בחודשים האחרונים לא יצא לי לכתוב כמעט, בעיקר בגלל שהייתי עסוקה עד מעל הראש בכמה פרויקטים גדולים מאוד שהדגש שלהם הוא שימוש בכלים קיימים שיש לנו בתוך הארגון.
חבילת אופיס 365 של מיקרוסופט מגלמת בתוכה המון יכולות חדשות שכולנו מכירים מעולם של גוגל והיום כל זה זמין בתוך הארגון, אך לא כל הארגונים יודעים לעשות שימוש מיטבי בכלים אלו.
אחד הכלים החזקים שזמינים היום בארגונים הוא Microsoft Teams.
אני אולי לא מחדשת כי כולם מכירים את Teams כתחליף ל- Zoom ליצירה של שיחות וירטואליות אבל Teams מכיל עוד הרבה מאוד יכולות חדשות שממש משפרות את הפרודוקטיביות של העבודה בארגון.
Teams הוא שולחן העבודה החדש של העובד בעידן המידע, הוא מכיל בתוכו יכולות אשר משלבות מצד אחד יכולות כמו What’sApp ארגוני ומצד שני ניהול מסמכים. הוא מחליף את תיקיות הרשת שכולנו רגילים לעבוד איתם ומביא המון יכולות של עבודה שיתופית בסגנון גוגל אל שולחן העבודה הארגוני.
ארגונים רבים שאנו בקשר איתם עדיין עובדים בשיטות עבודה הישנות. עבודה על מסמכים, שמירה בכונני רשת או כוננים אישיים שלא תמיד יש להם גיבוי , שולחים קבצים האחד לשני, עובדים עם מיליון גירסאות שונות וכל הזמן עסוקים בלחפש מסמכים במקומות בהם החיפוש הוא קשה. שלא לדבר על מלא קבוצות וואטסאפ ארגוניות.
מהן הבעיות מרכזיות שארגונים מתמודדים איתם?
- חבילת Office 365 מציעה בתוכה הרבה מאוד כלים חדשים – אנשים בארגונים לא יודעים מה הם יכולים לעשות ופונים לכלים כמו גוגל שהם מכירים כבר לעבודה שיתופית בארגון.
- אנשים וארגונים לא יודעים איך לעשות שימוש מיטבי בכלים אלו ולחבר אותם ליום יום של העבודה שלהם.
- עיקר ההתמחות שלנו הוא בחיבור של היכולות החדשות הגלומות במוצרים אלו לתוך היום יום הארגוני על מנת לשפר את זרימת הידע בארגון, העבודה בממשקים ארגוניים ולהנגיש ידע מקצועי ארגוני.
- הכנת תשתית הידע הארגונית בענן של Office 365 מאפשר גם שימוש מתקדם בכלי AI בדגש על Co Pilot לארגון ובנייה של אוטומציות ארגוניות שמביאות ערך עסקי ומשפרות תהליכים ארגוניים.
הנה כמה מתוך הכלים החדשים שיושבים לנו ממש על שולחן העבודה
כל הגישה של מיקרוספוט בשנים האחרונות השתנתה מקצה לקצה, ישנה תשתית שהיא של ה- SharePoint הידוע, ומעליו יש הרבה מאוד אפליקציות שונות כאשר כל אפליקציה יש לה מטרה אחרת, החל מניהול המסמכים שלי, ניהול המסמכים של הצוות או מחלקה, ישנם גם כלים לניהול של משימות, טפסים ממש כמו הטפסים של גוגל שכל משתמש יכול לבנות לעצמו, לוח שיכול לשמש במהלך פגישות חשיבה בצוות ואפילו מוצר חדש שהוא ממש כמו וויקי ארגוני.
היתרון הגדול ביותר הוא שברגע שאנו מעלים את כל הידע שלנו לענן אנו יכולים להשתמש גם בכלי ה- AI כדי לחפש בתוך הידע הארגוני.
תחשבו על מצב שבו אתם יושבים וכותבים מסמך כלשהו, ואתם זוכרים שפעם מישהו אחר כתב משהו ממש דומה, אז בלחיצת כפתור אנו יכולים לבקש ממנו לבנות מסמכים חדשים שמבוססים על הידע הארגוני, או לעשות חיפוש ממש חכם בתוך המסמכים שהעלנו לענן. זאת תמונת העתיד של תחום הידע הארגוני, בלחיצת כפתור נוכל לתשאל את הידע הארגוני שלנו בקלות ובמהירות ולחסוך המון זמן של עבודה.
10 יתרונות של עבודה עםTeams ו- Office 365
- זמינות: קיים על שולחן העבודה של כל עובד.
