6 08, 2017

הזדמנויות חדשות בפורטל הארגוני

By |אוגוסט 6th, 2017|תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על הזדמנויות חדשות בפורטל הארגוני

מה זה באמת פורטל ארגוני ומה אפשר לצפות ממנו היום?   עדכון קצר למי שאינו מעוניין להישאר בעבר פורטל ארגוני הוא אולם הכניסה, האטריום, ואולי גם הלב של מערך מערכות המידע בארגון. המקום הראשון בארגון מודרני שיש לגשת אליו כשמחפשים מידע ורוצים להתעדכן. הפורטל הוא המרכז של חוויית העבודה הדיגיטלית והתקשורת בארגון – מרכז שמקשר בין אנשים, מחלקות ועמיתים מקצועיים. המפתח למרחבי כלי התקשורת והעבודה הדיגיטליים (Digital Enterprise Collaboration). היום, בעולם ששם דגש על החוויה הדיגיטלית בסביבה האישית, החברתית, העסקית וגם הארגונית, חשובה החוויה האישית של הפורטל הארגוני. גם באופן רגשי, לתחושת השייכות ושביעות הרצון, וגם באופן מעשי, ליעילות ולאיכות העבודה. הפורטל גם מאפשר להתמצא בסבך, לזקק את מה שחשוב באמת וכך להתמודד עם הצפת מידע. Harvard Business Review מצא שהפרודוקטיביות בארגונים נמצאת בירידה בשל הצפת מידע והסחות דעת. פלטפורמות רבות (כמו אימייל) העצימו את הסחות הדעת. הפורטל מאפשר לחזור לריכוז. אולם מהו פורטל ארגוני מודרני כיום? מה השתנה בו בעשרים שנים של התפתחות מהירה, מה המגמות ומה צריך לצפות היום מפורטל ארגוני טוב ועדכני? ההצלחה של הפורטל הארגוני בתחילת שנות ה-2000 התחילו להתפתח מערכי אינטראנט ופורטלים ארגוניים. תחילה בארגונים גדולים וחדשניים ואחר כך כמעט בכל ארגון שיש בו סביבות עבודה ממוחשבות / דיגיטליות. לפני 15 שנים הפך הפורטל הארגוני לאחד המושגים הבולטים בשיח הטכנולוגי. הצורך במקום מסודר המאפשר גישה למערכות המידע והשירותים הדיגיטליים בארגון, וגם היעילות והחיסכון שגלומים בשערי כניסה כאלו היו ברורים. פורטלים הפכו חיוניים כדי לאפשר התמצאות בסבך הדיגיטלי. הם גם הפכו לצינור חיוני להעברת מידע ומסרי הנהלה לעובדים – תקשורת פנים. במשך שנים היה לנו באמדוקס מגזין פנימי מודפס, יפה ומעניין, שהופץ מדי רבעון לעובדים. היה לי העונג להיות חבר מערכת של המגזין ונהניתי לראות כל גיליון חדש שיצא לאור. אבל הדפסת המגזין והפצתו היו כרוכים בעלויות ובמאמץ לוגיסטי. החלפת המגזין בפורטל ארגוני ובו חדשות הארגון וכתבות שונות, בתוך הפורטל הארגוני החדש, אפשרו לעבור מעדכון רבעוני  לעדכון יומי מהיר וכמובן גם לחסוך בעלויות רבות של הוצאה לאור והפצה. אי אפשר היה כבר להחזיק יותר גיליונות חדשים בידיים אבל אפשר היה לעדכן ולתקשר במהירות. עם הזמן הפך המושג פורטל לנפוץ כל כך עד שאנשים החלו לקרוא לכל אתר אינטרנט בשם פורטל. זה כמובן שגוי. אתר אינטרנט הוא מקור מידע ופעילות ספציפי. באתר אינטרנט כותבים, אוספים ומפרסמים מידע בנושא מסוים. בארגון יכולים להיות מאות אתרים כאלה ולמצוא אותם הוא לעתים אתגר. פורטל כשמו הוא – שער כניסה. אולם הכניסה לארגון. המקום המרכזי שמחבר ומציג את כל האפשרויות, שירותי המידע והשירותים השונים של הארגון. פורטל צריך להיות שטוח וברור ככל האפשר ולהוביל לאתרי האינטרנט ולכל השירותים הדיגיטליים בארגון. הוא לכן מרכז "החוויה הדיגיטלית" (Digital Experience) של כל אחד בארגון. היופי וההצלחה של פורטל טוב הן בהיותו אינטגרטיבי. לכן מרכיב מרכזי ששמנו עליו דגש היה היכולת ללקט מידע חשוב ממקומות רבים ושונים בארגון ולהציג אותו במקום אחד. עם זאת, פורטלים התפתחו מאוד בשנים שעברו. היום מצפים מהם להרבה יותר. הנה מספר מגמות שאפשר ליישם היום בקלות באמצעות פורטלים. התאמה אישית הפורטל אוסף ומרכז מקורות שונים אבל מראה לכל אחד את מה שמתאים לו, לפי העדפות אישיות, לפי בחירת נושאי עניין, ולפי שייכות לקבוצות שונות. לכל אחד יש גם דף או תפריט אישי ובו מרוכזים מקורות המידע והשירותים העדיפים, תכנים שכתב לאחרונה ונושאים שהוא/היא עוקבים אחריהם. זה הרבה מעבר למידור של תכנים באמצעות הרשאות גישה למטרות של אבטחת