בכנס ניהול הידע האחרון שהתקיים ב- 30 במרץ 2015 העברתי סדנא בנושא של רשתות חברתיות לארגונים במסגרת הכנס השנתי של פורום ניהול הידע בישראל
הסדנא הייתה סוג של דיון בו השתתפו מומחים מארגונים מובילים במשק כגון רפאל, הטכניון, Nice, אנשי אקדמיה ויועצים לניהול ידע ועוד..
הדיון היה פורה ומלמד מאוד והוצגו בו מספר נושאים אשר באמת חשוב לשים עליהם אח הדגש ולהסתכל עליהם לעומק.
אחת האמירות המרכזיות שעלתה מהדיון היא שרשת חברתית הוא משהו אשר משפר את התקשורת בארגון , רשת חברתית אמיתית מאפשרת לכל אחד להגיב, לשתף, לתרום מהידע והניסיון שלו.
לתפיסת אחד המשתתפים בסדנא העקרונות הבסיסיים ביותר המובילים כמעט את כל הארגונים הם עקרונות של שליטה, בקרה והיררכיה ארגונית. רשת חברתית לעומת זאת הוא כלי אשר שובר היררכיות ארגוניות. למשל, אחת הדוגמאות היא שבארגון "מסורתי" החלטות מתקבלות לפי מדרג ניהולי בכיר – המנהל הבכיר מוריד הוראות לכפופים לו, רשת חברית היא דבר שטוח, למנהל ולעובדים אותו כוח, התופעה הזו מקצינה אם הרשת החברתית מושפעת ממקצועיות – פעמים רבות עובדים מקצועיים הופכים להיות פעילים מאוד ברשת החברתית, אפילו יותר מאשר המנהלים שלהם. נושא זה יכול להעמיד את המנהל במצב של איום על המקצועיות והסמכות הניהולית שלו.
האם גם אתם מסכימים לתובנות אילו?
אני בדיאלוג עם עצמי בנושא הזה, ברמה הפשוטה – כן יש אמת באמירות הללו, אך מנהלים היום לא מתנהלים רק מתוקף הסמכות הניהולית שניתנה להם, ישנם גם הרבה מאוד תכונות נוספות כגון יכולת לתת לעובדים להתפתח ולהתמקצע, מנהל כמנהיג ומוביל ועוד אמירות בכיוון הזה.
נושא אחר אשר עלה לדיון היה ההנהלה – מעורבות ההנהלה בתהליכי שיתוף והמשמעות של ה"כן".
מעורבות הנהלה בתהליכים של שיתוף הועלו בתור נושא שהוא קריטי, חשוב שההנהלה תיתן גב לתהליכים אילו תעודד ותתגמל אותם, אחרת סיכויי ההצלחה נמוכים, יחד עם זאת, האם ההנהלה מבינה שברגע שהוא מאפשרת תהליכים שצומחים מהשטח היא בעצם משחררת שליטה על מה נאמר ומה נעשה? האם ההנהלה מודעת למשמעויות הללו?
אחת המשתתפות בסדנא סיפרה על חוויה אישית שלה בהקשר הזה – כחלק מתפקידה היא ניהולה את דף הפייסבוק של היחידה בה עבדה, ומטרת הדף הזה ליצר עניין ומודעות לפעילויות שמתקיימות ביחידה אצל קהל היעד הרלוונטי. העובדת העלתה באופן קבוע פוסטים לדף, שיתפה בהמלצות וענתה על שאלות.
עד שיום אחד – היא העלתה פוסט מעט מוחצן, עם תמונות של הצוות והזמנה להגיע לאירוע שהתקיים. הפוסט עורר הדים רבים וכתוצאה מכך לאירוע הגיעו הרבה מאוד אנשים, מה שלכאורה השיג את מטרת הפוסט, אך…. ההנהלה ראתה את הפוסט וטענה שאינו מכבד את הארגון ופעילות הארגון. חשוב לציין כי הפוסט הראה תמונה של הצוות עושים פרצוף מצחיק, לא היה בו ערום, לא היה בו פגיעה ישירה בשום גורם, אבל כן, הייתה קצת ציניות, קצת צחוק, וקצת הסתכלות על העולם מזווית אחרת.
ההשלכות לא איחרו לבוא, ההנהלה לא ראתה את פרסום הפוסט בעיין יפה ולאחר שהוגדרו קריטריונים של מה מותר ומה אסור לפרסם נקבע גם כי כל פוסט יעלה לאוויר רק לאחר אישור של ההנהלה….