- שיפור התקשורת הארגונית: תקשורת מהירה ויעילה בין עובדים, ללא תלות במיקום. צמצום הצורך בפגישות פיזיות ואימיילים מיותרים.
- הגברת הפרודוקטיביות: ריכוז כל הכלים והמידע הנדרש במקום אחד. צמצום זמן המעבר בין אפליקציות שונות.
- שיתוף פעולה Collaboration: עבודה משותפת על מסמכים בזמן אמת, שיתוף ידע וקבצים בקלות בין חברי הצוות.
- גמישות בעבודה: תמיכה בעבודה מרחוק והיברידית, גישה למידע ולכלי עבודה מכל מקום ומכל מכשיר.
- ארגון וניהול הידע: מבנה היררכי של צוותים וערוצים לארגון נושאים ופרויקטים, חיפוש מתקדם למציאת מידע במהירות.
- תשתית ואינטגרציה עם כלים אחרים: בניית תשתית מידע שתתחבר בעתיד ליישומי AI , שילוב חלק עם אפליקציות Microsoft פיתוח יישומים על Power Apps וחיבור אפליקציות צד שלישי.
- חיסכון בעלויות: צמצום הוצאות על תוכנות נפרדות לתקשורת, שיתוף פעולה וניהול פרויקטים.
- שיפור אבטחת המידע: בקרת גישה מתקדמת והצפנת נתונים.
- שקיפות ומעקב: תיעוד אוטומטי של תקשורת ופעילויות לשיפור המעקב והאחריות, מעקב אחר נתוני שימוש.
איך מביאים את כל הערך הזה?
בתוך הטיימס יש לנו המון יכולות שאנו יכולים באמצעותם לעבוד בצורה הרבה יותר שיתופית, לחסוך לנו זמן ולאפשר לנו למצוא סוף סוף את המידע הארגוני שאנו מחפשים
אז מהן היכלות החדשות שיש לנו בשולחן העבודה ואנו לא עושים בהם מספיק שימוש?
- יכולת לשתף מסמכים ולעבוד יחד עם אנשים אחרים על אותם חומרים במקביל
- לחפש בכל התוכן של המסמכים ולא רק בכותרת
- לשמור גרסאות ולעקוב אחר שינויים שנעשו בקבצים שלנו
- לעשות שיחות וירטואליות עם קבוצות או אנשים ממש בקלות
- לנהל שיח דומה לוואטסאפ באמצעות צ'ט עם אדם אחד או מספר אנשים בארגון
- לרכז מידע לפי מחלקות / צוותים / פרוייקטים או מידע כלל ארגוני ולוודא שכולם מחוברים יחד ומעודכנים תמיד.
- על כל היכלות האלה יש לנו עוד הרבה מאוד יכולות כמו יצירה של טפסים, פיתוח של אפליקציות שונות אפילו בוטים שיתשאלו את הארגון שלנו במידע.
- הכי חשוב, כל זה מתחבר לכלים שאנו רגילים לעבוד איתם של המייל, וורד, אקסל, פאור פוינט ומאפשר לנו לעבוד כמו שאנו מכירים אבל הרבה יותר יעיל.
הנה כמה מסוגי הפתרונות שיצא לי לבנות ולהשיק בחודשים האחרונים
מקום מרכזי כללי ארגוני
אחד הארגונים איתו עבדתי בחודשים האחרונים היה חסר להם מקום מרכזי של תקשורת כלל ארגונית, מקום בו ניתן לפרסם מידע על פעילויות של הארגון, תמונות מתוך אירועים שונים, להנגיש מידע בנושא של למידה – למשל הקלטות של קורסים ארגוניים, מצגות וחומרים אחרים שרצו להנגיש לכל העובדים בארגון כדי לעושת שימוש חוזר בידע ארגוני. אז בנינו להם פיתרון שמשלב קבוצה בטיימס עם הרבה מאוד דפים של SharePoint מונגשים בתוך הקבוצה ומאפשרים לארגו את המידע כמו אתר אינטרנט פנימי כזה.
אזורי עבודה למחלקות
ארגון אחר ביקש לסגור את כל כונני הרשת,ושנעשה סדר פסח בכל המידע של המחלקה שלהם, ונייצר אזורי עבודה משותפים עבור צוותים בתוך המחלקה. מקום בו כולם יהיו נגישים למידע שהוא רלוונטי עבורם. ולאחר שבנינו את האזורים הללו עברנו לשלב הממשקים הארגוניים – זה אולי המקום בו עבודה שיתופית מביא הכי הרבה ערך.
