פרופ' אילן משולם פרסם שני מאמרים מרתקים בנושא של מחוברות ארגונית ותפקיד משאבי אנוש כגורם המקדם את מחוברות העובדים בארגון.
מחוברות עובדים – חלק ראשון: מהי מחוברות עובדים
מחוברות עובדים – חלק שני: תפקידה של יחידת משאבי אנוש
במאמרים אילו הוא מציין כי עובדים שהם מחוברים יותר לארגון, פועלים מתוך מוטיבציות פנימיות גדולות יותר, הם מעוניינים להשקיע ולבנות את תפקידם, ולתרום להתפתחות הארגון.
בנוסף, פרופ' משולם מציע מספר דרכים בהם מנהלי משאבי אנוש יכולים לעודד ולקדם את חיבור עובדיהם, מתוך רשימת הרעיונות המעולה שהוא מציג, בחרתי להתמקד במספר נושאים אותם ניתן לשפר באמצעות כלים דיגיטליים לשיפור התקשורת הארגונית.
- תקשורת פתוחה בכל רמות הארגון. עידוד תקשורת בכל דרך אפשרית
- העצמת עובדים- עירוב העובדים בהחלטות משפיעות על עבודתם.. מתן הזדמנות לביטוי ויצירה בעבודתם.
- מתן כבוד, הכרה והערכה לעובדים ולתרומתם לארגון, בהתעלמות ממעמדם או רמת השתייכותם הארגונית.
- שיתוף פעולה והדדיות חברתית- עידוד עבודת צוות , תגמולים צוותים, פעולות חברתיות ופנוי זמן למשפחה.
- עידוד יצירתיות וחדשנות- הסרת כל מכשול ועידוד לחדשנות תוך עידוד ללקיחת סיכונים.
כלים דיגיטליים לשיפור התקשורת הארגונית
כמעט לכולם כיום יש חשבון אישי בפייסבוק, וכולם מתקשרים בקבוצות What'sApp בחיים הפרטיים שלהם וגם בחיים המקצועיים.
קלות התקשורת בקבוצות אלו מאפשרת לכל אחד לשאול שאלות ולקבל תשובות והמלצות מחברים אחרים בקבוצה. הרבה מאוד ידע עובר בקלות ובזריזות בקבוצות השונות. לעיתים קרובות, גם הרבה ידע מקצועי ותקשורת שהיתה מתאימה יותר למדיום פנים ארגוני מתנהלכת ברשתות החברתיות באינטרנט, בשל הקלות הרבה בהקמתן ובשימוש בהן.
בתוך הכלים הנמצאים בשימוש יומיומי בארגון, המצב שונה. אנו משקיעים הרבה מאוד זמן למצוא את האדם הנכון בארגון שיודע לתת לנו תשובה, אנו מנהלים שיחות התייעצות באימייל בקבוצות גדולות, דבר שמכביד ומעמיס על העובדים, וגוזל זמן רב. אם עובדים רוצים לתרום מהידע והניסיון שלהם ולשתף, פעמים רבות אין את ההקשר או המקום בו הם יכולים לעשות זאת.
כלים דיגיטליים לתקשורת ארגונית יכולים להקל מאוד, לחסוך זמן ולאפשר תקשורת נוחה ויעילה. הם יכולים גם לאפשר לארגון ללכת צעד נוסף קדימה:
- המנכ"ל רוצה להנחיל את היעדים של הרבעון הקרוב. כיום צוות התקשורת מעלה את המצגת לפורטל הארגוני או שולח מייל לכל הארגון. במקום זאת, אפשר להעלות ישירות סרטון קצר בו המנכ"ל מספר על האסטרטגיה של הארגון לרבעון הקרוב, ומזמין את העובדים להגיב ולשתף
- מחלקת משאבי אנוש רוצה להכין את תכנית העבודה לרבעון הקרוב, ולתת מענה לצרכים מהשטח. כיום, נשלח מייל לכל העובדים, או מתקיימות שיחות עם מקורבים בשיחות מסדרון כדי לדעת מה כדאי לעשות. במקום זאת, מחלקת משאבי אנוש יכולה לפתוח קבוצה בו היא תזמין את כל העובדים להעלות רעיונות, לשתף, לתרום, להגיב, ולסמו "לייק" לרעיונות של עובדים אחרים, אולי אפילו לעשות סקר קצר.
