עבודה שיתופית (Collaboration) היא אחד מעקרונות העבודה המרכזיים בארגונים מצליחים. חשבו על כל הנושאים של עבודת צוות, סנכרון, עדכון וחלוקת משימות – כל אלה הם מפתחות להצלחה של ארגונים.
עבודה שיתופית היא מרכיב חיוני בהצלחת ארגונים וקבוצות בעולם המודרני. היא מתבססת על תקשורת פתוחה ויעילה, הגדרה של מטרות משותפות, יצירת אמון הדדי וכבוד. אחריות משותפת מבטיחה שכל אחד מרגיש מחויב להצלחת המשימה. תכונות חיוניות נוספות הן גמישות והסתגלות יחד עם פתרון קונפליקטים בצורה בונה.
עבודה שיתופית מוצלחת מובילה לתוצאות טובות יותר, חדשנות מוגברת, סביבת עבודה חיובית יותר ותחושת שייכות וסיפוק בקרב המשתתפים.
הכלים הטכנולוגיים כיום, ובפרט כלים כמו Microsoft Teams וחבילת Office 365, מאפשרים לצוותים לעבוד יחד בצורה משותפת ויעילה הרבה יותר. עם זאת, ההטמעה של כלים אלה והמעבר לתרבות של עבודה שיתופית מציבים אתגרים לא מעטים בפני ארגונים.
אני מלווה תהליכי שינוי דיגיטליים כבר שנים רבות בארגונים שונים, וכל פעם נפעמת מחדש – הטכנולוגיה מתקדמת ומשתנה, אך לאנשים עדיין קשה לאמץ אותה. הם חוששים ולא רוצים לשנות את ההרגלים שלהם. אני רואה זאת בצורה מאוד חדה כאשר אני מלווה ארגונים בהטמעה של כלי Office 365 ובעיקר Teams.
Teams היא פלטפורמה לעבודה שיתופית, והיא הרבה יותר מאשר רק כלי לשיחות ועידה. היא מכילה לא מעט תשתיות המאפשרות לאנשים לעבוד יחד, להיות מעודכנים ויעילים הרבה יותר.
יחד עם זאת, כשאנחנו מדברים על עבודה שיתופית (Collaboration), אני רואה שהחשש של אנשים מגיע ממספר מקומות שונים שהמשותף להם הוא התנגדות לשינוי. אנו רגילים לעבוד בשיטות מסוימות לאורך שנים ומתקשים לקבל דפוסי עבודה חדשים – לא אוהבים ש"מזיזים לנו את הגבינה".
הנה כמה דוגמאות לאתגרים בהטמעת עבודה שיתופית:
"אני אוהב לשמור את המסמכים שלי על המחשב, שולחן העבודה או מקסימום בתיקיות הרשת"
אמון ואבטחת מידע – כל הנושא של העברת המסמכים לענן מעורר התנגדות. האם הוא מאובטח מספיק? מה יקרה אם מישהו יפרוץ אליו? "המידע העסקי שלנו הוא כל כך סודי שאנחנו בכלל לא רוצים להעלות ולשתף אותו בענן". אלו ועוד התנגדויות שעיקרן הוא חוסר אמון בכלים הטכנולוגיים.
סדר אישי – ראיתי לא מעט אנשים ששומרים על שולחן העבודה שלהם את כל המידע שלהם. אני פחות מבינה למה, אבל הם חושבים ששולחן עבודה עם מיליון קבצים היא הדרך הנכונה לעבוד. יש גם מקרים רבים שבהם לכל אחד יש את שיטת התיוק שלו של המסמכים, שהיא לרוב מאוד אישית ופעמים רבות אינה ברורה כלל לאחרים. שמתי לב שיש הרבה אנשים שהעברת מסמכי העבודה שלהם לאזור שיתופי מעוררת אצלם חשש והתנגדות.
"אני חושש שמישהו ישנה לי את הקבצים ואני לא אדע"
גוגל הביאה לסביבת החיים הפרטיים את הנושא של עבודה יחד על אותו מסמך חי שמתעדכן כל הזמן, מה שנקרא Living Documents כיום היכולות הללו קיימות גם בחבילה של Office 365, אבל אנשים רבים עדיין חוששים שמישהו ישנה להם את הקובץ ללא ידיעתם, יגע להם במידע שבו או ימחק את הקובץ.
