הכל התחיל בקורס מובילים דיגיטליים של הג'וינט וישראל דיגיטלית. במסגרת הקורס כל משתתף בחר נושא אותו הוא רוצה לקדם במקום העבודה שלו.

דלית הראל, אדריכלית ומנהלת מינהל ההנדסה  בעיריית רחובות יחד עם דורון מילברג מנכל העיריה הגו רעיון להקים סביבה אשר תעודד חיבור בין העובדים באגף.

שלושה אתגרים מרכזיים:

  1. יצירת קשר חברתי, פינות אישיות לשיתוף ידע כללי או כל שיתוף אחר יובילו לגיבוש, מעורבות, אכפתיות ורצון לשתף ולתרום.
  2. יצירת מסד נתונים מקצועי, נהלי עבודה רשומים, שימור ידע ארגוני, תובנות, מסקנות, החלטות משפטיות ופורום לשיתוף ידע יובילו לשרות טוב יותר לתושב ולמתן תשובות נכונות מהירות ומדויקות לפונים
  3. מערכת קרדיטציה לעובד שיקוף רמת השיתופיות של העובדים במערכת בפרט ובעבודה בכלל, ומעורבות בשיתופי הידע יתרמו למעורבות העובדים

מטרת הפרויקט

לעצב פתרון דיגיטלי לעובדי מנהל הנדסה בעיריית רחובות , במטרה לשתף מידע מקצועי ותובנות מהעבודה המשותפת , באופן שיוביל להתייעלות ארגונית ,ישפר את קשרי עבודה ,ייצר סביבת עבודה נעימה ומפרגנת, כך שבסופו של דבר התושב יקבל שרות טוב יותר והעיר תיבנה , תתפתח ותשגשג.

 

מחזון למציאות

דלית הראל פנתה לעירית דורטל יועצת ארגונית מנכל מדורטל יועצים בע"מ, יועצת ארגונית בעלת ניסיון רב בעבודה עם עיריות וארגונים רבים נוספים, ויחד עם יועצת ארגונית נוספת מיכל שטיין הן הגיעו אלינו – לגלית גנאור, מומחית בנושא סביבות עבודה דיגיטליות בארגונים מ- Social Knowledge . יחד הצענו פיתרון הולסטי ושלם אשר כולל הקמה של סביבת העבודה הדיגיטלית מבוססת על פלטפורמה של חברת igloo software  הקנדית וליווי ייעוצי של הארגון למשך שלוש שנים, הטמעה, ניהול שינוי עבודה עם המינהל, וכל זה בסיוע ומימון של ישראל דיגיטלית.

הפתרון של סביבת העבודה הדיגיטלית מתאים כמו כפפה ליד למה שמנהל ההנדסה רצה להשיג, מאפשר לייצר אזורים עם דגש חברתי, אשר מעודדים שיתוף, אזורים מקצועיים  מובנים ולכל זה מלווה מנגנון של קרדיטציה…

האתגר בפרויקט הוא כפול, מצד אחד לשתף בידע את האחרים במינהל ולהבין שלהחזיק במידע ובידע זה לא בסיס הכוח יותר . ומנגד לא לשחרר ידע שעלול להביא להפסדים כספיים ולנזק לקופת העיר, כך שנדרשת הזהירות כפולה בהתמודדות עם עולם הידע המקצועי.

השינוי המשמעותי החדש שמובילה אדרי' דלית הראל הוא לראות את העובדים במרכז תשומת הלב נושא האושר הארגוני הוא בחיתולים במגזר הציבורי. אם בארגוני הייטק רווחת העובדים היא הכרח בארגונים  ציבוריים הקביעות והתנאים הם חזות הכל.

התחלנו לעבוד באוגוסט, תהליך עם צוות מובילים דיגיטליים פנימי במינהל, בתהליך של מיפוי צרכים ואיסוף של תובנות, באוקטובר כבר העלינו את סביבת עבודה בגרסה הראשונית שלה והתחלנו להזין תוכן.

