בכל שנה אני נוסעת לכנס בארה"ב כדי לשמוע איך ארגונים בעולם ובעיקר בארה"ב משתמשים בסביבות העבודה הדיגיטליות שלהם. השנה, חסכתי זמן טיסה ומלון לארה"ב והשתתפתי בכנס וירטואלי של חברת igloo software . השנה הייתה שנה מאוד טובה עבורם, הם פרצו לשוק וצברו המון לקוחות חדשים, חלקם ממש לפני הקורונה וחלקם במהלך הקורונה.

למה דווקא בימים אלו, כי היום יותר מתמיד הנושא הזה של מחוברות של עובדים עומד על סדר היום של ארגונים, בהם פתאום כולם בכל העולם נדרשים לעבוד מהבית, והנושא של איך לשמור על הלכידות של האנשים הופכת להיות קריטית יותר ויותר.

רוב הארגונים שהציגו בכנס התמודדו עם הנושא של תקשורת ארגונית ומחוברות ארגונית כאשר הדגש הוא על יצירת "הבית הדיגיטלי" של העובדים. מקום בו ניתן להגיע לכל הכלים והמערכות השונות של הארגון וגם לקבל מידע על חדשות ועדכונים של הארגון, מרבית הארגונים הקימו אזורים מיוחדים לנושא הקורונה ושם הפיצו נהלים והנחיות מקצועיות ונתנו גם כלים לאורח חיים בריא, ומקום לעובדים לשתף קצת ממה שעובר עליהם בימים הללו של עבודה מהבית.

הייחודיות המרכזית בגישה של איגלו היא השילוב בין המידע הארגוני/מקצועי לבין המידע החברתי, תפיסה שאומרת שהעובדים היום בארגונים מצפים לקבל את שני הדברים הללו יחד באותו מקום והיו לכך אין ספור דוגמאות, בחרתי להביא סיפורים של שלושה ארגונים.

BMC – חברה טכנולוגית גלובלית – לחזק את הקשר עם העובדים

חברת BMC, חברת טכנולוגיה גלובלית שעובדת ב- 38 מדינות (שאגב יש להם כ- 400 עובדים בישראל) הקימו את סביבת העבודה הדיגיטלית MYBMC. הם עלו לאוויר בנובמבר 2020, בדיוק לפני שנה עם מספר נושאים מרכזיים:

• אזור מרכזי של חדשות ארגוניות – כתבות בפורמט של בלוגים שנכתבים על ידי תקשורת ארגונית ויחידות ארגוניות שונות)
• קישורים לכל הכלים והמערכות הארגוניות
• אזור של משאבי ידע מקצועיים שם מרכזים הרבה מאוד ידע מקצועי חשוב
• אזורים למחלקות – מחלקות שהיו מעוניינות הקימו אזורי עבודה למחלקה.

בתקופת הקורונה, בזמן קצר מאוד הם הקימו אזור שנקרא RemoteLife#  שמספק עדכונים לכל המידע החשוב בימים אלו, איך מדינות שונות הושפעו מהקורונה, מה עושים עם נסיעות בימי קורונה, מידע בנושא בריאות, בריאות נפשית ועוד.

הם גם יצרו מקום לשיתוף והזמינו את העובדים להעלות תמונות של סביבת העבודה החדשה שלהם בבית. איך הם עובדים ומה האתגרים שלהם בעבודה מהבית.

האזורים הללו זכו להצלחה רבה, אנשים מאוד נהנו לשתף מתוך השינוי הזה, והיכולת הזאת לשמור על קשר גם במרחב הדיגיטלי יצרה מקום של מחוברות של העובדים.

Tabula Rasa HealthCare – לחזק את הקשר עם העובדים

חברת TabulaRasa HealthCare  היא חברה טכנולוגית הפועלת בתחום הרפואי. היא מונה כ- 400 עובדים. החברה מספקת טכנולוגיה ופתרונות ספציפיים למטופלים ופתרונות המאפשרים לארגוני בריאות לייעל את חלוקת  התרופות. החברה מסייעת לשפר את תוצאות המטופלים, לצמצם אשפוזים, להוריד עלויות בריאות ומנהלים את הסיכון. אנו מספקים את הפתרונות שלנו באמצעות מערך מקיף של מוצרים ושירותים התומכים בטכנולוגיה לניהול סיכוני תרופות והתאמת סיכונים.

מרכז ידע מקצועי בנושא קורונה

בחברה מועסקים רופאים ואנשי רפואה רבים, לכן בתקופת הקורונה הם גייסו את ראש מנהל הבריאות Chief Medical Officer    שיכתוב בלוג הכולל מידע, עדכונים וחדשות בנושא הקורונה. בנוסף, הם יצרו מעיין מרכז מידע פנימי שמבוסס על ידע מקצועי, ידע בתחום של משאבי אנוש – נהלים והנחיות של איך לעבוד בימים אלו. יצרו אזור בו ניתן היה לשאול שאלות ולקבל מידע עדכני מרופאים ומומחים בנושא הקורונה.

