איך מנהלים ארגון בעולם של עבודה מרחוק?

בימים האחרונים, משבר הקורונה, העמיד בפני ארגונים אתגרים רבים לאפשר לעובדים לעבוד מרחוק. שלב ראשון עמדנו בפני שני אתגרים:

1.  לייצר תשתית בסיסית להתחבר למערכות הארגונית מרחוק. להעמיד כלים לניהול שיחות וירטואליות כמו teams, zoom.
2. לארגן מחדש את כוח האדם, ולהשאיר רק את העובדים הנחוצים, ולהערך לעבודה בחרום.

עכשיו אנו מגיעים לשלב השני – לייצר שיגרת עבודה בחרום. זאת ההזדמנות למנף את סביבת העבודה מרחוק ולאפשר עבודה יעילה על ידי שימוש בכלים מתקדמים לעבודה שיתופית (collaboration). כל זאת כדי לספק תשתית ארגונית ניהולית לניהול של צוותים ויחידות, ולחבר את העובדים לארגון.

איך לתקשר לעובדים מידע קריטי בזמן משבר?

ממש בקלות, העובדים יכולים מכל מקום להגיע לכל מידע החשוב להם לצורך העבודה, ויכולים גם להתייעץ עם אחרים, לקבל תשובות לגבי שאלות.

זה לא שיחה וירטואלית כמו ה- zoom   שנפוץ מאוד בימים אלו, זה המקום בו נוכל להפיץ, ולנגיש את כל החדשות, העדכונים כדי שאנשים יוכלו להגיע למידע החשוב להם ביום יום.

אזור לעדכונים בעידן של משבר:

ניתן לבנות אזור בו ההנהלה יכולה לעדכן את כל העובדים על ההנחיות החדשות סביב המשבר ולענות לשאלות של עובדים.

לשם כך נדרש להקים סביבת עבודה דיגיטלית  (Digital Workplace)     

מקום מרכזי לעובדים ולספקים להתחבר, לשתף במסמכים, לכתוב יחד, לשאול שאלות ולהתנהל בצורה דיגיטלית מהבית, מהטלפון ובכל מקום.

כמה זמן ייקח להקים סביבת עבודה דיגיטלית?

אנו עובדים בשיטה אג'ילית, מהירה וזריזה, ניתן תוך ימים בודדים להרים סביבת עבודה ראשונית, ולאחר שניתן מענה לצורך אחד או שניים נרחיב את המענה באופן הדרגתי עד אשר כולם ישתמשו בסביבה למגוון רב של פעילויות שונות.

אנו עובדים עם כלים טכנולוגיים מתקדמים כגון סביבת העבודה הדיגיטלית של Igloo software , מוצר מוביל בשוק, פורטל ארגוני מהדור החדש, אשר ייתן את התשתית הטכנולוגית.

לחברתינו 15 שנה של ניסיון בהקמה והטמעה של כלים דיגיטליים בארגונים מובילים במשק: היי טק, פיננסים, ציבורי יאפשרו לנו להתאים את הפיתרון לארגון שלכם ולייצר כלים ותהליכים מנצחים.

על אלו צרכים סביבת העבודה הדיגיטלית עונה?

סביבת עבודה דיגיטלית היא אתר אינטרנט מאובטח בו הארגון מחליט מי יכול להיכנס אליו, עובדים, לקוחות או ספקים. זה פורטל ארגוני מהדור החדש שדומה הרבה יותר לאתרי אינטרנט בהם אנו גולשים, אך מותאם לצרכים ודרישות של ארגון מבחינת ניהול משתמשים ואבטחת מידע.

מה ניתן לעשות עם סביבת העבודה הדיגיטלית?

• לשתף בחדשות ותקשורת של הארגון
• לרכז את כל הידע המקצועי הנדרש לנו בעבודה היום יומית
• לחזק את הקשר בין העובדים ולאפשר להם לשוחח על נושאים מקצועיים וחברתיים
• לשמור את כל המסמכים המשותפים
• לכתוב יחד מסמכים חיים “living documents” בסגנון וויקי
• לייצר אזורי עבודה לצוותים

סביבת עבודה דיגיטלית היא הרשת החברתית המחברת בין העובדים ומאפשרת לכולם להיות מחוברים יחד גם כאשר הם עובדים מרחוק.

סביבת עבודה דיגיטלית מאפשרת לכם המנהלים לשמור על קשר עם העובדים.

סביבת העבודה הדיגיטלית היא המקום בו ניתן לייצר קהילה של עובדים שמחוברים ביניהם ועובדים יחד בשקיפות גדולה יותר, בעיקר כאשר אנו עובדים בימים אילו מהבית.

הרכיבים המרכזיים שתקבלו באתר מסוג זה:

בלוגים – לחדשות, תקשורת ארגונית וסיפורים מהארגון. בתוך בלוגים ניתן לשלב סרטונים, תמונות, תגובות, ולייקים – ממש כמו באינטרנט.

וויקי – מסמכים חיים – כמו גוגל דוקס גם כאן ניתן לכתוב ולעבוד יחד על מסמכים, להנגיש מסמכי וורד בצורה של דפי אינטרנט עם קישורים ועוד הרבה מאוד שימושים אפשריים.

מסמכים – ספריות של מסמכים אליהם ניתן להעלות קבצי word, ppt, excel, pdf    ועוד. ניתן לראות את המסמכים בתצוגה של תיקיות צהובות ממש כמו במחשב האישי שלכם.

פורומים – פורומים יכולים להיות מקום לשאול שאלות, להעלות רעיונות וגם לעשות בהם שימוש כמערכת לניהול ומעקב אחר בקשות ופניות של עובדים שונים. למשל בקשות ממחלק השיווק או ממערכות מידע.

מיקרובלוגים – ממש כמו בפייסבוק יש אפשרות לנהל שיח בכל נושא, לכתוב הודעה קצרה שאחרים יכולים להגיב אליה.

יומן פגישות – אפשרות לנהל יומן משותף אשר מחובר לאוטלוק שלכם ומאפשר לעקוב אחר ישיבות צוות

משימות – ניהול של משימות לצוות ומעקב אחר המשימות שכל אחד ביצע

ספר טלפונים ארגוני – כולל פרופיל אישי לכל עובד ממש כמו ברשתות החברתיות של פייסבוק ולינקאין

אזורי עבודה לצוותים – אזור עבודה בו ניתן לנהל את כל הפעילות של הצוות או הקבוצה כאשר צוות יכול לכלול גם את הספקים שלכם, הכל תחת הרשאות קפדניות

חיפוש – חיפוש מלא על כל המסמכים, תכנים הקיימים כולל אפשרות לתייג ולמיין תוכן

עדכונים קבועים – תזכורות למייל ואפליקציה לטלפון, אפשרות לעקוב אחר ערוץ או תוכן מסויים

ומגוון רב של יכולות עריכה, ניהול ותחזוקה של תוכן.

רוצים לראות דוגמא אמיתי

פאי – קהילה ישראלית לשינוי ופיתוח ארגוני (איפ"א לשעבר) משתמשת כבר כמעט שנה בסביבה הדגיטילית של איגלו.

יש שם מגוון של תכנים שפתוחים לציבור הרחב – בנושא של משבר הקורונה, מומחים בייעוץ ארגוני וחומרים רבים מיועדים רק לחברי הקהילה.