בין ספטמבר לנובמבר 2022 ניתנה לי ההזדמנות להעביר מספר מפגשים של "סדנה לניהול קהילות פנים ארגוניות במדיה החברתית".
בכללית הקימו קבוצות פייסבוק סגורות של עובדי הכללית, חלקן הוקמו עוד ב- 2017 וחלקן עם פרוץ הקורונה בשנת 2019.

איריס ממן היא מנהלת ה- Social הפנים ארגוני בכללית, מובילה את הקבוצה המרכזית שנקראת "יחד בכללית" שמונה כ- 15,000 חברים ומסייעת לעוד קבוצות לפי מחוזות ובתי חולים.

בסדנאות שלנו השתתפו הצוותים אשר אחראיים על הקבוצות הללו – חלקם דוברי המחוז או בית החולים, אנשים שאחראיים על Social חיצוני וגם פנימי או נציגים שונים בארגון שלקחו על עצמם את המשימה הזאת. אצל כולם ניהול קהילה פנים ארגונית הוא רק אחד מתוך מגוון דברים שהם עושים. בקבוצה היו נציגים של יחידות ארגוניות שונות: מחוז מרכז, מחוז ת"א, מחוז צפון ועוד.. ונציגים של בתי חולים שונים כגון בלינסון, סורוקה, כרמל ועוד.

אז אתם בטח שואלים את עצמכם מה עשינו יחד?

המפגשים עסקו בנושא של קהילות הפנים ארגוניות, מתן כלים ודוגמאות לנושאים שיש לשים אליהם דגש והרבה הרבה שיח משתף בין המשתתפים בקבוצה. בזכות זה שכולם כבר מנהלי קהילות בפועל, וחלק מהקהילות יש יותר פעילויות מאחרות שוחחנו על אתגרים שונים בתהליך ההטמעה היה הרבה שיתוף בידע מהניסיון והמלצות של המשתתפים.

כמה נושאים עליהם דיברנו:

הצורך:

במחוזות השונים ובבתי החולים מידע רב מופץ במייל, אך המידע הזה מופץ בצורה חד כיוונית ואינו מאפשר תגובות של אנשים מהשטח, בנוסף, עובדים רבים לא קוראים את המיילים שנלחים על ידי הארגון, אתגר נוסף הוא הרצון לשמור על קשר עם עובדים שסיימו לעבוד בכללית ושייכים לקבוצות של גימלאים של הכללית ולכן עלה הרעיון להקים קבוצות של עובדים וגמלאים. המטרה המרכזית היא לחזק את הקשר בין העובדים, לחזק את תחושת השייכות ולאפשר לעובדים להיות פעילים, תורמים ולשתף.

מי הם חברי הקבוצה:

הקבוצות מנוהלות בפייסבוק ולכן אנשים צריכים לבקש להצטרף אליהם, אבל לא כל אחד יכול להצטרף ובתהליך הכניסה יש למלא מידע ארגוני כדי לוודא שרק עובדים נמצאים שם.

עם הזמן עלתה גם בקשה של גמלאים להצטרף לקבוצות הללו כאמצע לשמירה על קשר עם החברים בארגון להשתתף ולהתנדב בפעילויות שונות שמתארגנות בתי החולים והמחוזות השונים. עוד סוג של קהל יעד הוא עובדים הזמניים למשל בנות השירות. אוכלוסייה זאת היא אוכלוסייה צעירה אשר קל להם יותר לשתף ברשתות חברתיות, ויש מקומות שבהן גם הן חלק מהקהילה.

אחת השאלות שעסקנו בה היא איך מביאים את האנשים לקבוצה, מכיוון שזאת קבוצה שאנשים מבקשים להצטרף אליה, חשוב כל הזמן לתקשר את הקבוצה, לשתף בדברים שקוראים בקבוצה גם בערוצים אחרים ולפעול להגדיל את מעגלי החברים. כיום יש במרבית הקבוצות כ- 50% מקהל היעד של עובדים באותו אזור וזה בהחלט מאוד מרשים, יחד עם זאת שוחחנו רבות על איך מביאים עוד אנשים להצטרף לשיח הארגוני.

