אחת השאלות שהרבה לקוחות שואלים הוא איך ניתן לתמוך בתהליכי פיתוח של Scrum באמצעות Jive, ומה נרוויח אם נשתמש ב- Jive  כאשר אנו עובדים במתודולוגיית Scrum.

בחרנו להציג לכם כמה דוגמאות של דברים קטנים ואמיתיים אשר קוראים בכל פרויקט טכנולוגי, ובעיקר בפרויקטים מבוססים על מתודולוגיית Agile  ו- Scrum.

5 דברים שקוראים לפחות כל יום בארגון וניתן לעשות אותם ביעילות, בקלות ולחסוך המון המון זמן:

• קבלת התייחסויות מהלקוח
• Scrum Track line
• Issue tracking
• Design Documents
• שאלות של צוות QA

איך מקבלים החלטות היום בארגון?

ובעולם של פיתוח של Scrum ו- Agile   מנהלים את כל המשימות של הפרויקט בכלי לניהול משימות, למשל Jira. לכל פרויקט יש את המשימות, את הבאגים, את הבדיקות של QA  וכו'…

מסמכי הדרישות – נכתבים בוורד או google docs

כאשר רוצים לעשות חיתוכים שונים – אולי עוברים לאקסל?

בין לבין יש 1,000,000 מיילים

בין צוות הפיתוח לצוות ה- QA,

בין ה- PM  לבין צוות הפיתוח,

בין הצוות הפיתוח לבין עצמו.

בין הלקוחות שעשו בדיקות על המוצר וצוות הפיתוח

ועוד מיילים…..

מה קורה כשעובדים עם Jive?

נקים קבוצה ב- Jive שעוסקת במוצר שאנו מפתחים. ( 2 דקות עבודה)

לתוך הקבוצה נזמין את כל אותם גורמים בארגון שמעורבים בפיתוח של המוצר – החל מהשיווק, המכירות, PM, QA, R&D. ונתחיל לעבוד טוב יותר יחד, בצורה קולברטיבית, שיתופית קלה ונוחה.

הנה כמה דוגמאות לתהליכים שאנו עוסקים בהם ביום יום, ואיך ננהל את התהליכים הללו אם נעבוד עם Jive

קבלת התייחסויות מהלקוח

מתן הוא מנהל הלקוח. למתן הייתה שיחה עם הלקוח שבו הוא שמע כל מיני שאלות שלא ידע לענות עליהם מיד, ובקשות לשינויים ושיפורים. בסיום השיחה הוא קיבל מייל מהלקח עם כל הנקודות שהעלה.  מתן צריך לקבל התייחסויות מגורמים שונים בארגון לגבי השאלות שהעלה הלקוח.

לפני Jive  – יעביר את המייל לכל אחד מהגורמים השונים, או לכולם יחד, ויחכה שכל אחד יתן תשובה שקשורה או לא לתשובות האחרים.

אחרי Jive  –  באמצעות  Jive for Outlook   בליחצת כפתור הופך את המייל לדיון בקבוצה. הוא מוסיף עוד כמה נקודות שעלו בשיחה בעל פה.

מתן מתייג את  @keren מנהלת המוצר – מבקש שתענה למספר נקודות. מתייג את @yair מנהל הפיתוח לגבי features  חדשים שהלקוח ביקש ואת @yaron מצוות ה- QA  כדי להבין מה לא עובד טוב.

כולם מקבלים נוטיפיקציה למייל שלהם או ל- activity stream.

@yair עונה ב- comment שה- feature המתוכנן אמור להיות בגרסה הבאה – מוסיף לתגובה לינק למסמך roadmap. ולינק נוסף ל- priorities האחרון.  ומציין שהנושא בעדיפות גבוהה מאוד

@keren  עונה בקצרה על השאלות שנשאלו, ומצרפת לינק ל-  design document שמפרט מה בדיוק ניתן לעשות ואיך.

מתן עובר על התשובות ומבקש עוד כמה הבהרות.

@yaron בדק את הבאג ופתח עליו באג ב- Jira. הוא מצרף לינק לבאג ב- Jira.

@dean מנהל לקוח בארה"ב רואה גם הוא את ההתייחסות ומוסיף שלקוח שלו גם שאלת על חלק מהדברים.

@keren  עונה גם ל- @dean

כולם מגיבים מאותו מקום ויכולים בקלות ובמהירות לראות את התגובות של האחרים. ככה מונעים חזרה, ומייצרים המשכיות בדיון.

אחרי יומיים, מתן אוסף את כל התגובות יחד, מסגנן אותן, מעדכן את המסמך ואז מעתיק את המסמך ושלוח במייל ללקוח.

מחקר של McKinsy מצא כי עובדים משקיעים 28% מהזמן שלהם בכתיבה ושליחת מיילים, בצורה הזו חוסכים לפחות חצי מהזמן הזה….

Scrum Track line

@Danny מנהל הצוות הגדיר בישיבה האחרונה את ה- stories   המרכזים שיש להתמקד בהם, ואת הדגשים ל- sprint הקרוב.

@danny יצר מסמך אשר מסכם את כל הנקודות שהועלו. בשבועיים הקרובים חברי הצוות מוסיפים comments לגבי ה- stories  עם שאלות ועדכונים.

בשבוע שלאחר מכן, בישיבה נוספת שוב עוברים על track line.

@danny מזמין את @keren  מצוות אחר לראות את התוכנית שלהם על מנת שתוכל לסנכרן את הפעילויות שמתוכננות בצוות שלה. ישנה חשיבות גדולה ששני הצוותים יהיו מוכנים בעוד שבועיים עם story שניתן יהיה לחבר אחר כך יחד.