מרכז חוויתי לזמן הקורונה

הארגון עבר לעבוד מהבית ואחד האתגרים היה לייצר מקום חברתי בימים אלו כדי לשמור על הלכידות של העובדים ולתת תחושה של יותר גמישות, אנושיות וחיבור לאתגרים של עבודה מהבית. לצורך מטרה זאת הם יצרו אזור חוויתי וכייפי אשר ריכז פעילויות שונות שאורגנו בזמן הזה – הרצאות בנושא mindfulness, אורח חיים בריא, הכנת שייקים, מפגשים יומיים של יוגה ומתחיות  ועוד..

פעילות נוספות היא צילום של חיות המחמד. בימים של עבודה במשרד היה מקובל להביא כלבים למקום העבודה, עכשיו העובדים הוזמנו להעלות תמונות של החיות שלהם בבית – הם השתמשו במיקרובלוג כמו פייסבוק כדי לאפשר לכל אחד לספר על חיות המחמד שלו – זה היה אחד האזורים הפעילים ואנשים נהנו לשתף ובעיקר לספר מה שלום הכלבים שהיו מגיעים לפני כן למשרד.

Baker Tilly US – לחזק את הקשר עם העובדים

Baker Tilly   היא חברת ייעוץ  פיננסית גלובלית העוסקת בנושא של ייעוץ כלכלי, מיסים, יעוץ פיננסי, ניהול חשבונות וייעוץ אסטרטגי. החברה מונה כ- 4000 עובדים בארה"ב ועוד כמה עשרות עשרות עובדים בישראל.

לחברה יש סביבת עבודה דיגיטלית אשר כוללת מידע לשוב לעובדים: בלוגים של חדשות ארגוניות, סיפורים של עובדים, דגשים אסטרטגיים ארגוניים,  רשימת כל המערכות והכלים בארגון (למשל ברשימה זאת הם הקפידו לתת למערכות שמות מניעות לפעולה כגון מערכת לניהול שעות ולא השם הטכני של המערכת),

הם מקפידים לספר הרבה סיפורים על העובדים, הארגון, האסטרטגיה והצוותים באמצעות ערוצים של בלוגים ארגוניים וכל זאת במטרה לייצר יותר מחוברות של העובדים, בימי שיגרה ובעיקר בימי העבודה מהבית בתקופת הקורונה. הם עובדים בשיטה מאוד מסודרת בהקשר הזה ומנהלים יומן ארגוני של התכנים ונושאי התוכן עליהם הם כותבים במהלך חודש ורבעון.

מרכז ידע לימי קורונה

איך שהתחילה מגפת הקורונה תוך מספר שעות הם הקימו מרכז ידע לנושא של קורונה מתבסס על תבניות קיימות של igloo. במרכז הידע רכזנו נהלים והנחיות עבודה בימים אלו של עבודה מרחוק.

דגשים חברתיים

אחת המטרות היתה לשלב בין המידע המקצועי למשהו שמחבר את העובדים ויוצר קשר בין עובדים שנמצאים מהבית. לקראת תחילת שנת הלימודים משאבי אנוש שלחו מתנות הביתה לכל המשפחות עם הילדים, וההורים שמחו להעלות תמונות של הילדים שלהם עם המתנות שקיבלו מהארגון.

אזור חברתי נוסף היה צילום של חיות מחמד וכל מיני תמונות של חתולים (זה כניראה תמיד עובד…) בכל מיני זויות מעניינות וכחלק משגרת העבודה מהבית.

אז מה אנו לומדים מדוגמאות אלו?

ברגע שמשבר הקורונה התחיל, ועולם העבודה שלנו השתנה, הארגונים נדרשו להביא משהו חדש, גמיש ולתת פיתרון לכל נושא של המחוברות הארגונים. ארגונים שונים בחרו לתת פיתרונות דומים לנושא הזה כאשר הרעיון המרכזי הוא שילוב של חדשות ועדכונים, נהלים והנחיות של איך עובדים בזמן הזה, ושילוב של פן חברתי – ריכזו של הרצאות או פעילויות הפוגה לעובדים, אפשרות לעובדים להעלות תמונות של סביבת העבודה שלהם מהבית, הילדים או בעלי חיים. כל אלו הם דוגמאות שמאפשרות לעובדים להביא את עצמם לידי ביטי, לחלוק באתגרים איתם מתמודדים ולהרגיש את המחוברות לארגון.

מה אתם עשיתם במהלך התקופה הזאת לחבר את העובדים? שתפו אותנו.

רוצים גם אתם לייצר מקומות כאלה של תקשורת ומחוברות של עובדים?

סביבת העבודה הדיגיטלית של איגלו תאפשר לכם לעשות בדיוק את זה לחצו לקבלת מידע נוסף