אתם יכולים להישאר בצידי הדרך ולהתבונן בעמיתים ובמתחרים שלכם חולפים על פניכם במהירות, אבל זה ממש לא כדאי. הנה 5 דברים שממש חיוני לדעת על ניהול עסקים, עבודה ולמידה בעידן הדיגיטלי
1. הנכסים החשובים ביותר לפיתוח העסק עוזבים כל יום את המשרד והולכים הביתה
נכון, קל מאוד לחפש מידע באינטרנט. קל גם ללמוד ולמצוא פתרונות. יש קורסים רבים שמוצעים בחינם, כולל קורסים אוניברסיטאיים, ועשרות אלפי אנשים נרשמים אליהם. נדרש תשלום רק כדי לעבור מבחנים ולקבל תעודה. יש גם הרצאות שלמות ב-TED, ב-YouTube ובאתרים אחרים ופורומים מקצועיים פתוחים שבהם אפשר לשאול ולקבל תשובות, כמו Microsoft Answers, Stack Overflow, Quora ורבים אחרים.
המשמעות? המידע הזה זמין גם למתחרים שלכם ולכן הוא אינו מקנה כל עדיפות. יש הבדל גדול ומהותי מאוד בין מידע ובין ידע. הידע המשמעותי ביותר והיחיד שבעל ערך תחרותי הוא זה שהעובדים בארגון פיתחו וצברו עם הזמן. וזה לא ידע שנמצא במסמכים, זה ידע של ניסיון, למידה מטעויות, יכולת הבחנה בין אפשרויות וקבלת החלטות שייחודיים למוצרים ולשירותים שלכם. הידע הזה נמצא בראש של עמיתים לעבודה. וכשהם הולכים הביתה הוא הולך אתם
וכשעובדים עוזבים או פורשים, הוא אובד לנצח. סקר של Pew Research Center מצא שבכל יום יוצאים לגמלאות 10,000 אנשים בארצות הברית. זה הדור שידוע כ-Baby Boomers ופערי הידע שיוצרת העזיבה שלהם תופסת חברות רבות בלתי מוכנות. ידע חיוני הולך לאיבוד וצריך לאתר אותו ולצבור את הניסיון מחדש, על כל בזבוז הזמן ושיעור התקלות שכרוכים בכך.
2. מדיה דיגיטלית וחיבור חברתי קיימים אצל העובדים בבית. כשהם קיימים גם במקום העבודה, שביעות הרצון, החיבור שלהם לעבודה והיעילות עולים
זה פשוט. רוב האנשים אוהבים לתקשר, לשוחח, ולקבל משוב חיובי. הרשתות החברתיות באינטרנט והשימוש המסיבי בסמארטפונים וברשתות מסרים מהירים מראים זאת בבירור. בעבר חברות נתנו תשתיות משרדים וטכנולוגיות שלעובדים לא הייתה גישה אליהם בכל דרך אחרת. אבל זה היה במאה הקודמת. כיום, אם חברה לא תייצר סביבה דיגיטלית מחברת ושיתופית לעובדים שלה, הם ישתמשו בשירותים ציבוריים כמו פייסבוק וגוגל במקומם ויתפסו את החברה עצמה כמיושנת. כשחברה גלובלית כמו Ricoh הבינה זאת והקימה אינטראנט שיתופי שאפשר תקשורת נוחה בין העובדים ויכולת לשתף מידע עם עמיתים בתוך החברה, הראה סקר פנימי שהייתה עליה של 72% בתחושת היעילות האישית ו-81% בהרגשת הקשר והמחויבות של העובדים לחברה.
