פוסט זה נכתב ביום ראשון, 15/3/09, 08:54
14 תגובות היו עליו בבלוג ב- cafe themarker – לא על הידע לבדו
הטמעה היא שינוי הרגלים, היא לעשות את הדברים אחרת. וזה אולי החלק הקשה ביותר בכל תהליך שינוי, בכל תחום שהוא.
לקוח שלי שאל אם יש לי פתרונות קסם ליצור תהליך הטמעה שיצליח – ואני מגלגלת לי את זה בראש כבר כמה ימים. ואני חושבת שיש לי תשובה –הטמעה נכונה מתחילה במענה על צרכים – זה כל הקסם.
אחת הדוגמאות הקלאסיות להטעמה היא הדיאטה. לפני מספר שנים החלטתי ברוב קולות שאני רוצה לרדת במשקל. נרשמתי לאחת הקבוצות האלו שנותנות בשפה שלנו:
1. כלים טכניים – מה מותר ומה אסור לאכול
2. כלים רגשיים – תמיכה וחיזוק של הקבוצה
3. בקרה ופיקוח – משקל שכל שבוע עולים עליו כדי לקבל משוב.
הפלא ופלא – תוך 3 חודשים נשרו להם מספר לא מבוטל של קילוגרמים מיותרים והגענו ליעד המבוקש. בשלושת החודשים הראשונים עוד שמרתי, אפילו המשכתי לרדת במשקל. שמחתי מהניצחונות הקטנים שלי.
אך עם הזמן המשמשעת קצת מתרופפת, פה חוטאים ושם גונבים, ובלי לשים לב תוך חצי שנה נוספת חוזרים כמעט כל הקילוגרמים המיותרים…..
זה מן גלגל שאנו נמצאים בו כל הזמן – עושים מאמץ מרוכז, מגיעים ליעד שמציבים, שומרים על אותו היעד לזמן מסוים ואז המשמעת מתרופפת, חוזרים להרגלים הישנים, חטא קטן פה או שם. עד ששוב – נתפוס עצמינו בדיים, נציב יעדים, נרכז מאמצים וקדימה הסתער…
אז מה הקשר בין המאבק התמידי על המשקל, והטמעה של תהליכי ניהול ידע? גם כאן – בדיוק אותו דבר. ליצור שינוי משמותי בהרגלים לא קורה ביום אחד.
כשאנו עולים לאוויר עם הפורטל החדש שלנו – עושים הרבה רעש בארגון – טקס השקה, טיזרים במייל, מפזרים שלטי פרסומת בכל הארגון ועושים הרבה מאוד רעש בתחילת הדרך.
אחר כך עושים תהליך הטמעה בכל לארגון – מכינים מצגת יפה שאיתה מכתתים רגליים לכמה שיותר אנשים, מנהלים ועובדים – לחשוף – שיכירו ושידעו מה יש.
פעמים רבות התוצאות אכן טובות מאוד – פידבקים מהמנהלים והמשתמשים על המערכת הנהדרת וכמה היא יכולה לתרום לארגון. הבטחות להיכנס ולעשות בה שימוש ברגע שיהיה טיפה זמן …..
ואז עוברת לה חצי שנה ואנו שואלים את עצמינו – האם עושים באמת שימוש במערכת? נעשה שינוי בהרגלי העבודה של העובדים? האם היום עובדים אחרת? האם כל התהליך הזה הצליח?
זה זמן מצוין לעלות על המשקל – ולראות איפה באמת אנו עומדים.
איך נמדוד?
1. סקר לקהלי יעד שונים, כדי להבין מתי הם עושים שימוש ואיך.
2. מבדקי שימושיות – כדי להבין אם האתרים מאורגנים בצורה נוחה ושימושית
3. ראיונות אישיים עם משתמשים
4. קבוצות מיקוד לחשיבה על המצב הקיים
5. חשוב לבדוק גם את תדירות העדכון של הנושאים
6. באמצעות כלים סטטיטיים את כמות הכניסות לדפים.
האם הצלחנו? שאלה טובה – אם ניקח את מקרה הדיאטה שלי אז ההצלחה היא כניראה חלקית.
אז מה נעשה?
אם נמשיך לעולם שלנו את הדברים שלמדנו בדיאטה נוכל לעשות תהליך הטמעה עמוק יותר.
