אחד הדברים שמאפיינים את התקופה הזו של פסח היא הצורך לשנות, להתחדש לרענן. להוציא החוצה את כל הדברים הישנים שכבר לא נגענו בהם שנה שלמה, לעשות ניקיון יסודי לקראת הקיץ שמגיע עלינו.

השנה, בחרתי לעשות ריענון של הבית, לעשות את כל אותם דברים קטנים שרציתי כבר הרבה זמן אבל אף פעם לא הגעתי אליהם.

התבשלה בי ההחלטה, זהו הפעם אני עושה… ככה בקטנה … צבע לכל הבית, להחליף את הדלתות, לצבוע מדרגות ולהוסיף ארונות. שיפוצונצי' קטן שימשך בטח מעול חודש..:-) התחיל לפני וכמו שנכון לתרבות שלנו יגמר הרבה אחרי החגים…

תוך כדי כל השיפוץ הזה עלה בי הדמיון והקשר בין סביבת עבודה דיגיטלית לבין שפוץ של הבית.

 

שלב א' – לדעת היכן אנו נמצאים

אם אי פעם עברתם שיפוץ גדול בבית, אתם יודעים שזה לא קל כמו שזה נראה בהתחלה. כשאנחנו מתחילים תהליך של שיפוץ, נדרש תיכנון זהיר של הצרכים, המטרות והתקציב, ומה בעצם אנו רוצים שיקרה בבית כתוצאה מהשיפוץ.

אם נסכל על הפער בין הכלים בהם אנחנו משתמשים בחיים הפרטיים שלנו (ווצאפ, פייסבוק, סנפצט, אינסטגרם) לבין הכלים שהארגון מעמיד לרשותנו כדי לבצע את העבודה, נגלה פער מאוד גדול בנוחות וגמישות של הכלים הללו. צמצום של הפער זה והתאמה של הכלים שאנו עובדים לצרכים של העובדים יכול להיות דומה תהליך של שיפוץ בית והתאמתו לצרכים משתנים.

שלב ב- זיהוי צורך ראשוני כואב

אנו מתחילים עם הצורך הראשוני הכואב ביותר זה יכול להיות שיפוץ המקלחת, או המטבח בבית. אם נסתכל על הכלים לתקשורת דיגיטלית של העובדים נבין שהתקשורת בשנתיים שלוש האחרונות מאוד השתנתה. כיום אנו רגילים צרוך את רוב המידע שלנו בטלפון תוך כדי גלישה לאתרים ורשתות חברתיות וכל כך חשוב להנגיש לעובדים שלנו את הידע הארגוני ישירות לטלפון.

שלב ג – איסוף צרכים

בשלב זה נתחיל להבין ולאסוף מידע על מה הדברים שהיינו רוצים לשנות נתייעץ עם אדריכל או מעצב פנים נקבל רעיונות שונים כיצד יש לעצב את המטבח או המקלחת ונבין מה התקציב שעומד לרשותנו.

בארגון אנו יכולים לאסוף צרכים מהמשתמשים השונים או להיעזר בשירותים של חברות אשר ההתמחות שלהם היא בעיצוב ותיכנון סביבות עבודה דיגיטליות אשר יעזרו לנו להבין היכן אנו נמצאים כיום ולאן אנו רוצים להגיע.

כאן לרוב יש תהליך של התפקחות. לפעמים אנו נבין שהבית שלנו לא באמת יכול לענות על הצרכים החדשים שעולים, המשפחה גדלה, הצרכים השתנו ואולי בכלל אנחנו צריכים לעבור דירה, לעבוד למקום אחר גדול יותר יפה יותר.

גם בעולם העבודה ישנם שינויים חיצוניים אשר משפיעים על כולנו. מקום העבודה משתנה כל הזמן, היום יותר מתמיד אנשים כל הזמן עובדים – מהבית מהטלפון כשהם בנסיעות. מקום העבודה כבר פחות קשור למקום הפיזי של המשרד, וחשוב שהארגון יעמיד לרשות העובדים שלו את הכלים שיאפשרו לעובדים גמישות לעבוד מכל מקום.

אם הפורטל הארגוני הקיים אינו יכול לעמוד בקצב של השינויים הללו, זה משפיע בצורה משמעותיות על תקשורת, מעורבות וחדשנות. אנשים מייצרים להם פתרונות חלופיים לתקשורת הארגונית באמצעות קבוצת ווצ אפ ואמצעים אחרים, ואילו הפורטל הופך להיות "פיל לבן" של מסמכים שאף אחד כבר לא מחפש אותם.

סביבת העבודה הדיגיטלית שלכם לא לחייבת להישאר פיל לבן שלא משתמשים בו, ניתן ליצר סביבת עבודה דיגיטלית מאפס בצורה קלה וחסכונית – וזה יכול להחזיר את ההשקעה במהירות.