3. היכולת לתקשר בעולם הדיגיטלי הפכה לסטנדרט מקובל. היא איום ופתרון בו בזמן
היום לא רק מדברים ומחפשים מידע באמצעות האינטרנט אלא גם מבצעים קניות ומפקידים שיקים. אנשים יכולים ליצור מעגלי הכרויות רחבים, לקבל חשיפה גבוהה, לפרסם ולמכור שירותים ללא מגבלות. אוריינות דיגיטלית מתפתחת בגיל צעיר. יש בכך יתרונות עצומים אך גם סיכון רב. משרד החינוך מכוון ומנחה מורים ותלמידים ביצירת נוכחות ברשת באמצעות מיזם "דיבור בציבור". סקר של חברת Avanade ב-2013 מצא ש-77% ממקבלי ההחלטות בארגונים משתמשים בטכנולוגיות שיתופיות ו-82% מהארגונים שמשתמשים בכלים לעבודה דיגיטלית משותפת רוצים להרחיב את השימוש בהם. אולם מחקר של חברת האנליסטים Forrester מצא ש-64% מהמנהלים טענו שהארגונים שלהם משתמשים רק במעט מהפוטנציאל של הכלים לעבודה, למידה ותקשורת שיתופית. חברת Accenture טוענת שאין זה מספיק רק לתת ערוצי תקשורת פשוטים. לכלי השיתוף הדיגיטליים יש חשיבות רבה בדרך שבה עבודה מתבצעת כיום. תכנון נכון ושילוב בתהליכי עבודה חשובים מאוד כדי לאפשר עבודת צוות יעילה והשגה של תוצאות הארגון.
אם ארגונים לא ייתנו פתרונות תקשורת ושיתוף מתאימים, העובדים שלהם ישתמשו בשירותים ציבוריים עוקפים. זאת סכנה של דליפת מידע אבל יותר מכך. אם מידע חשוב לחברה לא נשמר בשרת דיגיטלי מרכזי וזמין, הוא לא יעמוד לרשותכם כשתצטרכו איתו.
גם כשארגונים מעמידים שירותי תקשורת דיגיטליים פנימיים, יש בהם הזדמנויות וסיכונים. רשתות מסרים מהירים בסגנון Whatsapp מחליפות ביעילות שיחות טלפון ואימיילים וחוסכות הרבה זמן, אבל הן מנציחות חומות בארגון ("silos") ומאפשרות איבוד מידע חיוני כי הוא לא באמת זמין בקלות כשצריכים אותו בעתיד. הן גם יוצרות מסך של הסחות דעת ולכן יכולות לפגוע ביעילות. רק רשתות תקשורת כמו קהילות מקוונות ופורומים, הנתמכות בשירותי חיפוש יעילים, מאפשרות לנצל באמת את היתרונות שהתקשורת הדיגיטלית מציעה
4. לעבוד ביחד באופן דיגיטלי חוסך לכם הרבה כסף וזמן
סקר מקיף של חברת Fierce מצא ש-86% מהמשתתפים ציינו חוסר בשיתוף, תקשורת, והיוועצות כגורם לכשלים במקומות העבודה שלהם. יותר מ-99% טענו שהם מעדיפים מקום עבודה שבו אנשים יכולים להזדהות ולשוחח בחופשיות ובתחושת אמון עם מנהלים ועמיתים. עם זאת פחות ממחציתם אמרו שמקום העבודה שלהם מאפשר זאת.
גם מי שלא מאמין בעבודה ובלמידה שיתופית, מוצא לעתים קרובות שאי אפשר לעבוד לבד וצריך לעבוד יחד עם אנשים אחרים כדי להשלים משימות. לכן אנשים קובעים פגישות. נניח שלצורך פרויקט מסוים, קבוצה של אנשים צריכה להיפגש יחד 5 פעמים במהלך החודש. כל פגישה כזאת מחייבת תיאום מקום, הזמנת חדר ישיבות או מקום בבית קפה, נסיעות שעולות כסף ודורשות זמן ואז נערכת פגישה. מדברים הרבה. מישהו כותב או לא כותב סיכום פגישה ואז כולם חוזרים למשרדים שלהם, עוברים ישר לנושא הבא או, במקרה הטוב, מנסים לזכור מה היה בפגישה ומה צריך לעשות כדי להתקדם בפרויקט בדרך לפגישה הבאה.
