לפני מספר חודשים, פרסם לראשונה ארגון התקינה הבין לאומי ISO תקן חדש לדרישות עבור מערכות לניהול ידע. מדינת ישראל יזמה את הכנת התקן. ד"ר מוריה לוי עמדה בראשות וועדת המומחים הבין לאומית. ד"ר אלי מירון ואביגדור שרון השתתפו בכתיבת התקן החדש. כעת, התקן מאומץ כתקן ישראלי בשפה העברית ובקרוב, יעמוד לרשות ארגונים בארץ.
בפגישה מרתונית שהתקיימה במכון התקנים הישראלי, ישבה ועדת המומחים הישראלית ועברה על הפרק האחרון. במהלך שלוש שעות נבדקה כל פסקה בתרגום לעברית בקפדנות עד השורה האחרונה. בסיום הפגישה, הושלמה טיוטת התקן הישראלי החדש ת"י 30401 מערכות לניהול ידע – דרישות.
מאמץ זה היה המשכו של תהליך שהחל לפני ארבע שנים, שנים של עבודה נמרצת מסביב לעולם לפיתוח התקן: הבין-לאומי: Knowledge management systems — Requirements ISO 30401 שפורסם על ידי ארגון התקינה הבין-לאומי. עם פרסומו, החלה עבודת אימוצו בישראל.
תהליך כתיבת התקן הבין לאומי היה מורכב. לקחו בו חלק מומחים ממדינות רבות בעולם. המשמעות החשובה של שיתוף פעולה רחב זה היא שהתקן מהודק ומחושב היטב. לכל פסקה חשיבות רבה וכל משפט נוסח בקפידה. התקן מתמצת ומציג בשפה קצרה ומדויקת את מרכיבי היסוד החשובים, שנדרשים בכל ארגון שרוצה להשתמש בחוכמה בידע שנמצא בתוכו ורוצה להפיק את המירב מהנכסים האינטלקטואליים שלו.
היוזמה להכנת תקן בין-לאומי לניהול ידע היא יוזמה של מכון התקנים הישראלי. בראש ועדת המומחים הבין-לאומית עמדה ד"ר מוריה לוי מישראל. יחד עם קבוצה נפלאה של מומחים מרחבי העולם, השתתפו בשיחות ובכתיבה מומחים נוספים מישראל: ד"ר אלי מירון ואנוכי. יחד, ניסחנו וליטשנו צעד צעד את התקן.
בספר "פיתוח ידע וחדשנות" שיצא לאור השנה בהוצאת פורום ניהול הידע בישראל, תארנו את המסע לכתיבת התקן וניתחנו את הגורמים שסייעו לפיתוחו ולהשלמתו. את הפרק כתבנו יחד – חוי שראל-גורה ועינת שטיין – מובילות התחום במכון התקנים, ד"ר מוריה לוי ואני. מיד לאחר מכן, המשכנו בתהליך אימוצו כתקן ישראלי בעברית לשימוש בישראל. בקרוב, ייצא התקן החדש בעברית.
עבודת אימוצו של התקן הבין לאומי לתקן ישראלי מתבצעת במכון התקנים הישראלי על ידי ועדת המומחים בה חברים עדי חן מנקר, מנהלת הידע בתעשייה האווירית; עו"ד ישראל פישר, מוביל חברת Startup בשם Otica לקהילות ידע בתחום המשפטי; מירב עמיר בן אבי, מנהלת תחום איכות וניהול ידע במשרד הביטחון, ואנחנו – מוריה ואביגדור. את הוועדה מרכזת מטעם מכון התקנים הישראלי עינת שטיין.
רב עבודתה של ועדת המומחים הישראלית המתרכזה בתרגומו של התקן לעברית. היות והתקן עצמו נכתב בוועדה הבין לאומית, בעת אימוצו לא משנים דבר מדרישות התקן. יחד עם זאת, במהלך הדיונים גילינו עד כמה לא פשוטה עבודת דיוק התרגום ועד כמה חשובה בחירת המילים בעת התרגום עבור המשמעות המקצועית של המילים.
מה יש בתקן ומדוע הוא חשוב למנהלים בארגונים?
