הרבה נכתב ונאמר על החשיבות של קליטה טובה של עובדים חדשים בארגון והקשר להשתלבות שלהם בארגון, בתרבות הארגונית וביצירת תחושת שייכות ותחושת ביטחון.
פעמים רבות כאשר מדברים על תהליך קליטת עובד מדובר על הימים הראשונים שלו בארגון. בימים אילו משאבי אנוש ביחד עם המנהל הישיר עובדים יחד כדי לייצר תהליך קליטה אפקטיבי אשר כולל לרוב פעולות כגון:
- היערכות לקליטת עובד חדש וקביעית לוחות זמנים לקליטה והכשרה, תיאום מול כל הגורמים המעורבים בקליטה (מנהל ישיר ומנהל עקיף, צוות, חונך ועוד), ארגון והכנה לוגיסטית של ציוד עבור העובד החדש (עמדת עבודה, טלפון וכדומה).
- איתור חונך / מנטור אשר ילווה את העובד החדש בהתמצאות בארגון וארוחות צהרים בשלבים הראשונים.
- תכנית הדרכה הכוללת לוחות זמנים, נושאי הדרכה ואחראים. התכנית לרוב כוללת חשיפה של העובד החדש לצוות, למחלקה ולאגף. תוכנית ההדרכה כוללת מידע כללי על הארגון ומידע ספציפי על התפקיד אשר נבנה לרוב יחד עם המנהל, בהתאם לדרישות התפקיד.
פעילות אילו הן לרוב פעילויות מרכזיות שצוות משאבי אנוש עושה בתחילת הדרך, אך אנו יודעים כי ישנם הרבה מאוד גורמים שמשפיעים על הצלחה של תהליך הקליטה, שהם הרבה מעבר לימים הראשונים בלבד.
אני רוצה להתייחס למושג onboarding במקום קליטת עובד. מעניין כי אין למושג הזה תרגום לעברית.. משמעותי הוא בעצם סוציאליזציה ארגונית.
סוציאליזציה ארגונית מתייחסת למנגנון שדרכו עובדים חדשים יכולים לרכוש את הידע, הכישורים והתנהגויות הדרושים כדי להיות חברים בארגון. זהו תהליך של שילוב עובד חדש בארגון ובתרבותו. הטקטיקות המשמשות בתהליך זה כוללות מפגשים רשמיים, הרצאות, קטעי וידאו, חומרים מודפסים או אוריינטציות ממוחשבות,
מחקרים הוכיחו כי טכניקות סוציאליזציה אלו מובילות לתוצאות חיוביות לעובדים חדשים, כגון:
- שביעות רצון בעבודה גבוהה יותר
- חווית עובד טובה יותר
- ביצועים טובים יותר של תפקידים
- מחויבות ארגונית גדולה יותר
- הפחתת לחץ תעסוקתי
- הפחתת הרצון לעזוב
תוצאות אלו חשובות במיוחד לארגון המעוניין לשמור על יתרון תחרותי בכוח עבודה הולך וגובר. בארצות הברית, למשל, עד 25% מהעובדים הם מצטרפים חדשים לארגונים העוסקים בתהליך המשולב. מתוך ויקיפדיה
תחלופה גבוהה של עובדים, עזיבת עובדים הם אחד המקומות המרכזיים אשר פוגעים ביכולת של הארגון להתקדם קדימה, וטיפול נכון בשלב הקליטה והסוציאליזציה של העובד בחצי שנה הראשונה יש לו השפעה על חווית העובד, המחוברות והמוטיבציה שלו בארגון.
במאמר הזה אנו רוצים להציע דרך לקלוט את העובדים בצורה טובה יותר ולאפשר להם חווית עבודה חיובית ותחושה שקל להתמצא בארגון ולמצוא את הידע שהם צריכים כדי להצליח בתפקיד החדש שלהם.
3 טיפים שיעזרו לעובדים החדשים שלכם להצליח בעבודה
קצרו את הזמן שהעובדים יהיו עצמאיים ופרודוקטיביים – כאשר תהליך קליטת עובד יעיל, ויש לעובדים מקום דיגיטלי ייעודי הם יכלו ללמוד את התפקיד החדש, ולקבל מענה לשאלות שחוזרות על עצמן. לארגון יהיה החזר השקעה מהיר לארגון.
חברו את האנשים יחד – כאשר אנשים מעורבים ושותפים בנעשה בארגון, הם יהיו פרודוקטיביים יותר. חשוב מאוד להכיר לעובדים החדשים את התרבות של החברה ולחבר אותם עם רשתות חברתיות ולקשרים עם אנשים. כל אילו יתנו להם חווית עבודה טובה יותר.
