בשנים האחרונות אני עובדת עם מוצרים שקל מאוד להשתמש בהם. העולם שלנו השתנה והיום כל אחד עם קצת ידע טכני יכול להקים לעצמו סביבת עבודה דיגיטלית.

אחד הלקוחות שלי אמר על המוצרים שאני עובדת איתם, זה שילוב של wix ו- Share Point – הגדרה כל כך מדויקת.

הקלות של השימוש והגמישות שיש בעיצוב של פתרונות, אתרים ודפים יפים כמו ב- wix   או  wordpress. החופש שיש לנו לעצב את הדף בלי צורך בפיתוח.

מצד שני השכבה מעבר – המורכבות של התאמה לצרכים שונים של ארגונים – חיבור ל- Active directory, מנגנוני אבטחת מידע ובטיחות, יכולת להתחבר לכלים ומערכות אחרות בארגון כמו אופיס 365, יומני האוטלוק, והגוגל – זה אנו לוקחים ממערכות ארגונית אחרות דוגמת ה- Share Point.

אז הפתרונות שאני עובדת איתם הם קלים ופשוטים למימוש. בעיקרון תוך חודשיים שלושה אנו יכולים להעלות מערכת יפה ועובדת לאוויר.

אז איפה פה האתגר?

האתגר הוא באנשים! לייצר את השינוי אצל האנשים

מכירים את "הישראלי הממוצע" האנשים האלה שכל מה שמראים להם ישר הם אומרים כן אבל.. הכפתור הזה צריך להיות למעלה ולא למטרה, למה יש פה רווח גדול, ולמה הכותרות לא בצבע אדום, ולמה לא עשיתם ככה וככה, זה ___ מה שחסר ובלי זה אי אפשר… כל אחד שמסתכל על הפתרון שלנו יש לו מה להגיד. ותמיד ירצו שנשנה בעקבות מה שנאמר. אני תמיד אומרת – אם אנשים מתלוננים, סימן שזה חשוב להם, סימן שהם מתחברים, סימן שזה משמעותי להם.

האתגר שלנו  – השאלות האלה של כל אחד הן טובות מאוד כי הן הדרך לייצר את המחוברות שלהם, חשוב לתת מקום לשאלות הללו אך יש להיזהר לא לעשות שינויים מהפכניים כתוצאה ממשפט של מישהו אחד או אחר. הדרך שאני נוקטת בה היא באמצעות הדרכה, קודם כל להסביר לאנשים מה הם כן יכולים, איך אנו כן מצפים שהם יעבדו ואולי זה יהיה מספיק עבורם, אחר כך אני משתדלת להקשיב, אך גם להבין את השכבה העמוקה ביותר אם אפשר. זה לא רק הפיתרון הספציפי, יש שם משהו עמוק יותר שגורם להם להגיד את מה שהם אומרים. אם נבין אותו אולי נוכל להציע שלל של פתרונות אפשריים.

האתגר שלנו הוא לגרום לכל אחד שמסתכל על הפתרון להרגיש שהוא מקבל שם את מה שהוא מחפש, שאנו גמישים ויכולים לתת מענה לבקשות חדשות שעולות אך מצד שני, אנו לא נמצאים כל הזמן בלופים אין סופיים של שינויים שלא מובילים לשום מקום.

בתוך התהליך הארגוני יש לנו כמה וכמה סוגים של שותפים לפרויקט שהמטרה שלנו היא להביא אותם למצב שהם מחוברים לפתרון שאנו בונים, מרגישים איתו נוח, ויודעים איך להמשיך לקחת אותו צעד אחד קדימה, צעד הראשון הוא לעבוד עם מה שבנינו יחד והצעד השני הוא לקחת אותה הלאה לייצר שינוי התנהגות, שינוי בשיטות העבודה, שינוי הרגלים אצל האנשים שאנו רוצים שישתמשו בו.

אז מי הם השותפים שלנו לפרויקט ומה האתגר של כל אחד?

מקבלי ההחלטות – לרוב ההנהלה היא זאת שמקבלת את ההחלטה. ההנהלה צריכה להרגיש בנוח, לדעת שהם בידיים טובות ויהיה מי שיגרום לפרויקט הזה להצליח. ההנהלה גם צריכה לדעת שהפתרון שהם בוחרים באמת ייתן מענה על הצרכים של הארגון היום, מחר ובעוד שנתיים. כמובן שיהיה החזר על ההשקעה ויהיה משהו שעובד שהוא לא פיל לבן.

מה האתגר שלנו – הנהלות צריכות להוות דוגמא אישית. אם הם ישתמשו כולם ישתמשו. אם  המנכ"ל יכתוב בלוג אחת לחודש, או יעודד שיח זה יהווה דוגמה אישית מצוינת לכל הארגון להתחיל לייצר תקשורת אפקטיבית.

לפעמים הנהלות מעלות צרכים שנתפסים בעיניהם כקריטיים שהם חושבים שיהיו חשובים למשתמשים, אך הדברים שהם מעלים הם פחות קריטיים. איך אנחנו מורידים אותם מרעיונות כאלה ועדיין שומרים עליהן כגורם שהחליט.