תוך כדי תהליך איסוף והזנת תוכן התחדדו הנושאים השונים שאנו רוצים להדגיש, הוספנו עיצוב. עבדנו בשיטה של agile  של ניסוי ותהייה, בנינו משהו, בדקנו אם מתאים, אספנו פידבקים ושינינו בהתאם. היו שם כמה וכמה סבבים עד אשר התייצבנו על תוצר שהוא גם יפה, גם מלא תוכן וגם נותן  מענה לכל הצרכים השונים שנאספו.

במקביל לתהליך הזה נעשה גם תהליך שיפוץ של המשרדים, שגם הוא נעשה בצורה שיתופית על ידי כוחות פנימיים במחלקה שיחד בנו את הקונספט לשיפוץ והוציאו אותו לפועל.

 

בטקס חגיגי במעמד ראש העיר, ונציגי ישראל דיגיטלית השיקו בחנוכה – חג האור את הנס הגדל של המינהל, סביבת עבודה חדשה ונעימה פיזית ודיגיטלית.

WhatsApp Image 2019-12-26 at 21.37.06WhatsApp Image 2019-12-26 at 21.39.53WhatsApp Image 2019-12-26 at 21.39.54WhatsApp Image 2019-12-26 at 21.40.50

WhatsApp Image 2019-12-26 at 21.37.12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

"מצב מאושר" – האושר כיצרן חדש

השם שבחרתי לפלטפורמה הוא מצב מאושר שם עם משמעות כפולה עבור כל אילו שעוסקים בתהליכי בנייה.
תכניות בנין עיר ערוכות באופן כזה שמוצג שרטוט של המצב הקיים בשטח ושל המצב המוצע בשטח, כלומר אם בונים שכונה בבניה רוייה על גבי אזור בו קיימים מספר מבנים בודדים המצב הקיים הוא אותם מבנים בודדים המיועדים להריסה
והמצב המוצע הוא תכנון של אותה שכונה חדשה בבניה רוויה.
לתכנית  בניין עיר מספר הליכי אישור כגון – הפקדות ופרסומים עד שלבסוף היא הופכת ל״ מצב מאושר״ . מרגע אישורה היא הבסיס החוקי למה שמתקיים באותו תא שטח.- לשכונה בבניה רוויה.

״מצב מאושר״  במשמעותו  הנוספת הוא גם מצב תודעתי-המקום אליו כל אחד שואף, להיות מאושר בעבודה, להיות מאושר בבית ועם המשפחה. כולנו רוצים להיות מאושרים, חיוביים ובעלי שמחת חיים. זהו בדיוק החזון אליו כיוונתי .
חזון שיוביל ליחסי עבודה מעולים ויעילים ולמתן שירות טוב יותר מקצועי, אדיב ומפרגן לתושבים.

 

דלית הראל מסבירה על התכנית ועל הרעיון העומד מאחוריה:
"כשחשבתי על הפרויקט קראתי ולמדתי שיש הרבה גישות חדשות לנושא של מוטיבציה של עובדים בעבודה. רמת האושר של יחידים, קבוצות וחברות מושפעות במידה ניכרת מן הקשרים בתוך הקבוצה, מתחושת השייכות, המחוייבות והסולידריות.
עבודה איננה משפחה וגם לא נועדה ליצור או לעודד חברויות, יחד עם זאת קשרים משמעותיים יכולים להיות מצויינים לפרק זמן. לכן על מנת להעלות את הפרודוקטיביות יש לחשוב על יצירת צוותים מנצחים ומגובשים.  עבודת צוות יעילה ושיתוף פעולה הם כלים חזקים להצלחה. האושר הוא היצרן החדש, עובד מאושר שמחובר לקהילת העובדים נמצא בסביבה נעימה והוא הרבה יותר פרודוקטיבי"

 

סקרנים לראות איך זה ניראה??