צרו לעובדים אפשרות לייצר שיח עם עובדים חדשים אחרים, ללכת יחד לצהרים, לשאול שאלות שלא נעים להם לשאול במחלקה, ולשמור על קשר בין עובדים שנקלטו יחד לארגון כקבוצה שמחזקת את העובדים. אפשרו לעובדים חדשים להתמצא בקלות בארגון, למצוא את האנשים שהם מחפשים ויש להם תשובות.
עודדו תקשורת פתוחה – אפשרו לעובדים חדשים לשאול שאלות באופן חופשי, לקבל תשובות מהירות ולהסיר מחסומים ולקבל את המידע שהם צרכים כדי לייצר חווית עובד טובה, פרודוקטיביות ומחוברות ארגונית. עודדו תרבות של שקיפות ופתיחותו עודדו את העובדים החדשים לשתף ולהשתתף ולהיות חלק פעיל מהארגון.
אזור עבודה דיגיטלי לעובדים חדשים
עבור עובדים חדשים, תהליך קליטה וסוציאליזציה אפקטיבי וחיובי הוא אחד המפתחות לשמור את העובדים והידע האיכותי בארגון לאורך זמן ולמנוע נשירה של עובדים. הקמה של אזור onboarding אשר יסיע לתהליך קליטת העובד יקצר את תהליך הקליטה, יחבר בין אנשים בארגון ויעודד תקשורת פתוחה.
כאשר מדובר על פרודוקטיביות של צוות, רווחיות של הארגון ותרבות ארגונית זה חובה. הפתרון של מרכז לעובדים חדשים מציע מקום לניהול תהליך קליטת העובד מהיום הראשון לעבודה, השבוע הראשון, וכלים מרכזיים ל- on job training במהלך העבודה, מתן מענה על שאלות שחוזרות על עצמן וכחלק משגרת העבודה של העובדים.
מהם המרכבים של אזור עבודה דיגיטלי לעובדים חדשים?
אזור לעובדים חדשים (onboarding) כולל יכולות לשיתוף, למידה ויצירת חיבורים עם עובדים חדשים אחרים. הנה כמה דוגמאות לדברים שיכולים להביא ערך רב לעובדים החדשים:
דף הבית לעובדים חדשים יכלול מידע בסיסי על הארגון בצורה שקל לנווט בו, ייתן לעובדים תחושב של בית בו הם יכולים למצוא את המידע החשוב להם.
אזור הלמידה – אזור בו העובדים יכולים למצוא את כל מה שהם רוצים וצריכים לדעת על הארגון. מידע אשר מספר את הסיפור של הארגון, המטרות, יעדים, נהלים חשובים, מקומות לצאת לארוחת צהרים, הטבות לעובדים חדשים ועוד.
שאלות נפוצות – אזור בו עובדים יכולים לשאול שאלות ולקבל תשובות.
אזור פרטי לעובדים חדשים – קבוצות בו עובדים יכולים להתחבר, לשתף, עמיתים שלהם בתהליך שהם עוברים.
תקשורת דו כיוונית – הגבירו את המעורבות של העובדים על ידי מתן אפשרות למשתמשים להגיב, לדרג, לשאול שאלות ולהוסיף טיפים ומאמרים. אפשרו להם להיות פעילים ולעזור לעובדים חדשים אחרים.
הצגה עצמית – אפשרו לעובדים חדשים להציג את עצמם ולספר על הרקע שלהם כדי לאפשר לעובדים קיימים להכיר אותם . אזור זה מעודד את העובדים להשלים את המידע על הפרופיל שלהם ולתמוך בחיבורים חדשים ברחבי הארגון.
בכל ארגון יש סוגים שונים של עובדים, ופתרון אחד לא תמיד יכול להתאים לכל העובדים. אם אתם עובדים בארגון גדול אתם יכולים לשקול לייצר מספר פתרונות לעובדים חדשים – האחד כולל מידע כללי על הארגון, השני ברמת המחלקה או הפרויקט. התבנית היא אותה תבנית וכך גם התשתית, ונעשים התאמות בעיקר ברמת התוכן. הנה כמה דוגמאות של סוגים שונים של פתרונות של אזורי עבודה דיגיטליים שאתם יכולים לייצר בקלות בארגון שלכם.