צוות הפרויקט – אחד הדברים החשובים ביותר בהצלחה של פרויקט כזה הוא להקים צוות של פרויקט שיהיה השגריר שלנו בארגון. צוות הפרויקט ילווה אותו במשך כל השנה הראשונה. יחד נחשוב על הצרכים ונגדיר אותם, יחד נתחיל בבנייה ויישום של הפתרונות השונים, יחד נעלה תכנים, נתקף ונשנה בהתאם, יחד נשיק ויחד נטמיע את השינוי ושיטת העבודה החדשה בארגון. כאשר צוות הפרויקט מחובר לתהליך – יש לנו שותפים אמתיים.

מה האתגר שלנו – האתגר הוא לבנות צוות שיש לו כישורים רבים, גם מומחי תוכן וגם יכולת להניע את התהליך בתוך הארגון. האתגר הוא שהם יהיו מחוברים, שהם ירגישו שמה שאנו בונים יחד הוא באמת הדבר הנכון שיביא ערך לארגון.

האתגר האמיתי הוא לגרום להם להרגיש נוח ונעים עם מה שיש. שהם ירגישו בעלות על הפתרון שנבחר וככה הם יכלו לשווק ולהטמיע אותו בארגון.

המשתמשים – ואחרי שעברנו את שני האתגרים האלה הכנו פיתרון ותפארת, עכשיו הכל מתחיל שוב, המשתמשים פעמים רבות יעלו את אותם השאלות שכבר חשבנו עליהם ודיברנו עליהם. הרבה פעמים גם הם כמו "הישראלי הממוצע" יתחילו לשאול למה ככה ולא אחרת, וכדי שאני אשתמש בזה זה חייב גם ל"עשות קפה" כי בלי זה, זה לא יעבוד…

מה האתגר שלנו? כל השאלות הללו הן מנופים להטמעה, למחוברות להרגשה זה משהו שהוא תפור עבורם. אם אנו מצליחים בתהליך של הדרכה והטמעה לגרום להם להבין ולהרגיש את הערך שהם מקבלים – דרכינו שגשוגה בשושנים.

בעניין של הטמעה – אני מאמינה במפגש אישי – הדרכה אישית לכל אחד ואחד, או לפחות לכל קבוצה, שכל אחד ירגיש אני נוגעת בו, עוזרת לו, פותרת לו את הבעיות, מביאה לו ערך. אם כל אחד ואחד מהמשתמשים לא ירגיש את זה – הסיכוי שישתמשו בפיתרון שבנינו עבורם קטן יותר.

אז זה לא הסרטון המהם שאני אייצר כתהליך ההשקה, זה לא המתנה שנחלק לכל מי שנכנס בפעם הראשונה, זה התחושה שמישהו הקשיב לשאלות שלהם, נתן מענה במידת האפשר, ועזר להם להבין איך הם משתמשים בזה.

 

ורק כדי להמחיש, כמה סיפורים של לקוחות שלי מהחודשים האחרונים.

לקוח אחד הקמנו תוך חודש מערכת פשוטה, יעילה שעונה על הצורך שהוגדר. אבל.. פספסנו בחיבור ההנהלה לתהליך, שאמנם הצגנו להם את הפיתרון והם אישרו אותו, אבל לא התחברו….  פספסנו גם עם המשתמשים היה חסר משהו טכני פשוט במחשב (דפדפן כלשהו – כרום, אקספורר, פיירפוקס) ולמרות שבנינו מאד מהר את הפיתרון, תהליך ההטמעה והשינוי ארוך מורכב הרבה יותר.

לקוח אחר גם ביקש הכל בצ'ק צאק.. בנינו תוך חודש וחצי פיתרון ממש מוצלח שעונה על הצרכים שהוגדרו. אחר כך לקח לנו עוד כשבועיים לסגור כמה פינות ולדייק ועכשיו אנו מחכים לתהליך הטמעה שיתחיל. מחכים להתחיל להטמיע, תחילה אצל ההנהלה ואחר כך אל קבוצות נוספות בתוך הארגון. המערכת כבר מוכנה לגמרה, אך עוד לא נבנה תהליך הטמעה מסודר, והופ, נכנסו לקייץ ואחר כך החגים וכל זה יחכה עוד מספר חודשים עד שהדברים יתחילו לזוז.

 

מהו תהליך הטמעה אפקטיבי

ההתנגדות היא חלק מתוך כל תהליך הטמעה אפקטיבי. בלי התנגדות, סימן שלאנשים לא איכפת, האתגר הגדול הוא לעבור משלב של התנגדות לשלב בו מקבלים את תהליך השינוי, את השינוי בהרגלי העבודה, אך הדרך החדשה בה יש לעבוד.

זה משהו שצריך לעבור כחוט השני משלב התיכנון, ההקמה העבודה עם צוותים השונים והמשתמשים. רק ככה נצליח באמת לייצר תהליכי שינוי בארגונים.

התמונה מתוך Generating Value through Change Leadership

Comments

comments