בכל המקרים הללו אני מסבירה לאנשים איך ניתן לראות את כל ההיסטוריה של הגרסאות של המסמך ולחזור אליהן, איך ניתן לראות מה אנשים עשו בקובץ, וגם שיש אפשרות לאחזר קבצים שנמחקו בשלושת החודשים האחרונים. עדיין, השינוי הזה כל כך קשה לאנשים, קשה להם לתת אמון בטכנולוגיה ולשנות את הדרך שבה הם עובדים שזה פשוט מדהים אותי כל פעם מחדש.
"אני חושש שאחרים ידעו מה המשימות שלי"
באחד הארגונים שאני עובדת בו, אנו מקדמים את המוצר Planner לניהול של המשימות. זהו כלי יחסית פשוט אבל יכול בהחלט להיות יעיל וניתן לעשות בו שימוש כדי לעקוב טוב יותר אחר משימות. גם כאן שמעתי לא פעם אנשים מביעים חשש: "למה שאחרים בצוות ידעו מה אני עושה? למה שתהיה להם גישה למידע הזה? אלו המשימות שלי".
"אני מעדיף לשלוח מיילים ולא לנהל תקשורת בערוצים משותפים"
זה אולי המקום שהוא הכי מורכב לאנשים – להתחיל לנהל את התקשורת בערוצים משותפים ולא במיילים אישיים או לקבוצה. אבל זה כל כך מוזר כי בחיים הפרטיים שלנו אנו עושים המון שימוש בקבוצות – כן, הכוונה לקבוצות הוואטסאפ של המשפחה, השכונה, החברים או תחומי עניין שונים. שם אין לנו בעיה להתנהל בקבוצה, לכתוב הודעות ולהביע דעה, אך כשמנסים להטמיע את הגישה הזאת בארגונים – ולא, לא להשתמש בוואטסאפ אלא להשתמש בכלים שמתאימים לתקשורת הארגונית – זה ממש מורכב.
אנשים לא בטוחים שאחרים יקראו (כאילו שכל המיילים מישהו קורא), לא רוצים להציף את כל הקבוצה במידע ומעדיפים לעבוד בצורה טורית כך שרק מי שצריך לדעת, ידע. זה לא עומד בהלימה עם העקרונות של עבודה שיתופית שאחד מהם הוא תקשורת פתוחה וסינכרון.
טיפים מעשיים לעבודה שיתופית יעילה
צוותים מצליחים מקיימים פגישות קצרות וממוקדות באופן קבוע כדי לעדכן זה את זה ולוודא שכולם מסונכרנים. פגישות אלה מאפשרות זיהוי מהיר של בעיות ומציאת פתרונות לפני שהן מתפתחות.
ארגונים יעילים משתמשים בכלים טכנולוגיים המתאימים לעבודה שיתופית כמו פלטפורמות לניהול משימות, מסמכים משותפים וכלי תקשורת צוותיים. הכלים הנכונים מפשטים את שיתוף המידע ומגבירים את היעילות. Microsoft Teams הוא כלי שנותן מענה מעולה לזה
מנהלים מוצלחים מגדירים כללים ברורים לעבודה המשותפת, כולל תהליכי קבלת החלטות, דרכי תקשורת מועדפות וציפיות לגבי זמני תגובה. כללים אלה מצמצמים אי-הבנות ומאפשרים עבודה חלקה יותר.
צוותים מגובשים חוגגים הצלחות משותפות ולומדים יחד מכישלונות. הכרה בהישגים מחזקת את תחושת הצוות, ולמידה משותפת מטעויות מקדמת שיפור מתמיד.
עובדים אפקטיביים מפתחים מיומנויות הקשבה פעילה ואמפתיה. היכולת להבין באמת את נקודת המבט של האחר ולהרגיש את צרכיו מחזקת את הקשרים בצוות ומובילה לפתרונות יצירתיים יותר.
ארגונים מתקדמים מקפידים על איזון בין עצמאות לשיתוף פעולה. הם נותנים לאנשים מרחב לעבוד באופן עצמאי בתחומי המומחיות שלהם, תוך שמירה על התיאום והשיתוף הנדרשים.
מאמרים נוספים בתחום:
האם אנו מנצלים מספיק את הכלים של Office 365 שיושבים לנו על שולחן העבודה?
