הפוסט הזה נכתב ביום שני, 24/12/07, 22:18
15 תגובות היו עליו בבלוג ב- cafe themarker – לא על הידע לבדו
הפעם אני רוצה להיות יותר פרקטית ומחוברת למורכבות של ניהול תהליכים בתעשייה ובמיוחד ניהול פרויקטים של מערכות טכנולוגיות.
בפוסט הזה אדבר על היתרונות של הפיכת ניהול הידע כחלק אינטגראלי מביצוע הפרויקט וכך יש סיכוי גדול שיהיה בעל תרומה משמעותית. – קוראים לזה "שולחנות עבודה".
אקח למשל לדוגמא מקרה בו צוות פועל יחד לפיתוח של מערכת טכנולוגית במסגרת פרוייקט.
- אז יש לנו בפרוייקט את הצוות המפתח
- ויש לנו את המשתמשים שאמורים לעשות שימוש בתוכנה
- ויש לנו מנהלים שמעורבים ברמת העל ומייצרים את הדרישות,
- ויש את אנשי התשתיות שצריכים לתמוך בפרוייקט,
- לא שכחנו את הבודקים שיבדקו את העמידה בסטנדרטים ארגוניים של המוצר,
- ואפילו המוקד אשר יתן סיוע ראשוני למשתמשים לאחר השקת הפרוייקט.
כל אילו יחד הם הצוות הרחב יותר שעוסק בפרוייקט.
ארגונים רבים משקיעים משאבים רבים ביצירת הסינכרון בין הגורמים השונים.
פעמים רבות, פרוייקטים קמים או נופלים על תהליכי סינכרון אילו.
איך יוצרים סינכרון בין כל כך הרבה גורמים?
איך דואגים שהמוצר המיוצר אכן יענה על דרישות המשתמשים?
איך מנהלים טוב יותר את כל התהליך המורכב הזה?
אחד הכלים המרכזיים אשר יכולים לסיע בתהליך הזה הוא ניהול הידע של הפרוייקט.
בפועל נבנה איזה מקום בו ישמר כל הידע של השלבים השונים של הפרוייקט. איזה סביבה וירטואלית שתכיל את המסמכים – מסמכי הייזום, האפיון, והבדיקות. אבל לא רק את הידע הפורמלי הזה.
יש עוד שכבות רבות של ידע שנצבר בתהליך – דרישות שניסו לתת להם מענה ולא הצליחו, בעיות שאיתם התמודדו בתהליך, תגובות והתייחסויות שונות בדרך ועוד ידע רב אשר נוצר בתהליך. כגון משימות שהוגדרו ובוצעו, שאלות שעלו וקיבלו מענה. ויש גם ידע שנוצר באינטראקציה בין הגורמים השונים הצוות.
אם כל הידע הזה יהיה מרוכז במקום אחד, ויהיה נגיש לכולם אז כולם ירוויחו מזה.
אם יהיה שיתוף בתהליך של כל הצוות הרחב הזה אז כולם יבינו טוב יותר את העילוצים איתם התמודדו.
- צוות הפיתוח ידע להבחין מה מתוך דירשות המשתמשים הוא קריטי ומה פחות קריטי.
- אנשי הבדיקות ידעו איפה המקומות שחשוב לבדוק,
- אנשי תשתיות ידעו איך להערך למערכת החדשה מבחינה תשתיתית
- המשתמשים יבינו טוב יותר למה התקבלו החלטות כאילו או אחרות
- והמנהלים יקבלו תמונת מצב עדכנית בכל שלב על קצב התקדמות הפרוייקט.
שיתוף בידע, וניהול הידע יתן ערך מוסף משמעותי לכולם.
בוא נייצר תמונה מורכבת יותר של הפרוייקט – נגיד שהפיתוח יושב בישראל, צוות הבדיקות בארה"ב והמשתמשים בבריסל.
איך ננהל אז את התהליך?
ברוב הארגונים מנהלים את התהליך הזה במיילים – ואז יש המון מיילים שעוברים בין הגופים השונים. חלקם מקבלים מענה מיידי וחלקם – נערמים להם בתוך עשרות המיילים שכל אחד מאיתנו מקבל מידי יום.
- במייל קשה הרבה יותר למצוא את כל התכתובות והמסמכים שהועברו.
- כל אחד שומר את המסמכים שהוא חושב שהם רלוונטיים מקומית אצלו במחשב.
- הידע על הפרוייקט מנוהל בכפילות אצל כל אחד. חלקם שומרים הכל, חלקם שומרים קצת – וחלקם לא שומרים כלל.
יש ארגוני שמשתמים בכלים לניהול פרוייקטים כדוגמת MS Project, אבל כל מי שמשתמש בכלים אילו יודע שהם מתאימים רק לתיכנון עיקרי המשימות של הפרוייקט, אבל כשבאים לפרט את המשימות הכלליות לדברים אופרטיביים – הכלים הללו לא עונים על הצורך.
המטרה של ניהול הידע של הפרוייקט היא להפוך את הידע לחלק מתוך תהליכי העבודה הקבועים של הצוות. הידע מחובר לעשייה היום יומית.
כאשר הידע הוא חלק מהתהליך – יש סיכוי גדול שיהיה משמעותי. קוראים לזה "שולחנות עבודה".
אילו קשיים נתקלתם בניהול פרויקטים?
האם אתם חושבים שניהול הידע יכול לשפר את הניהול של הפרויקט?
על מה נופלים עיקר הפרויקטים?
לחצו לקריאת 15 תגובות
