האינטראנט או פורטל הארגוני, אל תבלבלו אותו עם האינטרנט, היא רשת מידע פנימית מקומית של הארגון המאפשרת לעובדים לאחסן, לארגן ולשתף מידע בארגון.  זה קצת כמו להקים אתר אינטרנט אך כולו ממוקד לידע המקצועי והחברתי של הארגון. בארגונים רבים הפורטל הוא גם שער הכניסה לארגון, מעיין חלון הראווה הדיגיטלי של הארגון.

פעמים רבות הפורטל הארגוני או האינטראנט מנוהל על ידי אגף מערכות מידע וממונף על ידי מחלקות שונות ברחבי הארגון, הפורטל הארגוני של החברה יכול להיות כלי רב עוצמה להתמודדות עם אתגרי העבודה הדיגיטלית של ימינו.

הבעיה היא שארגונים כבר לא מאמינים האינטראנט שלהם יכול להיות שימושי. זה שם, נראה שהוא עובד, אבל הוא לא מביא יתרונות בולטים.

במחקר שנערך לאחרונה, 80 אחוז מהעובדים העובדים בארגונים בינוניים וגדולים אמרו כי לחברה שלהם יש אינטראנט או פורטל ארגוני, וכי זהו כלי שהם סומכים עליו באופן קבוע. למעשה, 81 אחוז השתמשו בו בשבוע האחרון. אלה החדשות הטובות.

החדשות הרעות הן שהכלי הזה שעובדים מסתמכים עליו באופן קבוע עדיין מאט אותם. אותו דו"ח חשף את הנתונים הסטטיסטיים המפתיעים האלה:

  • 43% מהעובדים נמנעו משיתוף מסמך עם עמית מכיוון שהם לא מצאו אותו או האמינו שייקח יותר מדי זמן למצוא אותו.
  • רק 29 אחוז מהעובדים ידעו איך להגיש רעיון לשיפור וייעול.
  • רק 30 אחוז ידעו לבקש איך לבקש מידע או להגיע לידע של צוות אחר.
  • פחות מ -25 אחוזים ידעו היכן למצוא את המצגת הרשמית של הארגון
  • רק 50 אחוז ידעו להגיש קריאת לטיפול של מערכות מידע או להזמין חופשה.

מה שממצאים אלו אומרים לנו הוא שעובדים רוצים למצוא ערך בפורטל הארגוני שלהם – וזאת הסיבה המרכזית שהם הם ממשיכים להיכנס – אך ניראה כי ארגונים לא עשו מספיק כדי לתקשר את מטרת הפורטל ולמנף את התכונות והיכולות הרבות שלה לטובתם. כלומר פעמים רבות אנו עדים לתופעה כי המידע שאנשים מחפשים קיים באינטרנט הארגוני, אנשים פשוט לא יודעים איך למוצא אותו ואיך להגיע אליו בצורה קלה ופשוטה.

 

למה ארגונים צרכים פורטל אינטראנט פנימי?

לפני שנצלול לשימושים ספציפיים בפורטלים ואינטראנט, חשוב להניח בצד כל מטען שהמילה "אינטראנט" צברה במהלך השנים. כן, ידוע כי שפורטלים ארגוניים רבים גורמו לכאבי ראש – רבים מהם נתפסים כלא יעילים ולא באמת עוזרים לארגן את המידע של החברה בצורה טובה ונוחה.

יש היום בשוק פתרונות חדשים לייצר פורטל ארגוני מהדור החדש אשר יאפשרו לכם להשאיר את הצרות הללו מאחור.  אז שימו לרבע את בצד את הניסיון הרע שנצבר, ונסו לפנות את החשיבה הזו. מזמינה אתכם לחשוב יחד על המטרות של הפורטל ולשקול חמש דרכים בהן פורטל ארגוני כן יכול לשמש כמקור של כוח חיובי לארגון ולאנשים.

 

1תקשורת פנימית

ריכוז של תקשורת פנימית של החברה – מחדשות של הנהלה בכירה, עדכונים בתחום משאבי אנוש או מערכות מידע – פשוט לאסוף את כל המידע החשוב במקום אחד. מקום כזה זה מאפשר לצוות התקשורת הפנימית לחסוך בזמן, מאמץ ומשאבים – וזה פותר את כל הבלבול שנוצר בקרב העובדים איפה למצוא את החדשות האחרונות.

