פעמים רבות, כשאנו יוצאים לדרך להקים פורטל ארגוני או סביבת עבודה דיגיטלית שיתופית בארגון, יש לנו תמונה בראש של מה היינו רוצים שיהיה ויקרה שם.
אנחנו מדמיינים לנו את סביבת העבודה האידיאלית, שתהיה קלה, ברורה, מעניינת, כזו שכולם ישתמשו בה, ואז באמצע אנו נזכרים בכל הפורטלים הארגוניים שראינו במקומות עבודה קודמים – פילים לבנים גדולים, מסובכים ומשמימים. אולי היה בהם תוכן אבל היה קשה למצוא את מה שחשוב באמת ולא קרה שם ממש כלום. גם אם היתה קצת התלהבות בהתחלה, בסוף אף אחד לא נכנס לשם.
את זה אני לא רוצה לעשות בארגון שלי – לא זאת הכוונה…..
המפתח הוא איך לבחור ולתכנן את הפורטל הנכון. אבל השלב של בחינה של מוצרים ופתרונות הוא שלב מאוד מבלבל וקל מאוד לטעות וללכת בו לאיבוד..
אז אנו שוב מנסים לייצר את התמונה של מה כן היינו רוצים… אבל זה פתאום קשה. רגע, זה מקום לתקשורת או למידע? זה מקום שרק כותבים בו top down או שנותנים לידע לצמוח מלמטה bottom – up. זה מקום לעבדה או לכיף, לידע מקצועי או לשירותים לעובדים?
זאת תמונה המורכבת מהרבה מאוד פרטים שונים, ולא ברור לנו עד כמה הם תלויים האחד בשני, ועד כמה הם ברורים. אולי מה שחשוב הוא שזה יהיה יפה ואסתטי, אולי הכי חשוב זה התכנים, ואז עם מי נתחיל? האם צריך עם כולם יחד או רק עם חלק?
בשלב הראשון יש הרבה מאוד דברים פתוחים. כמעט לכל דבר שנרצה לעשות, יש לפחות 3 או יותר דרכים שונות בהם ניתן לנקוט.
ואז אנו מתחילים להסתכל על כלים שונים ודרכים שונות – וכל כלי אומר – לי יש את הפתרון. אם תשתמשו בי, הכל יהיה הרבה יותר קל, נוח ונעים. והכלי השני – אומר בדיוק אותו דבר, אבל בכל זאת, זה שונה…. יש כלים שונים שהם בפוקוסים שונים, באחד, המסמכים הם המרכז. באחר, זה הבניית תכנים לפי תבניות (כמו במוצרים שמתמקדים במוקדי שירות) יש כאלה שהדגש הוא על השיתופיות – כלי הווטצאפ הארגוני השונים, ויש כאלה שהדגש בהם הוא על העברה של ידע והנגשה שלו. אחד מתחבר ל- google, השני למיקרוסופט והשלישי לכולם יחד… אז איך נדע איך להתקדם?
איך יוצאים מתוך הפלונטר הזה?
כדי להמשיך ולהתקדם בראש צלול ובוטח בהקמה של פורטל, אחד הדברים שיכולים לעזור הוא לחשוב שוב עם אנשים נוספים. לחשוב יחד עם אנשים מקצועיים, על מספר היבטים שונים:
תרבות ארגונית – איזה תרבות אנו רוצים לתקשר? האם אנו רוצים לתת לכל אחד את האופציה להיות שותף, לשאול ולהגיב לאחרים? האם אנו רוצים שהעובדים רק יקראו אבל לא יגיבו? האם אנו רוצים לקיים תרבות של ארגון לומד? אילו כלים ומנגנונים יש לנו כדי לעודד את השינוי הזה? האם אנו רוצים לעודד את השיתוף ואת התקשורת בארגון בכל הרמות? האם יש תהליכי עבודה שאנו יכולים לשפר אותם בצורה משמעותית?
אחרי שנענה על כמה מהשאלות האלה, נוכל להתקדם עוד צעד. אין צורך לנסות לשנות תרבות ארגונית. פשוט לבחור את מה שיהיה מתאים, שימושי ומוצלח בהקשר המתאים לנו.
תכנים – אילו תכנים אנשים מחפשים הכי הרבה ולא מוצאים? אילו תכנים חסרים לאנשים? על אילו תכנים אנשים מבזבזים הרבה זמן?
אם נדע מה אנשים מחפשים ולא מוצאים – מצאנו פה ידע שהוא בעל ערך. ואם אנו שומעים את אותו הדבר מקבוצה של אנשים – על אחת כמה וכמה….
אנשים – אוו.. זה אחד האתגרים הגדולים שלנו ועל אנשים ניתן להסתכל ברמות שונות – האם האנשים בארגון שלנו גמישים ומקבלים שינויים בקלות? גם כאן, תחשבו איך האינטרנט משנה לנו כל הזמן את הדרך בה אנו צורכים מידע.
האם המנהלים יתמכו בתהליך הזה? ומי הם האנשים שאנו יכולים לסמוך עליהם שירוצו קדימה?
אם אנחנו יודעים לענות אפילו רק על חלק מהשאלות ששאלנו כאן, אז אולי סוף סוף נדע גם איזה טכנולוגיה לבחור.
טכנולוגיה – מה באמת אנו רוצים וצריכים? אילו רכיבים, איזה גמישות נדרשת מהכלי, אילו חיבורים לתוך המערכות הארגוניות? מה מתוך כל זה הוא לשלב הראשון, ומה לשלבים הבאים?
כשאנו מגיעים מבושלים, כבר יותר, קל יותר לבחור. עדיין, לכל טכנולוגיה יש את הכיוון שלה, וצריך לייצר איזון בין מה שאנו רוצים וצריכים לבין מה שהמוצר מציע, לייצר את המקום הזה שמבין שהעולם הוא מלא במגבלות, ולעולם לא נמצא את הבן זוג המושלם, יחד עם – זה מה יש ועם זה ננצח…
אז אם גם אתם מבולבלים בתוך התהליך הזה, אנו פה כדי לסייע לעשות סדר. לקחת את הרעיונות והמחשבות שלכם ושל אנשים אחרים בארגון, לארגן אותם, לתעדף אותם, לסדר אותם ולעזור לכם להחליט! מסע הישרדות של 20 שנה בפורטלים ארגוניים פיתח לנו חושים שעוזרים וניסיון כמו של מדריכים במסעות טבע אתגריים.
ואז להתקדם שלב אחר שלב עד שיהיה משהו טוב, יפה, מלא תוכן ובעיקר עובד!
