא לאנשי תקשורת פנים ארגונית. לאחרונה יש השקעה בנושא של גרפים, AI/ML לחבר בין תוכן לאנשים.
מיקרוסופט 365 מציעים אוסף של כלים לאחסון של תוכן ועבודה שיתופית אשר מתאים לצרכים של ארגונים גדולים. החולשות הוא חוסר יכולת לשלוט בהתאמה האישית של התוכן, חוסר עקביות לגבי דרך הניהול והבקרה על סוגי תוכן שונים ומעט מאוד כלים לניהול ובקרה של אדמיניסטרטורים. לקוחות מדווחים על שביעות רצון גדולה מיכולת עריכה של תכנים ומהתוכניות פיתוח העתידיות של המוצרים. התאמה אישית והתאמה למכשירים ניידים הם שני מקומות שדורשים שיפור. מיקרוסופט מתאימה לארגונים שרוצים ספק אחד לכל הנושא של תוכן, עבודה שיתופית ותקשורת ארגונית.
מתמודדים בשוק אבל לא מובילים
Atlassian – מובילה בנושא עבודה שיתופית אך פחות בנושא תקשורת פנים ארגונית.
המוצר המוביל של Atlassian בתחום הזה הוא Confluence – כלי וויקי חזק אשר נמצא בשימוש נרחב בניהול פרויקטים ובלכידה של ידע מקצועי בצורה גמישה ופתוחה. המוצר והאסטרטגיה שלהם בעתיד תיתן מענה טוב יותר לנושא של תקשורת ארגונית לאחר שיפתחו יכולות של AI כדי שיהיה קל יותר למצוא אנשים ותכנים בכל הארגון, ולא רק באזורי עבודה של צוותים או מחלקות. יחד עם זאת המיצוב שלהם בשוק צריך להתמקד יותר בקהל היעד של תקשורת פנים ארגונית ולא רק צוותים טכניים.
לחצו כאן להורדת הדוח המלא
לחצו כאן לניתוחי שוק נוספים
סרטון: הכלים המובילים בתחום שיתופיות
דו"ח חדש – כלים מובילים לעבודה שיתופית בארגונים (Enterprise Social Collaboration Solutions)