מטרות קהילות העובדים:

חיבור בין עובדי המחוז / בית החולים
חיבור בין גמלאים לעובדים
פלטפורמה לעדכונים שוטפים
שיתוף בעשייה, חוויות, פירגונים
יצירת מעורבות, תחושת שייכות וגאווה מקומית
קידום מקצוענות בתי החולים

אילו תכנים מייצרים מחוברות ארגונית?

במהלך המפגשים דנו הרבה בשאלה איזה סוגים של תכנים יכולים לתרום ולחזק את המטרות הללו, ואיך נכון לארגן ולבנות את התכנים הללו.

עלו שלל של דוגמאות נושאים כגון:

סיפורי הצלחה רפואיים
קידומים של אנשי צוות
שיתופים של אנשי צוות ומחלקות על ימי כיף, ימי גיבוש ועוד
"זרקורים" על הצוות: פרגונים על מינויים, זכיות ב'גביע החודש', סיפורים אישיים, תודות של מטופלים
עדכונים על סיפורי הצלחה של בית החולים מזווית בית החולים (ניתוחים נדירים, הליכים מאתגרים, מכשור חדשני)
סיפורי הצלחה של ביה"ח מזווית המטופל (כסיפור אישי של מטופל שמראה את היכולות של ביה"ח)
התייחסות וחיבור לימים מרכזיים בלוח השנה כגון יום המשק, יום המודעות לסרטן השד, יום הרנטגנאים ועוד ימים לאומיים ואוניברסליים בתחום הרפואה
עדכון ושיקוף שיתופי פעולה עם הקהילה ועם בתי חולים אחרים

אלו עקרונות מנחים מייצרים מחוברות ארגונית בכללית?

גאווה ארגונית: בכללית יש המון עשייה רפואית מקצועית מאוד, אנשים עובדים קשה, בעיקר בימי הקורונה הצוותים הרפואיים עלו לכותרות, המקום הזה הוא המקום שלהם לפרגן על פעילויות שאנשים עושים, להביא את הטוב שעושה עולם הרפואה לקדמת הבמה, לייצר גאווה ארגונית, לחזק את תחושת השייכות של העובדים לארגון ולהוכיר את העובדים של הארגון על העשייה שלהם.

לתת מקום לעובדים להביא כישרונות לידי ביטוי: נציגי בית חולים סורוקה למשל סיפרו על פעילות שנעשתה בבית החולים לחיבור של העובדים. מטרת הפעילות הייתה לאפשר לעובדי בית החולים להביא את עצמם לידי ביטוי במשך חודש אחד הציעו לעובדים שונים להעביר סדנאות לצוות בנושא שמעניין אותם – אפיה, שזירת פרחים, בישול, טיפול בציפורניים ועוד… בכל סדנא כזאת השתתפו כ- 20 עובדים אשר למדו יחד עם עובדים אחרים איך עושים זאת, הפעילות הזאת הרחיבה את ההיכרות בין העובדים ותרמה רבות לתחושה שאנו יכולים להביא עוד צדדים של החיים שלנו לתך בית החולים, מעבר כמובן לצדדים הרפואיים.

הנה הסרטון – מחוברים בסורוקה – שמספר על הפעילות

תכנים של מומחים בארגון: המשתתפים סיפרו על תוכן שעבד טוב והתחיל במהלך הקורונה וממשיך גם היום – צוותים של פיזיותרפיסטים ותזונאים מפרסמים אחת לשבוע טיפ שבועי או סרטון קצר של איך לעשות כושר בבית (בימי קורונה ובכלל) וטיפים בנושא של בריאות. תכנים אלו זוכים למעורבות גדולה של הקהילה.

חיבור פעילויות לתאריכים חשובים: באמצעות הכנת גאנט ותוכנית עבודה לפעילויות בעולם הרפואי כגון: שבוע מודעות לסרטן השד, יום הבינלאומי לאנשים עם מוגבלויות, יום הילד הבינלאומי, יום האיידס ועוד… אילו ימים משמעותיים במהלך השנה אשר ניתן לרכז מסביבם פעילות בקהילה אשר מביאה גם את החיבור לפן המקצועי וגם את החיבור לפן האישי. הטוויסט המיוחד שעליו דיברנו הוא להביא את הקול של הקהילה במקום הזה – כאמצעי ליצירת מחוברות של העובדים – להביא את סיפורים של עובדים בכללית עם מוגבלויות, או עובדים שהתמודדו עם מחלה, או כל דבר אחד אשר משלב בין הפעילות המוצעת לבין העצמה של העובדים.