כשעובדים יחד באופן דיגיטלי, אפשר להסתפק בפגישה אחת בחודש פנים אל פנים, בשביל הקשר האישי ודיון בנושאים מורכבים, ואת שאר הפגישות לעשות בסביבת העבודה הדיגיטלית המשותפת. לכתוב ביחד בוויקי או במסמכים, לנהל שיחה מקוונת, לכתוב ביחד מצגות, שרטוטים, גליונות נתונים ועוד. לא צריך לבזבז זמני נסיעות, הוצאות דלק, חניה, אפשר לעבוד ולכתוב בכל רגע שיש השראה, גם באמצע הלילה ופשוט להתקדם הרבה יותר במהירות ובגמישות.
5. אפשר להתגבר על הקונפליקט שבין שיתוף וסודיות, פתיחות ואבטחה, שיתוף רחב וחציצה
הניסיון שנצבר לאורך השנים בהם הכלים והמרחבים של תקשורת וניהול מידע דיגיטליים קיימים, הניסיון של מפתחי תוכנה, משתמשים ומומחים מאפשר פתרונות לאתגרים שהמרחב הדיגיטלי יצר. אין מחסור בשירותי מידע ושיתוף דיגיטליים, להפך – השפע מהמם. אבל ההבדל טמון באיכות הטכנולוגיה ובניסיון של מנהלי המערכת. כשמידע מועלה לשרתים דיגיטליים הוא נשאר שם וזמין לאורך שנים אבל שיטות הצפנה, אבטחת מידע והגנה מפני ספאם משתכללות ומאפשרות הגנה טובה יותר מזו שהייתה קיימת בעבר. מסמכי נייר אפשר לסרוק ולצלם אבל רשתות חברתיות טובות מצפינות מידע ועוקבות אחרי כל שימוש בו. מאות אלפי אנשים כותבים בויקיפדיה ובסביבות וויקי ומסמכים משותפים כמו Jive או Google Docs וכל שינוי נשמר ומזוהה עם מי שביצע אותו. קל יותר לשמור על מידע בסביבות אלו, מאשר במדפי מסמכים או בתקליטורים. יכולות עשירות כמו תגיות וקשרים אסוציאטיביים מאפשרות לעבוד בעולמות נפרדים אבל גם לשתף במהירות כשצריך, כלי התראות ומניעת ספאם מאפשרות לנהל מידע הרבה יותר טוב מאשר בתקשורת אימייל, למשל.
הרבה ארגונים ואנליסטים מצאו שבאופן ברור וחד משמעי, עבודה משותפת במרחב דיגיטלי חוסכת עלויות, מגבירה יעילות, מקצרת זמני עבודה, מאפשרת שימוש מיטבי במשאבים (משותפים). אפשר להתעקש ולהמשיך לעבוד לבד, לכתוב רק על גבי נייר ולנהל רק פגישות פיזיות – למי שמוכן לשלם את המחיר של ההתנהלות האטית והלא יעילה הזאת. בסביבה תחרותית ובשוק שאינו מונופוליסטי, מי שמתעקש להתעלם מהשיטות של טרנספורמציה דיגיטלית, ניהול ידע וחדשנות פתוחה, עבודת צוות בסביבה מקוונת וקהילות מקצועיות פשוט נשאר מאחור להתבונן באבק שהשאירו לו המתחרים.
– אביגדור שרון
מקורות
Accenture, How collaboration technologies are improving process, workforce and business performance
Fierce, new study: 86 percent of employees cite lack of collaboration for workplace failures
Lindsay Forcino, Ricoh USA, Building a Social Intranet in the Age of Information Mobility
Rex Huppke, As boomers retire, knowledge transfer is key,Chicago Tribune, July 29 2016
אולי יעניין אותכם לקרוא
https://socialknowledge.co.il/ourservices/