מידע, שהיה אחת הדאגות של הפורטלים הראשיים. זהו שולחן עבודה אישי ודף עדכונים אישי לפי העדפות. החוויה הדיגיטלית צריכה להיות פשוטה, נעימה, ממוקדת ומותאמת אישית. תפריט מותאם אישית בפורטל – הפינה האישית, שולחן העבודה. שילוב של חוויה דיגיטלית ארגונית ואישית גם יחד זהו שינוי גדול בתפיסה, במהות של הפורטל. אם בעבר פורטלים היו ממוקדים בתכנים, במסרים ובקישורים – היום הם מתמקדים באנשים. זהו הנכס הכי חשוב של הארגון – אנשים. כשלאנשים יש גישה נוחה למשאבים שהם צריכים כדי לעשות את עבודתם בצורה הטובה ביותר, הם יהיו מרוצים וגם פרודוקטיביים יותר. ואז החברה כולה תהיה מרוצה ופרודוקטיבית יותר. עובדים מרוצים ופרודוקטיביים, כבר אמרנו, הם הדרך גם לבעלי מניות מרוצים . אז תכנים – כן, אבל בפרספקטיבה האישית. תהליכים – כן, אבל בפרספקטיבה האישית. והחידוש הגדול – קשרים בין אנשים, בין עמיתים, חברי צוות ועם מנהלים – תמיד מהזווית האישית, תוך מעורבות וקשר רב צדדי וזה מוביל אותנו להיבט החשוב הבא – אינטראקטיביות. אינטראקטיביות פורטל איננו יותר חד כיווני. לא רק אוסף קישורים, מאמרים ושירותים לעובדים אלא פלטפורמה לתקשורת ולמשוב מהירים. לכל פריט מידע ותוכן צריכה להיות אפשרות להגיב ולנהל שיחה, וכמובן לסמן בכל השיטות החביבות של העידן הדיגיטלי – כוכביות, לבבות, like, "עזר לי" וכיוצא בזה דרכים להבעת דעה מהירה, מבלי שצריך לטרוח ולכתוב כלום. תם עידן המכתבים למערכת. הפורטל מאפשר תגובה ותקשורת מהירים ומידיים. הוא מספק חווית עבודה דומה לזו של פלטפורמות הצרכנות באינטרנט. "המשתמש" הופך מצרכן מידע (Consumer) למשתף מידע (Prosumer) והארגון מרוויח כפליים-  באמצעות יצירה של אווירה פתוחה, קבלת מידע רב מהעובדים  ובאמצעות כלים אנליטיים שמאפשרים לדעת מה באמת העובדים חושבים. ניידות מובן מאליו. הפורטל הארגוני חייב להיות זמין כיום בכל מסך, קטן כגדול ובפלטפורמות הניידות המקובלות שאנו נושאים היום בכיסים. פורטל גמיש ומותאם לחוויית עבודה ותקשורת בכל מכשיר ובכל מקום אינטגרציות פלטפורמות הפורטלים הארגוניים כיום מאפשרות חיבור קל למגוון רחב של פלטפורמות מידע אחרות, מבית הייצור של ספקים שונים. כאשר ארגונים עוברים "טרנספורמציה דיגיטלית", מגוון שירותים מסורתיים שונים עוברים למימד הדיגיטלי. צריך לגשר ביניהם ולחבר אותם יחדיו. Office 365, G Suite, SalesForce ועוד רבים.  אין עוד מקום למונוליתיות נוקשה. פלטפורמת הפורטל צריכה להיות מרכז (hub) אינטגרטיבי שמחבר מקורות שונים למארג אחד.זה הבסיס האמיתי ליצירת החוויה הדיגיטלית – לא רק הבחירה של "ממשק משתמש" ועיצוב מרשים. מרחב כלים ואפשרויות, ללא פיתוח פלטפורמות פורטלים התבססו מאוד. לא רק לכם יש כנראה פורטל, אלא לאלפי ארגונים אחרים. לכן אין כל סיבה וכל הגיון שהקמת פורטל או הרחבתו יהיו פרויקט שדורש פיתוח. למעשה, צריך להיזהר מלהתפתות לפיתוח כי הוא יקשה על שיפורים בעתיד. פלטפורמות פורטלים כמו Igloo ואחרים מספקות מגוון רחב של מרכיבים וכלים שניתן לחבר יחדיו. נשאר רק לבחור הגדרות ולקבוע עיצוב, גם הם בכלים מובנים. פלטפורמות אלה גם זוכות לעדכונים ולשיפורים לעתים קרובות. הפלטפורמה של Igloo לדוגמה כוללת גרסאות משופרות בתדירות חודשית, המתעדכנות באופן אוטומטי. גמישות ויכולת ניהול קלה עם מגוון רחב של כלים, הגדרות, בקרה תשתיתית, אינטגרציות והגדרות של הרשאות ואבטחת מידע, קל לצלול לעולם מסובך של כלי ניהול והגדרות שדורשות לימוד ממושך ומומחיות טכנית. כך היו גם הפורטלים של העבר, גם כשהציעו פחות אפשרויות. פלטפורמות הפורטלים העדכניות "עושות את החיים קלים" לא רק לצרכני המידע בארגון אלא גם למנהלי הפורטל ולאדמיניסטרטורים הטכניים. פורטלים רחבים שמקשרים למרכיבים רבים דורשים יכולת גמישות ושינויים לעתים תכופים. כלי ניהול ידידותיים דואגים היום לא רק לחוויה הדיגיטלית של העובד אלא גם לחוויה הדיגיטלית של מנהלי הפורטל ומפעיליו.   לקריאה נוספת: […]