מה אתם אומרים? האם ההנהלה מגבילה את "חופש הביטוי" ומשתמשת בסמכות שלה "לניהול, שליטה ובקרה"? אם אתם הייתם שם איך הייתם פועלים? האם העובדת תמשיך לשתף בצורה יצירתית?
אני בדיאלוג עם עצמי בעניין – מצד אחד בכל שנותיי בתחום של ניהול הידע בו הייתי שותפה לאין ספור תהליכים של שיתוף עובדים, מקרים בודדים בלבד עובד (אשר מזדהה עם שם המשתמש שלו) כתב דברים אשר יפגעו בו או במנהליו או כתב איזה שהיא השמצה כלשהי. גם במקרה שלהלן, העובדת רצתה לייצר תהודה לאירוע, אך אני בטוחה שלא הייתה לה כוונה לפגוע במנהלים שלה.
דבר אחד ברור מאוד, כאשר פותחים את הערוץ הזה של תקשורת בו כל העובדים יכולים להגיב, לכתוב ולשתף, חשוב מאוד לדעת להקשיב. להבין, ולהיות פתוחים. אני מסכימה עם האמירה העקרונית שכאשר פותחים תהליכי שיתוף אנו יודעים איפה הם מתחילים אבל לא תמיד ברור לנו איפה הם יסתיימו, נהפוכהו, העובדים, ההנהלה, הלקוחות הספקים רצוי שיהיו פתוחים לכך שנושאים אשר היו ברורים מוגדרים אולי פתאום בעקבות תגובות מהשטח ישתנו, יקבלו כיוון אחר, כיוון שמתאים יותר למה שהשטח מבקש, לסביבה העסקית והארגונית. הרי זוהי כל מטרת השיתוף, להיות פתוחים וקשובים יותר לסביבה בה אנו פועלים.
נושא נוסף שדובר עליו הוא איך מתאימים פתרונות כאלו לעולם הארגוני, כלומר עם לוקחים את נקודת ההנחה הראשונה שהועלתה – רשת חברתית שוברת היררכיה ארגונית, יחד עם חשיבות תמיכת ההנהלה בתהליכים כאלה אז איפה נכון לייצר תהליכי שיתוף?
זה כל הסוד – להגדיר את המסגרת של השיתוף, להגדיר על אילו נושאים אנו מעוניינים לקבל משוב והתייחסות מהשטח, ועל אילו נושאים לא, להגדיר מה מותר ומה אסור לעשות, וכן, קצת להקטין את "חופש הביטוי", "שבירת הגבולות היררכיים" למציאות הארגונית. כדי שהרשת תתמוך במטרות של הארגון, תקדם אותו, כדי שהדיאלוג יקדם את פעילות הארגון ולא להפך.
אז רשת חברתית בתוך ארגון הוא מקום עם חופש להגיב, לשתף, לדבר, להתייחס, לנושאים אשר הוגדרו מראש על ידי הארגון. למקום בהם תהליכי שיתוף פותרים בעיה עסקית, למקומות בהם יש ספונסר המעוניין לקדם את תהליכי השיתוף, למקומות בהם השיתוף ייתן ערך עסקי כלכלי לארגון.
במהלך הדיון עלו גם נושאים נוספים כגון מה המשמעות של הצלחה של אדם אחד או של קבוצה ברשת החברתית, מי האנשים שייקחו חלק ברשת החברתית, איך נמדוד את ההצלחה של הרשת ועוד שאלות וסוגיות לגבי איך זה בעצם משנה את התקשורת בתוך הארגון ועם הלקוחות הספקים של הארגון.
לסיכום – אולי הכי חשוב – רשת חברתית תצליח כאשר אנו יכולים להגדיר בעיה שאנו רוצים לפתור או לתת לה מענה – מקום או נקודה בו אנו חושבים שדווקא לשמוע את כולם – ייתן לנו ערך.
אחד העקרונות עליהם מדובר לאחרונה הוא working out loud – WOL – לעבוד בקול רם – כלומר לעבוד בתוך המדיה החברתית בה יש תהודה לדברים שאתה עובד עליהם, מקום בו קיימת ההבנה הבסיסית ביותר – השלם הוא יותר מסך חלקיו, ולי בתור אדם פרטי לעולם לא תהיה ראייה רחבה והבנה עמוקה של נושא כמו שיש לקבוצה. אז בוא ניקח את הרשת החברתית הזו למקומות שהיא נכונה, למקומות בה הקבוצה והעבודה הקולברטיבית שיתופית נותנת ערך לארגון, נותנת לארגון יותר ממה שיש לכל אחד להציע. שם רשת חברתית תצלחי, שם היא תביא ערך ושם היא צריכה להתקיים.