עוד לא ברור איזה קבוצה תהיה אחראית על החיבור של שני ה- stories – זה יקבע בפגישה בעוד שבועיים.

 Issue tracking 

צוות הפיתוח מנהל את כל המשימות בתוך מערכת ה- tasks – למשל Jira, אבל  what is the big picture? מרוב משימות, לפעמים קצת קשה לראות….

@keren  ה- PM  מייצרת מסמך ב- Jive  עם טבלה פשוטה. פריט, בבעלות, לינק לדוקומנטציה או Jira, לניק לאפיון, סטאטוס ותאריך ל- deployment.

זהו מסמך חי אשר מתעדכן כל שבוע כך שכל מי שמעורב בפרויקט יכול להיות מעודכן כל הזמן.

כל מנהל קבוצה מעדכן את המסמך לפני הפגישה השבועית, וכך נחסך זמן לעבור על כל שורה.

איך מייעלים את הפגישה? 

• דנים רק בנושאים המורכבים יותר – שאלות שיש לגבי העדכונים, נושאים שצריך ללבן ולדון בהם.
• מעדכנים תוך כדי הפגישה את המסמך עם ההחלטות שהתקבלו, עם תשובות שניתנו לשאלות שונות, מוסיפים לינקים למסמכים חדשים שנוצרו כגון מסמכי אפיון, מסמכי דרישות, מידע ממקומות אחרים ודיונים שונים קשורים.
• כתבים הערות ומגדירים action item של משימות שיש לבצע. כל מי שמקבל action item  גם מקבל נוטיפיקציה במייל, ותזכורות אם לא סיים.
• כאשר ה- topic הסתיים מסמנים 0
• כאשר הנושא הועבר ל- Production  – מוחקים אותו מהרשימה.  כמובן שיש גרסאות כך שכולם יכולים לחזור אחורה לראות כיצד המסמך התעדכן.

אחרי יומיים @yaron תיקן באג, בהערות הוא כתב מה בדיוק עשה, ובטבלה עדכן את הלינק לבאג. בפגישה הבאה מנהל הפרויקט בכלל לא יצטרך לשאול אותו אם זה בוצע. ובלחיצה אחת ניתן להיכנס ישיר לבאג ב- Jira. כל מי שעוקב אחרי הדף יקבל מיד עדכונים.

 המסמך הוא מסמך קולברטיבי שיתופי – כל אחד יכול לעדכן, להגיב לעקוב אחריו

בתוך הארגון – יש קשר הדוק מאוד בין PM שונים, כל אחד מהם עובד על חלק אחר אם צוות פיתוח שונה, אך כולם יחד צריכים להשלים את המשימות ביחד, וישנה תלות גדולה בקצב הפיתוח של היחידות השונות.

ה- PM  של הקבוצות השונות מתעדכנים בשינויים בסטאטוס של המשימות והצוותים השונים מכיוון שכולם עובדים יחד בסביבה קולבריבית, וכולם יכולים להתעדכן בקלות ובמהירות.

Design Documents

מסמכי האפיון נכתבים ישירות כמסמכי Jive. למסמך ניתן להוסיף תמונות, סרטונים.

@roi מקבוצת ה- design  סיים לכתוב את שתי האפשרויות השונות שהוצגו בישיבת הסטאטוס השבועית.

עכשיו מתחיל דיון ביתרונות וחסרונות של כל פתרון הדיון מתנהל בתגובות. צוות הפיתוח מרחיב על כמה משמעותיות חשובות. מישהו מה- UI מציע שינוי קטן בממשק ומצרף צילום מסך.

בישיבת הצוות הבאה דנים שוב בשיחה טלפונית באפשרויות השונות, וסוף סוף מתקבלת החלטה.

@keren  כותבת:

In the last status meeting it was decided that the best solution is option 1. With a change in the UI as advised.

היא מסמנת את התשובה כ- Mark as Decision כדי שגם בעתיד נוכל לחזור ולהבין מה בדיוק קרה שם.

 שאלות של  QA

@yaron מצוות ה- QA  בדק את ה- feature שפותח על ידי הצוות של @danny – יש שם כמה דברים שלא ברורים לו הוא שואל שאלה – איך ה- feature  אמור להתנהג? לפי מה שבדק, הוא מתנהג אחרת ממה שכתוב ב- @design doc.

@roi מגיב לשאלה ומצרף לינק חדש. הוא כותב שאכן נעשה שינוי ב- @design והמסמך @design  ש- @yaron  התייחס אליו הוא לא האחרון. הוא מסמן את המסך הישן כ- outdated למנוע טעיות דומות של אחרים.

 שאלות של QA  במהלך הבדיקות של ה- Feature

@yaron  בודק את ה- feature  שפותח, אבל יש שם כמה דברים באופן ההתנהגות של הרכיב שלא ממש ברור לו למה זה עובד ככה. הוא צריך לקבל תשובה מדוייקת יותר מצוות הפיתוח.

Jive Anywhere – עוד רכיב מעולה של Jive   מאפשר להתחיל דיון מכל דף בממשק ווב, (דומה לרעיון של Share  של אבל הרבה יותר חזק).

@yaron לא בטוח שהבין עד הסוף מה ה- feature אמור לעשות, ובאמצעות Jive Anywhere מתחיל דיון אשר לקוח את הפרטים של המשימה ב- Jira  לתוך השיחה שמתנהלת על המוצר. הוא מתחיל בשיחה עם צוות הפיתוח, האפיון וה- PM. סביב ה- feature המסוים הזה.

רוצים לנסות גם אצלכם?

צרו קשר לתיאום פגישה