קליטת עובד חדש לארגון
קהל יעד: עובדי מטה, משאבי אנוש, כל עובדי הארגון
אזור מרכזי לכל העובדים החדשים בארגון ללמוד על הארגון שלך ולגשת למידע זה חיוני ולייצר חווית עבודה והתחלה מוצלחת. העובדים יוכלו גם ליצור קשרים, לשאול שאלות ולשתף מידע.
דוגמאות לתהליכים ותכנים:
- צרו קבוצה פרטית לעובדים בחודש או חודשיים הראשונים שלהם, כדי שיכלו יחד לעבור את התהליך יחד.
- שתפו את כל עובדי הארגון עם עובדים חדשים שנקלטו, וכתבו עליהם וצרפו תמונה (באמצעות מיקרובלוגים)
- רכזו את השאלות הנפוצות החוזרות על עצמם בצורה קלה ונוחה
- ספקו קישורים למידע נוסף במקומות או מערכות אחרות.
- ספרו את הסיפור של הארגון שלכם, ההנהלה, והעובדים כדי לעורר ולחבר את העובדים החדשים.
קליטת עובד למחלקה
קהל יעד: עובדי המחלקה מסוימת, משאבי אנוש
לכל מחלקה יש אתגרים, משימות ופעילויות ייחודיים. הגדרת אזורים לקליטת עובד במחלקה תאפשר לעובדי המחלקה לקבל את הידע שהוא צריך ברמת המחלקה שלו.
דוגמאות לתהליכים ותכנים:
- צרו אזור לכל העובדים החדשים במחלקה כדי שיכלו למצוא בקלות את הידע שהם צריכים
- כתבו מידע על המחלקה, הפעילויות והמשימות המרכזיות, נהלים והנחיות מחלקתיות, ותהליך הערכת עובדים.
- הציגו את המנהלים השונים במחלקה לעובדים החדשים, והציגו למנהלים את העובדים החדשים במחלקה שלהם.
קליטת לקוחות או שותפים עסקיים חדשים
קהל: לקוחות, צוותי חוויית הלקוח, שותפים עסקיים, ספקים, מפיצים
הלקוחות שלנו גם הם סוג של עובדים חדשים. ניתן בקלות לייצר אזורים משותפים עם הלקוחות בו אתם יכולים לתת ללקוח מידע חשוב כגון מי הצוות שאיתו הוא עובד, מה התהליך המתוכנן ומקום בו ניתן לתאם ציפיות ולנהל את ההתקשרויות עם הלקוחות. אזור זה יכול להיות גם אזור לתמיכה בשאלות של הלקוחות.
דוגמאות לתהליכים ותכנים:
- הגדירו מחדש את האזור של עובדים חדשים ללקוחות חדשים בחודשיים הראשונים.
- הציגו את צוות מתוך הארגון שעובד עם הלקוח, ובקשו מגורמים שונים אצל הלקוח להציג את עצמו.
- חברו אזור זה לאזור עבודה על פרויקט עם הלקוח וצרו מקום בו ניתן לנהל במשותף את הפרויקט עם הלקוחות.
קליטת עובד חדש לפרויקט
קהל היעד: חברי צוות שונים, מנהלים, מנהלי פרויקטים
ישנם ארגונים בהם מתנהלים מספר רב של פרויקטים ארוכי טווח במקביל. ניתן לארגן לעובדים החדשים שמצטרפים לפרויקט אזור אשר ייתן מידע על הפרויקט ממעוף הציפור, לפני שהם נכנסים לתוך הפעילות השוטפת של התנהלות של פרויקט.
דוגמאות לתהליכים ותכנים:
עשו שימוש בתבנית קיימת של קליטת עובדים, הגדירו והתאימו אותה.
רכזו את המסמכים המרכזיים של הפרויקט ולוחות הזמנים שלו
הגדירו באזור הלמידה מידע חשוב על הפרויקט כגון אנשי קשר, בעלי עניין, ספקים מרכזיים, מידע על הלקוח ומידע על הפרויקט עצמו.
אז אם הארגון שלכם קולט הרבה מאוד עובדים, ואתם נמצאים כל הזמן בתחלופה גבוהה, אולי כדאי לעצור ולעשות חשיבה איך אנו משפרים את השבוע הראשון אך גם את שלושת החודשים הראשונים ויוצרים מקום שבו לעובדים חדשים יהיה כייף לעבוד בו. במקום כזה הם ישמרו על קשרים עם עובדים חדשים שהגיעו יחד איתם, כקבוצה מלוכדת, יכלו לשאול שאלות, לקבל תשובות גם מעובדים ותיקים ובכך לקבל תחושה שלארגון חשוב שהם יקלטו בצורה נעימה, נוחה ופרודוקיטיבת.