לאחר שהגדרנו מי האוכלוסייה שהכי חשוב לנו להטמיע לה – כי אי אפשר להשקיע בכולם. נחשוב על הפיתרון הנכון מבחינת משאבים, לו"ז ויכולות.
חשוב להקנות למנהלי האתרים מספר פיתרונות כדי לייצר תהליך שינוי יעיל ואפקטיבי לאורך זמן
1. כלים טכניים – איזה מידע ניתן למצוא בפורטל, איפה הוא נמצא? איך הוא בנוי ומאורגן? באמצעות סיפורים של אירועים שונים.
2. כלים רגשיים – שמירה על קשר בין האנשים שמעדכנים את התכנים בפורטל ויצירה של מעיין קבוצת התייעוצות שבה יכולים לשתף בניסיון. וגם ניתן להסתכל על צרכים רגשיים שפורטל עונה – שמירה על קשר בין אנשים מרוחקים, חיוזק הקהילתיות, הגדלת העצמאות.
3. בקרה ופיקוח – להיות כל הזמן עם היד על הדופק על מה קורה בפורטל, מי עושה והאם הוא עושה. באמצעות כלים כגון:
• נתוני שימוש למדידה של כמות הכניסות לדפים
• סקרים ארגוניים
• סטאטוס קבוע עם מנהלי האתרים לדעת מה קורה.
• מבדקי ידע תוך שימוש בפורטל – ניתן לבדוק ידע של עובדים כאשר כל הידע נמצא בפורטל.
אם נחזור לדיאטה אז השאלה המתבקשת היא איך משניים את אורח החיים, כי "מבצעי" דיאטה הם זמניים בלבד…או בשפה שלנו איך מונעים את הצורך לעשות כל פעם פעולות יזומות של הטמעה?
- חיבור ליעדים עסקיים ומענה על צורך אמיתי. אם הפורטל שלנו הוא באמת כלי עבודה רלוונטי ויום ימי – אז אנשים פשוט נמצאים שם. עושים שימוש מתי שצריך. חשוב מאוד שפורטל כזה ישמור כל הזמן על הרלוונטיות שלו ויהיה המקום המרכזי בו המידע יופץ ויוצג.
- חיסכון בזמן וקיצור תהליכים – אם הפורטל מקל על העובד וחוסף לו זמן – אז הוא נמצא שם. למשל להוריד כל מיני טפסים, לקרוא כל מיני נהלים והנחיות.
- סינכרון – סינכרון בין כל הגורמים שמעבירים ידע – כדי באמת לוודא שכל הידע מרוכז בפורטל ולא מועבר בערוצים אחרים. זה אחד המפתחות החשובים ביותר – מתן קו עקבי ואחידות בדרך העברת המסרים.
- לדבר על זה – להמשיך כך הזמן לדבר על דברים חדשים בפורטל, להפנות מנהלים ועובדים לפורטל ולזכור כל הזמן – זה שאנחנו פרסמנו שם עוד לא אומר שכולם יודעים שזה שם.
- משוב ובקרה – חשוב לדבר כל הזמן עם המשתמשים לשמוע מהם האם מה שיש הוא טוב או שניתן לשפר. למשל רק השבוע באחד הארגונים עשיתי סקר טלפוני קטן כדי לשאול את המשתמשים אם מה שיש נוח וטוב להם. ואכן – מה שיש לפעמים עונה על הצורך בצורה טובה, ואין צורך לשנות אותו.
- הטמעה מתחילה באבחון – אם בתהליך האבחון צרכים עלו על הדברים החשובים והמרכזיים שבאמת יתנו ערך מוסף למשתמשים (ולא הלכו רק על מה שסקסי או מה שהמנהלים חושבים שזה מה שצריך ומה שרוצים) אז באמת יש סיכוי שמה שיבנה יהיה כלי עבודה משמעותי.
לסיום, אם לא רוצים לעושת כל פעם פעולות יזומות של הטמעה, אז כדאי לזהות מה באמת הוא בעל ערך כי רק אם ניתן ביטוי יומיומי לשינוי באורח החיים נקבל הטמעה מלאה, ארגון רזה יעיל ונמרץ!
ניסו להטמיע משהו בארגון שלכם? שיטת עבודה חדשה, מערכת חדשה, קודים תרבותיים שונים. אשמח אם תספרו לנו מה הצליח ומה לא הצליח, ומה הוא לדעתכם סוד הקסם.
לחצו לקריאת 14 תגובות