8 06, 2017

מפגש חווייתי בנושא The Digital Workplace

By |יוני 8th, 2017|הרצאות וסרטוי וידיאו, שיתוף בידע, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על מפגש חווייתי בנושא The Digital Workplace

אתמול אירחנו ערב בנושא סביבת העבודה הדיגיטלית (The Digital Workplace) וחשיבותה למחוברות העובדים ולביצועים שלהם בארגון. התארחנו במשרדים המקסימים של  WeWork  בהרצליה, אשר מציעים סביבת עבודה נוחה, יעילה ומעוצבת להפליא, שמעודדת יצירתיות ושיתוף פעולה בתוך ארגונים וגם בין ארגונים שונים. גלית גנאור דיברה על השינויים הרבים שאנו חווים בשיטות התקשורת שלנו כתוצאה מחוויית הרשתות החברתיות כגון [...]

3 04, 2017

4 נקודות התבוננות – על פסח ועל מה שקורה היום בארגונים

By |אפריל 3rd, 2017|התבוננויות על החיים והארגונים, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על 4 נקודות התבוננות – על פסח ועל מה שקורה היום בארגונים

פסח מגיע, אביב מגיע ואתו מגיעים דברים חדשים לכל אחד פסח הוא משהו אחר, בשביל האחד זה מפגש עם כל המשפחה, בשביל אחר זה הניקיון של לפני החג, יש כאלה שעבורם זה חופש וטיולים בעוד לאחרים זה האוכל המיוחד. כל אחד חווה את הפסח בצורה שונה. אז רציתי לקחת מחג הפסח ארבע חוויות אישיות שלי, [...]

2 03, 2017

שיפור תקשורת פנים ארגונית כגורם מסייע להגדלת מחוברות ארגונית

By |מרץ 2nd, 2017|למידה קבוצתית, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על שיפור תקשורת פנים ארגונית כגורם מסייע להגדלת מחוברות ארגונית

פרופ' אילן משולם פרסם שני מאמרים מרתקים בנושא של מחוברות ארגונית ותפקיד משאבי אנוש כגורם המקדם את מחוברות העובדים בארגון. מחוברות עובדים - חלק ראשון: מהי מחוברות עובדים מחוברות עובדים - חלק שני: תפקידה של יחידת משאבי אנוש במאמרים אילו הוא מציין כי עובדים שהם מחוברים יותר לארגון, פועלים מתוך מוטיבציות פנימיות גדולות יותר, הם [...]