ממשק עבודה בין מחלקות
תחשבו על ממשק בין מחלקת כספים למשאבי אנוש – ממשק קבוע שיחידה אחת צריכה לעדכן את השניה בנתונים שונים, או ממשקים בין מחלקות שיווק או תקשורת פנים והארגון – והנה אנו מייצרים מקום בו כולם יכולים להיות מעודכנים בסטאטוס של הפעילויות שלהם. כמה מיילים זה יכול לחסוך? כמה טלפונים? כמה קבצים שנשלחים לנו בתוך הארגון מאחד לשני, וכל אחד שומר אותו שוב ושוב במיליון גירסאות.
ארגון אחר שעבדתי איתו אחד האתגרים היה לייצר אזורי עבודה משותפים לצוות של המכירות, שכולם יוכלו להיות מעודכנים בשיחות שונות, במצגת מכירה והצעות שהוכנו ללקוח. אמנם אנו לא מנהלים את תהליך המכירה, כי הוא מנוהל ב- Monday אבל יצרנו מקום משותף לכל הידע הסמוי, כל סיכומי הפגישות, הצעות מחיר מצגות מכירה ועוד.
מקום מרכזי לועדות וקבוצות חוצות ארגון
האם גם בארגון שלכם שולחים במייל את המצגות לפני הועדה, את הפרוטוקול אחרי, וכל אחד שומר או שלא אצלו. אחר כך לכו תחפשו מתי החליטו לעשות X ולמה בעצם לא עושים Y.
הקמה של קהילות ארגוניות
קהילות ארגונית הן קבוצה של אנשים בעלי עניין משותף, זה יכול להיות קבוצה של מנהלי פרויקטים מיחידות שונות בארגון, קבוצה של מומחים בתחום מסוים שכולם שואלים כל הזמן שאלות או קבוצה של להט"ב, הורים לילדים עם מוגבלויות שרוצים לחלוק יחד עם אנשים שדומים להם, קהילת מובילי GenAI , קהילות משתמשי Teams ועוד המון קהילות שונות שיכולות לקום בארגון. ישנם מספר ארגונים שאני עובדת איתם על הנושא הזה של קהילות, בפלטפורמה של Teams או Viva – בהתאם לסוג הארגון והמורכבות שלו.
אז איך בכלל מתחילים פרויקט שינוי שכזה?
אנו עובדים בשיטה מאוד אג'ילית וגמישה אשר מבוססת על הצלחות קטנות. כלומר, נתחיל את התהליך בראיונות עם אנשים שונים בארגון כדי להבין איפה המקומות שבהם אנו יכולים להביא את הערך המשמעותי ביותר.
לאחר שנכיר את האתגרים הספציפיים של הארגון שלכם, ואת המקומות בהם יש לנו סיכויי הצלחה טובים נציג לכם במצגת מרכזת את התוצרים של המהלך הזה ונכין יחד תוכנית עבודה ליישום.
לאחר מכן נתחיל ביישום של פיתרון אחד או שניים עבור מחלקה אחת או יותר. נעבוד יחד עם נציגים של הארגון כדי להגדיר את הדברים כדי שזה יהיה ממש מדויק לצורך הארגוני, נעשה הדרכות למובילים, לעובדים ונסייע להם גם בהעברה ראשונית של התכנים, כי כולנו יודעים שכדי לעשות סדר פסח צריך זמן וכוח, וזה לא תמיד קל. על הדרך גם נתמודד עם התנגדויות של אנשים, כי מה לעשות אם לא עושים שינוי אין התנגדות וזה חלק מתוך התהליך שלנו, לעזור לאנשים לראות שהשינוי הוא לא כזה מפחיד, אלה להפך הוא גם יביא להם ערך רב.
בסוף התהליך נעשה השקה יפה של הפרויקט ונמשיך לתת לכם כלים כדי להרחיב את השינוי בכלים הקיימים. המטרה שלנו הוא להעביר אליכם את היכולות ככה שתוכלו להמשיך ולהרחיב את השימוש בכלים אלו אבל גם לזכור שאחד היתרונות של כלי הענן האלה שכל הזמן נכנסות יכולות חדשות אז יש כל הזמן דברים חדשים שניתן ללמד את הארגון לעשות עם הכלים שקיימים לכם בשולחן העבודה.
אז מה איתכם?
רוצים לעשות שימוש טוב יותר בכלים שקיימים אצלכם בארגון?
ללמד את העובדים איך לעבוד בצורה שיתופית שמשפרת את הפרודוקטיביות הארגונית ומאפשרת לכם לקחת את הארגון קדימה?
והנה דוגמא לסיפור לקוח שכבר הושק – הספריה הלאומית