באמצעות בלוגים אינטראקטיביים, אזור שיח של הודעות קצרות כמו בפייסבוק, פרסום חדשות ומרכז תקשורת ארגוני, תוכלו להפוך את האינטראנט שלכם לערוץ התקשורת הפנימי האולטימטיבי. בנוסף, עם תכונות חברתיות כמו לייק, להגיב ולדירוג, תוכלו למדוד מעורבות בתוכן וליצור דיאלוג דו-כיווני מתמשך בין העובדים לצוות ההנהגה.

רוצים לקרוא עוד? קיראו כתבה זו:

Employee Engagement Issues? The Right Internal Communications Strategy Can Help

 

2מחוברות עובדים

מחוברות עובדים קשורה קשר הדוק לתקשורת פנימית. העובדים שלנו היום רגילים מאוד להגיב לתוכן בפייסבוק ובאתרים שונים. הם מצפים לקבל את היכולות הללו גם בתוך הארגון. אתם יכולים למנף את האלמנטים הקהילתיים הללו בפורטל הארגוני של החברה לפעילויות כמו תחרויות, אירועים, סקרים וגלריות תמונות. למעשה, זו אחת הדרכים הטובות ביותר לגרום לעובדים לחזור לפורטל כל יום. אתם יכולים ליצור מקום ייעודי לפעילויות אלה – כמו מרכז חברתי – או להתייחס לכל הפורטל שלכם כמנוף ליצירת מחוברות של העובדים לעודד את העובדים להגיב על התוכן, לעשות לא Like  ולשתף אותו.

אם אתם חוששים מהתגובות של העובדים, אז הסירו דאגה מלבכם, בכלים מהדור החדש קיים מנגנון מובנה לשליחת התראות כך שמי שמפרסם את הכתבה ישר מקבל עדכון על כל הודעה שנכתבת, ואם אינכם רוצים בתגובות אתם יכולים לסגור אופציה זו, כך שעומדים לרשותכם כלים רבים לוודא שאנשים מגיבים רק במקומות בהם הארגון מעוניין שייווצר שיח בתוך הארגון.

 

3ניהול תוכן

אחד השימושים הנפוצים ביותר פורטלים הארגוניים של החברה הוא ניהול תוכן. אינטראנט נותן לכם מקום לאחסן ולשתף מסמכים במיקום קל ונוח לחיפוש. אםשר לייצר מקום אחד אשר מרכזים את כל הטפסים של הארגון, את המצגות הרשמיות של החברה ועוד. בנוסף, חלק מהפורטלים של הדור החדש יודעים לעבוד יחד עם מוצרים משלימים לשיתוף קבצים של צד שלישי כמו SharePoint, Dropbox ו- Box, כך שקל למצוא את מה שאתה צריך – לא משנה היכן הוא מאוחסן.

אחד הטרנדים החזקים כיון הוא מעבר מקבצים של וורד למסמכים חיים, מסמכים אשר בנויים כדף אינטרנט בסגנון וויקיפדיה. אילו מסמכים שניתן לעדכן אותם ישירות מהפורטל, בצורה פשוטה ולהגדיר גם מי הם האנשים שיכולים לעדכן.

בפורטל של החברה ניתן לייצר אזור כזה לנהלים והנחיות עבודה, או טיפים לשימוש במערכות או מתודולוגיות ארגונית על ידי יצירה של אוסף של  מאמרים בסגנון וויקי. מקום זה הופך להיות בסיס ידע מרכזי מלא במידע ארגוני שניתן לעדכן בקלות, עם בקרת גרסאות והודעות אוטומטיות כאשר התוכן השתנה.

 

4עבודת צוות

בשנים אחרונות נפוצה לתופעה של עבודה מרחוק, צוותים וירטואליים, צוותים אשר מורכבים מאנשים מהארגון שלכם אשר עובדים יחד באופן צמוד עם ספקים שונים. כולנו אנו עובדים היום מכל מקום, מהבית, מבית הקפה, מהעבודה ובעיקר מהטלפון.  תארו לכם שהייתם יכולים למנף את הפורטל  שלכם ככלי לעבודת צוות בכל זמן ובכל מקום בו אתם נמצאים.