הזמר במסכה: אחד בתי חולים עשו מספר חידות מבוססות על תוכנית הטלוויזיה זמר במסכה – חידות ורמזים.

ביקור בית: ראיונות עם עובדים שונים בבית שלהם, עובדים מספרים את סיפור שלהם, ראיון מובנה קצר אשר יכול לעסוק בשאלות כגון: מה הביא אותך למקצוע? יחד עם הצצה לבית והמשפחה, הבישולים, הסביבה הביתית, והילדים ועוד. חיבור כזה בין העולם המקצועי לעולם האישי גם הוא מגדיל את המחוברות של העובדים.

פתיחת ערוצים לשאלות עם הקהילה:

אחד הדברים שתרגלנו בקורס הוא נושא של חוכמת ההמונים ושאלות מעצימות כאמצעי ליצירת מחוברות כלומר, לפתוח שאלה לחברי הקהילה על נושא מסוים שיעלו רעיונות וישתתפו. חלק מהקבוצות לקחו את זה למקום של לשאול את חברי הקהילה מה הנושאים שמעניינים אותם, מה הם היו רוצים לקבל מהקבוצה ואחרים ניצלו את ההזדמנות לבחור יחד שם חדש לקבוצה..

בחלק מהקבוצות יצאו בסקר לבחירה לחידוש שם הקבוצה. מעניין מאוד לציין שרוב הקבוצות שבחרו להחליף את השם הרב בחרו להוסיף לשם שלהם את המילה "משפחה" כלומר, העובדים מרגישים שהקבוצה מחזקת להם את תחושת המשפחתיות והשייכות למקום העבודה.

כללים ונורמות בקבוצה:

הרבה דיברנו על מה מותר ומה אסור שיתקיים בקבוצה, איזה שיח אנו מעודדים ואיזה פחות, איך אנו גורמים לחברי הקבוצה להיות פעילים ולהגיב וגם אילו דברים אנו לא מאשרים ולא רוצים לראות בקבוצה ואיך אנו עושים זאת. גיבשנו יחד עם הצוות את העקרונות הייחודיים להם בקבוצות שלהם ודנו במקרים שונים של פוסטים או תגובות שאינם הולמים.

מעורבות של חברי הקהילה:

אחד האתגרים המרכזיים הוא לדאוג כל הזמן למעורבות של חברי הקבוצה, ביצירה של תוכן, פרסום של פוסטים על פעילות שנעשית במרפאה מסוימת או במחלקה מסוימת בבית החולים, וגם כמובן לראות שאנשים מגיבים, קוראים ומתעניינים בתכנים. הרבה עסקנו בשאלות אלו וחשבנו יחד על דרכים שונות בהם ניתן להגדיל את המעורבות של העובדים החל מהדרכה של איך להעלות תכנים ולעזור לאנשים בפעמים הראשונות לכתוב פוסטים, זיהוי רפרנטים ואנשים שאוהבים לשתף ביחידות השונות ולבנות אותם כצוות מוביל, לייצר תכנים אשר מניעים פעולה, לשתף בסיפורים אישיים של עובדים ולפרסם על הפעילות בקהילה גם בערוצים נוספים.

לסיכום:

הקבוצות האלה הן באמת קבוצות מדהימות, בכל יום עולים פוסטים בקבוצות השונות אשר יוצרים תחושה של מחוברות של העובדים, תחושה שעובדים יכולים לדעת מה קורה במקומות אחרים בארגון, להתעדכן, לשתף, להתייעץ, וגם להביא את עצמם לידי ביטוי, לייצר מקום בו ניתן להכיר את התרומה של כל אחד ואחד מהעובדים למען המטרות המשותפות בשוטף ובימי הקורונה כשהצוותים הרפואיים עבדו מסביב לשעון. עובדים רבים דיווחו כי הקהילות הללו מחזקות את הקשרים ואפשרות יצירה של חיבורים בין צוותים ומחלקות שונות.