התרשים הבא מציג את שלבי ההתפתחות המרכזיים של פתרונות לתקשורת פנים ארגונית, פורטלים ארגוניים ובשלות דיגיטלית.

digital workplace

 

כדי לדעת לאן אתה הולך, חשוב לדעת מאיפה באת, איפה אתה נמצא כרגע, והיכן אתה רוצה להיות על סולם הבשלות הדיגיטלית.

שלב 0

אוסף של יישומים

באופן מפתיע, לארגונים רבים אין כיום אינטראנט או פתרון עבודה דיגיטלי. במקום זאת, יש להם אוסף של יישומים שבהם הם משתמשים כדי לשכפל את הפונקציות הבסיסיות ביותר (למשל שיתוף קבצים, העברת הודעות חברה, זרימת עבודה, אישורים). פעמים רבות המייל הוא המקום המרכזי להעברה של התקשורת הארגונית. האתגר עם גישה זו הוא כל המידע נשאר באיי ידע, ואין מקום אחד מרכזי שבו העובדים יכולים לקבל מידע חשוב על העסק שלהם, לתקשר עם עובדים אחרים, ולבנות מערכת יחסים עם צוות המנהיגות.

שלב 1

האינטראנט הבסיסי

שלב זה מתמקד בהפיכת המידע לזמין. הנגשה של מידע מלמעלה למטה, סטטי למדי, מבוסס חדשות. למעשה, זה מאגר קבצים: מקום שבו עובדים הולכים לצרוך מידע. כאן באים לידי פתרונות כגון מאגר מסמכים אחיד לחברה, ספר טלפונים ארגוני, חדשות ארגוניות וחיפוש בסיסי על המערכות.

שלב 2

האינטראנט המורחב

הדגש כאן הוא עדיין על מידע  מלמעלה למטה, אך בשלב זה יש כבר יותר התאמה אישית של התכנים. יש שיתוף פעולה בסיסי ואינטראקציה בין אנשים, עם מקומות שבהם צוותים יכולים לשתף מידע וקבצים. האינטראנט המורחב הוא הפתרון הנפוץ כיום בהרבה מאוד ארגונים. מקום אחד אשר מרכז מסמכים, חדשות ואזורי עבודה ארגוניים.

שלב 3

האינטראנט המודרני

שלב זה פותח ערוצי תקשורת להנהלה בכירה. הנהלות מעבירות מסרים אסטרטגיים ברורים ומציפים אתגרים כדי לחבר את העובדים. עבודה משותפת יחד היא המוקד מרכזי לעובדי ידע, וכלים של האינטראנט המודרני מאפשרים שיתוף קבצים והודעות מיידיות. האינטרנט המודרני הוא שינוי משמעותי עבור חברות. במסגרת השינוי הזה העבודה המשותפת עוברת מהדואר האלקטרוני לכלים שיתופיים המאפשרים לאנשים להיות מעורבים יותר בפעילות המחלקתית והפרויקטאלית. האינטראנט הופך למקום ליצור ולשתף מידע, לדבר עם חברי הצוות, ואפילו מרכז בתוכו חלק מהמשימות העסקיות. האינטראנט המודרני הוא שלב בהתפתחות של הטרנספורמציה בסביבת העבודה הדיגיטלית.

שלב 4

סביבת עבודה הדיגיטלית

שלב זה הבוגר ביותר מוביל לשינוי עסקי מקיף. זהו שלב בו נעשה שינוי בצורה בה העסק מתנהל. אנחנו כבר לא מדברים על האינטראנט, אלא על יעד דיגיטלי. סביבת העבודה הדיגיטלית עברה טרנספורמציה דיגיטלית – היא המקום שבו העובדים מתחילים את יום העבודה הם מתקשרים, משתפים, ועובדים יחד – במהלך כל יום העבודה שלהם.  העבודה הדיגיטלית תומכת בחזיוק קשרים בין יחידות עסקיות שונות,  זרימות עבודה מוגדרות מראש, BYOA (עבודה עם אפליקציות ויישומים לפי בחירת המשתמשים) וגישה לנייד. יתר על כן, זה חלק משמעותי ביצירת מחוברות של העובדים למותג ולתרבות החברה, קל לעובדים לייצר תקשורת אפקטיבית עם גורמים רלוונטיים בארגון.

הגיע הזמן לשידרוג ולעשות סדר פסח?

חברות נראות היום שונות מאוד ממה שהן היו לפני 10 שנים. הנגישות של הטלפון הנייד ושוק העבודה הרב דורי הופך את האתגר לייצר אחידות גדול מתמיד, במבנה כזה קשה יותר מתמיד לטפח זהות תאגידית ותרבות. עלייתה של תרבות בה כל עובד יכול לעבוד עם הכלים שנוחים לו  Bring-Your-Own-Everything היא נהדרת עבור הפרודוקטיביות, אך היא גם יצרה בעיות חדשות ב- IT, התמודדות עם מודלים מסורתיים של תקשורת והגבירה את הסיכון לאובדן נתונים ולהפרות אבטחה.