- עובדים כל הזמן פונים למחלקת משאבי אנוש עם שאלות דומות לגבי תנאים, הטבות, זכויות וחובות ועוד. השאלות הללו מגיעות במיילים לאנשים שונים במחלקה, וכל פעם כותבים את אותם התשובות. אבל במקום זאת, ניתן לשאול שאלה בקבוצת משאבי אנוש ולתת את התשובה רק פעם אחת לכולם. עובדים חדשים כבר יוכלו באמצעות חיפוש מהיר ולמצוא תשובות שנשאלו בעבר.
- ניהול של אירועים – לייצר בקלות ובפשטות אירוע למסיבת פורים או הרמת כוסית לפסח ולהזמין את כל העובדים לאשר הגעה. ולאחר האירוע פשוט להעלות לשם את כל התמונות. ממש כמו שעושים בפייסבוק.
- סביבות עבודה לצוות או פרויקט – לייצר בקלות סביבת עבודה, כמו סביבת פייסבוק לצוות או לפרויקט מסוים, ושם לנהל את כל התקשורת שתהיה משותפת לכל חברי הצוות או הפרויקט. כך שאם מישהו חדש מצטרף לפרויקט הוא יכול במבט מהיר ללמוד על המצב של הפרויקט ועל הנושאים המרכזיים שנידונו בהם.
- חוכמת ההמונים בארגונים – להזמין את כולם לתרום מהידע והניסיון המקצועי שצברו בארגון, ולייצר פעילויות קצרות טווח בהם ישתפו בידע מקצועי רלוונטי. קראו עוד בנושא
כל הדוגמאות הללו הן יוזמות קלות לביצוע אשר יגדילו את המחוברות של העובדים לארגון, את התחושה הזו שיש לעובד מקום להביע את הידע והניסיון שלו, יש מקום בו הוא יכול להציע רעיונות ולהיות שותף לתהליכים במעגלים רחבים יותר של הארגון. אפשר לקחת את זה עוד צעד אחד קדימה לבנות יחד עם מחלקת משאבי אנוש מודל של תגמול ועידוד של אילו שמשתפים בידע ובניסיון המקצועי שלהם, לתת פרסים סימבוליים, הערכה והכרה – זה כל כך חשוב לנו בארגון, והנה יש לנו מקום בו פשוט ניתן לעשות זאת בקלות.
את הדוגמאות הללו ניתן לקיים במרחב הדיגיטלי בתוך ארגון, תהליכים אילו מעצימים את העובדים, נותנים הכרה וכבוד לאילו שעונים מהר לשאלות, מאפשרים לייצר מגוון רב של ערוצים לתקשורת זריזה קלה ומהירה.
יש הרבה מאוד כלים בשוק שמאפשרי לעשות את הדברים ההלו בקלות ובפשוט כמו שאנו עושים בחיים הפרטיים שלנו בפייסבוק.
אבל למה לא ללכת ישר למקור?
פייסבוק שינו את התקשורת בחיים הפרטיים עכשיו הם מציעים לעשות אותו דבר גם לארגונים באמצעות מוצר ייעודי. Workplace, פייסבוק פנימי של הארגון. סביבת תקשורת ושיתוף של הארגון, הנראית ומתנהגת בדומה מאוד לפייסבוק שאנו מכירים באינטרנט, אבל מנותקת ממנו. הגישה ל-Workplace אפשרית רק לעובדי הארגון ולאנשים שהוזמנו להצטרף. אפשר לתקשר עם כל העובדים בארנה מרכזית, ליצור קבוצות וקהילות לנושאים מסויימים, פתוחות או סגורות ואפשר גם ליצור קבוצות ייעודיות לשותפים עסקיים.
workplace – הפיסבוק של הארגונים
ישנם כלים רבים נוספים אשר מציעים היום שיטות קלות ופשוטות להתחבר ולתקשר מידע לעובדים. מספר כלים שאנו בדקנו וממליצים עליהם ניתן למצוא כאן
כלים ופלטופרמות שכולם אוהבים – קלים להקמה, ניהול ותפעול ומביאים ערך רב למשתמשים
אנו מסייעים לארגונים להטמיע בהצלחה כלים דיגיטליים אשר משפרים את התקשורת הפנים ארגונית ואת זרימת הידע בארגון.
יעניין אותכם לקרוא
https://socialknowledge.co.il/better-communications/
https://socialknowledge.co.il/ourservices/