עמוד הבית

בעמוד הבית רצינו לשים תמונה של כולם, שמחברת את העובדים, ראש המינהל ארגנה צלם מקצועי וכל הצוות התלבש יפה והתארגן לתמונה משותפת. לאחר מכן שמנו דגש על שלושה אזורים מרכזיים:

  1. אזור מקצועי
  2. אזור קהילתי
  3. אזור אישי
  4. החלק התחתון של עמוד הבית מציג את הנושאים שהתעדכנו לאחרונה. מה חדש באגף, מה אנשים שואלים, ומה עודכן לאחרונה.

rehovot1rehovot2

האזור המקצועי

האזור המקצועי כולל מידע אשר נגיש לכל המחלקות, בעיקר נהלים, טפסים ומידע על המחלקה. הכל מונגש בצורה ידידותית עם שימוש בכלים של וויקי (דפי ווב שקל מאוד לעדכן אותם) בלוגים לאזור החדשות, ספריות מסמכים לטפסים שניתן להוריד בקלות, פורום מקצועי שניתן לשאול שאלות ועוד.

rehovot3

אזור קהילתי

הרעיון של האזור הקהילתי הוא לייצר מחוברות גדולה יותר של העובדים. יצרנו כאן פורום לפרגונים וקרדיטים, אזור של יד שתיים בדוגמת פייסבוק ארגוני, אזור של המלצות ואפילו הזמנות לאכול יחד צהרים, גלריית תמונות ולוח שנה של ימי הולדת ואירועים חשובים.

בחלק המרכזי אנו מקדישים כל חודש לציין אירועים מרכזיים כגון ימי הולדת של עובדים במחלקה, הרצאות חודשיות וציון לשבח אישי ומחלקתי, מבוסס על מנגנון הנקודות הפנימי של המערכת. הגדרנו למשל שעל פירגונים וקדיטים שאנשים נותנים אחד לשני כל אחד מקבל 100 נקודות ועל הוספה של תוכן חדש מקבלים 50 נקודות, על תגובות, לייקים ועוד מקבלים בין 5 ל- 10 נקודות.

בצורה כזאת אנו מייצרים מוטיבציה כי כשהופכים את השיתוף בידע והפרגון למשחק – כולם רוצים לקחת בו חלק.

rehovot4

 

האזור האישי

אזור זה כולל מידע אישי לעובדים כמו אפשרות לראות את תיק העובד (מערכת משאבי האנוש שלהם) גישה מהירה לאתרים של הטבות, מועדוני לקוחות, משרות בארגון וכמובן גם ספר טלפונים ארגוני וספר טלפונים של עובדי המחלקה.

rehovot6

איך ממשיכים?

תוך חמישה חודשים המחלקה עברה שינוי מהותי, סביבת העבודה השתנתה, סביבה הדיגיטלית החדשה קרמה עור וגידים וזוהי תחילתה של דרך חדשה בהובלה של דלית הראל וצוות דורטל יועצים ימשיכו להטמיע, לעבוד עם המנהלים והעובדים על השינוי, להדריך וללמד את כולם לעבוד בסביבת העבודה הדיגיטלית החדשה.

Jacob Morgan  מדבר על שלושה דברים מרכזיים אשר מייצרים חווית עובד טובה בארגון, תרבות ארגונית אשר מעודדת שיתוף, כלים טכנולוגיים קלים ופשוטים כמו בחיים, והסביבה הפיזית של הארגון – סביבת העבודה בו אנו עובדים. מוזמנים לצפות בהרצאה זאת אשר מדברת בין השאר על המודל של  Jacob Morgan  על החשיבות של חווית עובד בארגונים היום. אדרי' דלית הראל מובילה בדיוק את זה אצלה במינהל.

 

בהזדמנות זאת רוצה לומר תודה רבה לאדריכלית דלית הראל, על החזון המדהים ועל הזכות שניתנו לנו להפוך את החזון הזה למציאות חדשה באגף.  לכל צוות המינהל ובמיוחד ללימור גולדפרד,  על ששיתף הפעולה ביצירה של שינוי במחלקה. לקורס מובילים דיגיטליים ולישראל דיגיטלית שמקדמים פעילות דיגיטלית ונותנים את האפשרות למימוש. לצוות דורטל יועצים עירית דורטל ומיכל שטיין, כיף כיף לעבוד יחד!

לעוד הרבה פרויקטים כאלה!  שהפרויקט הזה יגדל ויצמח וישגשג!

Comments

comments