1 02, 2017

מה זה workplace

By |פברואר 1st, 2017|Workplace, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על מה זה workplace

מוצר חדש מבית היוצר של Facebook להציע לעובדים חוויה קלה ופשוטה של עבודה בסביבה דיגיטלית ארגונית, מוכרת ונוחה כמו בפייסבוק. פייסבוק שינו את הדרך בה אנו שומרים על קשרים עם החברים שלנו. היום הם מציעים לתת תנופה דומה גם לתקשורת בארגון. פרופיל אישי ארגוני לכל משתמש שונה מפרופיל האישי בפייסבוק. קבוצות לפי נושאים שונים קבוצות [...]

11 01, 2017

האם לנהל או לא לנהל ניהול ידע בתוך ארגון

By |ינואר 11th, 2017|התבוננויות על החיים והארגונים, חכמת ההמון בארגונים, ידע תומך תהליכים ארגוניים, כללי, פיתוח והקמת פרוייקט ידע ארגוניים, קהילת מומחים, שיתוף בידע, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על האם לנהל או לא לנהל ניהול ידע בתוך ארגון

כשמקימים מערכת של ידע ארגוני, או סביבת עבודה דיגיטלית לשיתוף ידע, יש שתי גישות נפוצות. האחת - נקים את המערכת והמשתמשים כבר ישתמשו בה. השנייה - ננהל את המערכת בקפדנות, נאסוף ידע מהעובדים וננהל תהליכים לכתיבת ולאישור תוכן. שתי הגישות הובילו לרוב לאכזבה או לסרבול ולחוסר הצלחה. אז מה כן עובד בהצלחה? בכל ארגון שעובדים בו [...]

13 10, 2016

טרנספורמציה דיגיטלית

By |אוקטובר 13th, 2016|Jive, Social Knowledge, חכמת ההמון בארגונים, קהילת לקוחות, תקשורת עם לקוחות, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על טרנספורמציה דיגיטלית

טרנספורמציה דיגיטלית היא אחת המילים החזקות היום בשוק של שינויים מתמידים. אך מה היא בדיוק? מה היא כוללת, וכיצד היא יכולה לשפר את היעילות ואת כושר התחרות של ארגונים? איך טרנספורמציה דיגיטלית משפיעה על הקשר עם הלקוחות או עם העובדים? אז מה היא טרנספורמציה דיגיטלית? טרנספורמציה דיגיטלית הוא שימוש בכלים טכנולוגיים במקום בכלים פיסיים מסורתיים. [...]

6 06, 2016

מה קורה כשאני מצרף קובץ לאימייל

By |יוני 6th, 2016|כללי, שיתוף בידע, תקשורת עם לקוחות, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על מה קורה כשאני מצרף קובץ לאימייל

כבר שנים שאנחנו משתמשים באימייל ככלי תקשורת והפצת מידע חשוב. גם היום, בעידן המסרים המהירים והרשתות החברתיות, עדיין אימייל הוא כלי עבודה ותקשורת בסיסי. תודו, אנחנו מוצפים באימיילים. אנחנו גם מציפים אחרים. קלות המשלוח של הודעות באימייל והיכולת להפנות הודעות ישירות לאנשים מסוימים או לרשימות תפוצה, שומרות את מעמדו ככלי תקשורת חשוב וקל לשימוש. גם [...]

18 02, 2016

להצליח לשנות תרבות ארגונית

By |פברואר 18th, 2016|שיתוף בידע, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על להצליח לשנות תרבות ארגונית

נהוג לחשוב שתרבות ארגונית היא אולי אחד הדברים שהכי קשה לשנות, אם בכלל. ארגונים רבים שעוסקים בשאלת התרבות הארגונית, עוסקים בנושאים כגון ערכים או ומתקשרים אותם במגוון דרכים וכלים, לרוב בהשקעה לא קטנה. פוסטרים, אירועי חברה ועוד. אבל איך מממשים באמת את החזון הזה? אני מכירה את האסכולות, התיאוריות והגישות השונות, ומאמינה שהן חשובות אך [...]

23 11, 2015

מנהיגות ארגונית יוצרת חדשנות

By |נובמבר 23rd, 2015|ידע תומך תהליכים ארגוניים, תקשורת פנים ארגונית|סגור לתגובות על מנהיגות ארגונית יוצרת חדשנות

ראיון מרתק עם Elisa Steele מנכל"ית חברת Jive על המגמות של שוק העבודה בארה"ב, וכיצד מנהיגות מובילה לחדשנות. אליסה מדברת על החשיבות של לחבר את כל העובדים של הארגון ולחבר את הלקוחות. הראיון ניתן ב-    CXOTalk  שיחות בנושא חדשנות, מהיגות וטכנולוגיה. היא אומרת " ב- Jive אנו מאמינים ובוח של האנשים, ואנו מייצרים טכנולוגיה שמאפשרת [...]

Plugin from the creators ofBrindes :: More at PlulzWordpress Plugins