תקן הדרישות למערכות ניהול ידע בארגון פוּתח בדומה לתקני ניהול אחרים, בפורמט האחיד והמחייב לתקני מערכות ניהול, (high level structure (HLS של ארגון התקינה הבין-לאומי ISO וזאת בדומה לתקנים כגון ת"י 9001 למערכות ניהול איכות ות"י 14001 למערכת ניהול סביבתי.
מטרותיו של המבנה האחיד הן להשיג עקביות בין תקני מערכות הניהול, לשפר את ההתאמה ביניהם, להפוך את התקנים למובנים יותר עבור המשתמשים ולהקל על שילוב, יישום והטמעה של מספר תקנים יחדיו בארגונים. כל זאת, על ידי אספקת מבנה אחיד ומוסכם, טקסט ליבה אחיד ומונחים והגדרות משותפות בנושאים הגנריים המשותפים לכלל מערכות הניהול. נושאים אלה מופיעים באופן עקבי ומחברים בין תקני הניהול השונים.
מבנה אחיד זה מפורט ב-Annex SL של ISO/IEC Directives part .
התקן משלים את היבט ניהול הנכסים האינטלקטואליים של ארגונים, הידע והניסיון הייחודיים שמהווים בסיס לפיתוח יתרון תחרותי ולהמשכיות ארגונית. ניהול נכסים אלו הוא מפתח חשוב לקיומם ולהתפתחותם של ארגונים.
בעידן שבו עבודות שגרתיות ואוטומטיות מוחלפות על ידי תוכנות מחשב, בינה מלאכותית, רובוטים ואפליקציות דיגיטליות, יש חשיבות רבה לחוכמת החיים, הניסיון, הידע המקצועי, קשרי האנוש ויכולות אחרות שרק בני אדם יכולים להם. זהו עולם העבודה של היום והוא עתיר ידע. התקן מגדיר דרישות מחייבות וחיוניות לארגונים כדי לוודא שהם אכן מנהלים את מערך הידע שלהם בצורה יעילה. לכן, זהו מסמך דרישות לצרכי התעדה ולא רק מסמך הנחיות. עם זאת, הוא ניתן להתאמה בקלות לכל ארגון וארגון, לפי מבנהו, שיטות העבודה שבו וההעדפות הטכנולוגיות שלו.
איך אפשר לכתוב תקן לנושא כמו ידע?
האם ניתן בכלל לארוז נושא מורכב ולא מוחשי כמו ידע, שמקורו בראשם של אנשים, למסמך של תקן דרישות לניהול? העניין הרב ביישום התקן בעולם, מאז פרסומו בנובמבר 2018 ממחיש שכן. התקן מגדיר את הדרישות החיוניות לניהול ידע אך אינו דורש ואינו מכביד מעבר לחיוני. בכך, הוא אולי שמרני אבל יעיל מאוד לארגונים המבקשים לוודא שהם עושים את החשוב ביותר ואינם מחסירים מרכיבי יסוד
תקן אינו יכול להיות חדשני יתר על המידה. הוא לא יכול להגדיר שיטות חדשות ופורצות דרך. לכן, אינו מיועד למומחים מנוסים הנמצאים בקדמת החשיבה החדשנית. הוא מיועד לספק את הצורך המוחשי של ארגונים, לדאוג למרכיבים החשובים ביותר וליצור את מארג הידע שיצעיד אותם קדימה.
זכרו, המאזנים, הדוח"ות והמסמכים של ארגונים מתייחסים במידה רבה למה שקרה בעבר. ארגונים מנסים לחזות את העתיד ולקבל החלטות, במידה רבה של אי ודאות. הידע שאצור בארגון, הניסיון של העובדים, הדרך שבה הם עובדים יחד והתרבות הארגונית, הם המפתח לעתיד. אולם אלה נכסים שקשה לאתר ולכמת וקשה להביא לביטוי את הפוטנציאל הגדול שלהם. בזאת, יעזור לכם התקן החדש ת"י 30401 אשר יפורסם בקרוב.
אביגדור שרון
עוד על תקן ניהול הידע:
סדנה: הכן את ארגונך לתקן ניהול הידע
הכן את ארגונך לתקן ניהול הידע החדש ISO 30401
תקן ישראלי חדש לניהול ידע – מה המשמעות שלו לגבינו
תקן בינלאומי חדש יסייע לפזר את הערפל מעל המשאב החשוב ביותר לצמיחה