רוב מקבלי ההחלטות בתחום ה- IT האמינו שהאינטראנט שהם השקיעו בו משאבים רבים רק לפני שנה שנתיים,  בין אם זה שרפוינט, פתרון תפור ביתי או כל דבר אחר – יהיה מספיק טוב כדי לענות על הצרכים של החברה שלהם במשך שנים רבות. אך לצערנו, רוב הסיכויים, שזה לא  קרה. הפורטלים הארגוניים נהיו פיל לבן מהר מאוד ולא מקום בו דברים קוראים באמת. הפורטלים הם פתרונות מהדור הישן אשר לא מעודדים פרודוקטיביות ועבודה אפקטיבית יחד.

כקו מנחה כללי, אם העובדים לא משתמשים בו, או העובדים ראים בו מטרד, זה לא עובד עבור הארגון שלך. פה אנו עומדים בפני דילמה, כבר השקענו שעות עבודה רבות בהקמה של פתרון פנים ארגוני אשר לא בהכרח הביא את הערך המצופה, אז מה נעשה זאת שוב? החלפת הכלי הרי לא באמת תעשה שינוי מהותי. אנשים פשוט לא מעוניינים לתייק, להבנות, לשמור לשתף בידע המקצועי שלהם. מנגד, אנו רואים שאנשים מקבלים כלים שכייף לעבוד איתם (כמו פייסבוק, אינסטגרם ווצ-אפ) אז הם עושים בהם הרבה מאוד שימוש, ובכייף.

האם נחסוך בזמן וכסף או שוב נבזבז אותו על עוד פרוייקט טכנולוגי מעולה אשר לא הוטמע כמו שצריך בארגון?

הגיע הזמן לקבל החלטות. מה האפשרויות שעומדות בפנינו?

1

החלף והעבר

ישנם בתים הם פשוט מיושנים מדי כדי להצדיק תיקון. בדיוק כפי שאתה יכול למכור את הבית, לקנות בית חדש ולהזיז את כל החפצים שלך, אתה יכול לקבל את ההחלטה הקשה לסגור את האינטראנט הישן שלך, להעביר את הנתונים החשובים, ולהתחיל טרי עם פתרון חכם יותר, מודרני יותר .

2

שילוב פתרונות

ישנם בתים שיש בהם תשתיות טובות, אז במקום לעבור דירה, אתה בוחר לשפץ חלקים נרחבים כמו סלון ומטבח, ומשאיר את החדרים כמו שהם. בתרחיש זה, מיזוג הפורטל הארגוני שלך עם הממשק הנקי של אינטרא-נט מודרני מאפשר לעובדים לחפש באופן מאובטח, לגשת ולהוריד מידע שממשיך להיות מאוחסן במקומות שונים בהם הוא תמיד נשמר.

3

התעלם, אל תעשה דבר, מקווה שזה ייעלם

כמובן, כמה בעלי בתים בוחרים לעשות כלום. הם פשוט לא עושים כלום עד שאין קטסטרופה יקרה כמו צינור שהתפוצץ. אבל כשמדובר באינטראנט שלך, צרות יכול להתחיל לבעבע בשקט וברקע, ואז  העלות של תיקונים קטנים, שיפורים ממוקדים יכולים להצטבר. שלא לדבר על העלויות הפוטנציאליות שאתה עלול לשלם אם אתה לא תתאים את הכלים שלך כדי לשמור על יתרון מול החברות האחרות.

 

ההחלטה האם לעשות שינוי דיגיטלי בארגון שלכם נובעת מהמקום בו אתם נמצאים, איפה אתם רוצים להיות וכמה זמן יש לכם כדי להגיע לשלב הזה.

ארגונים רבים היום נמצאים בשלב 0-2 על סולם בגרות דיגיטלית במקום העבודה, ארגונים רבים בוחרים לדלג על לשלב 3 ו לקפוץ ישר ליצירה של סביבת עבודה דיגיטלית חזקה שאנו רואים בשלב 4. סביבה עבודה כזו מהווה שינוי משמעותי וטרנספורמציה דיגיטלית של הארגון.

קל מאוד ליישם פלטפורמה הדיגיטלית המתאימה לצרכים של הארגון שלכם ובאמצעות השותף הנכון ניתן לסייע ולהביא את התהליך להצלחה.

אז קחו לכם את חופשת הפסח לחשוב כיצד אתם רוצים לרענן את חווית העבודה של העובדים שלכם והאם חשוב לכם לספק להם כלים בהם יוכלו לקשר בקלות וביעילות, מכל מקום ובכל זמן. האם הגיע אצלכם הזמן לשינוי?

 

https://customercare.igloosoftware.com/playbook/the_basics/digital_transformation

Comments

comments