ניהול פרויקטים של צוות באמצעות אימיילים וכוננים משותפים יכול להיות מסובך ולוקח זמן רב שלא לצורך. במקום זאת, תוכלו ליצור חדר צוות בסביבת העבודה הדיגיטלית  של החברה בו תוכלו לשתף קבצים, תאריכים חשובים ועדכוני התקדמות. הכל מכיל, מאורגן וגישה על ידי חברי הצוות – באשר הם, המידע הזה יהיה כל הזמן זמין לכם, בטלפון או במחשב.

 

5תוכניות משאבי אנוש

הנשוא של חוויית העובד נמצא כיום על סדר היום הארגוני של מחלקות משאבי אנוש בארגונים רבים. חווית עובד מושפעת הרבה מהתרבות הארגונית, מהסביבה הפיזית אך גם מהיכולת של העובד לקבל את המידע שהוא צריך בזמן ובמקום הנכון ולאפשר לו עבודה עם כלים קלים ונוחים לשימוש. לכן, לצוות משאבי אנוש הוא אחד המשתמשים הגדולים של האינטרנט של החברה, וחשוב לחבר את המידע שם בכל שלב במחזור החיים של העובד. החל מכניסת העובד לתפקיד, ללמידה ופיתוח, ועד פרסום ידיעות אשר קשורות להכרה וקידום של עובדים – חשוב לרכז במקום אחד ולאפשר לעובדים לגשת לכל הנהלים והתוכניות החדשות אשר עוסקות בשיפור חווית העובד דרך הפורטל הארגוני של החברה.

אפשר להתחיל  ביצירת מקום אשר מרכז את החזון והערכים – ומציג בפני העובדים חדשים את הדגשים החשובים בתרבות הארגון. לאחר מכן ניתן להעביר את אותם המסרים גם לעובדים קיימים באזור של נהלים והנחיות בתחום משאבי אנוש, כי גם אצל עובדים קיימים חשוב להטמיע את התרבות הארגונית ולבסוף, ניתן ליצר מרכז הוכרה ארגוני בכדי להבטיח עקביות בכל מעגל החיים של העובד בארגון.

 

הגיע הזמן לחשוב מחדש על האינטראנט שלכם

ניתן להגיע למטרות האלה באמצעות כלים שונים, ויש כלים רבים אשר יכולים לתת מענה לצורך הזה, אך לכל כלי יש דרישות טכניות וחסמים לאימוץ. פורטלים ארגונים רבים ניסו לתת מענה לצורכים אילו חלקם בהצלחה וחלקם פחות. באמצעות פורטלים מהדור החדש שהם בעצם סביבת עבודה דיגיטלית מודרנית יותר, תוכלו להפגיש את כולם יחד במקום דיגיטלי אחד.

יכול להיות שאתם עובדים בארגון גדול, ובארגונים גדולים רבים, כבר יש פורטל ארגוני או אינטראנט, לידו התווספו בזמן האחרון הרבה מאוד כלים דיגיטליים שונים אשר נותנים מענה לצרכים שונים. אבל, שאלו את עצמכם: איזו מטרה הם משרתים? האם מגוון הכלים הללו לא יוצרו בלבול אצל העובדים שכבר אינם יודעים מתי להשתמש במה?

יכול להיות שכבר השקעתם בכלים ותשתית של טכנולוגיה. אך נשאלת השאלה האם אתם ממנפים אותם למטרתו המיועדת … ועוד. חשבו על הערך העסקי שיכולתם לממש אם הייתם יכולים לתת לעובדים שלכם לעבוד עם קלים קצת יותר נוחים.

או שאולי אין לכם עדיין אינטראנט, אתם מחפשים פיתרונות טובים יותר לאחד או יותר מהמקרים שהוצגו, אבל אתם חוששים שאולי הכלים שאתן מכירים פשוט לא יכולו להתמודד עם אתגרים אילו. אם זה המקרה, אנחנו יכולים לעזור.

 

חברת Social Knowledge   עוסקת בליווי והקמה של סביבות עובדה דיגיטליות ומייצגת בישראל את חברת igloo  הקנדית. חברה זו מציעה פלטפורמה של פורטל ארגוני מהדור החדש, קל לשימוש כמו wix   ומתאים ועומד בכל הסטנדרטים של אבטחת מידע בארגונים.

למידע נוסף על פתרונות אינטראנט של Igloo

 

מאמר זה מתבסס על כתבה:

5 Ways Companies Can Use Their Intranet to Their Advantage

By Mike Hicks | September 3, 2019

 

 

Comments

comments