מהי סביבת עבודה דיגיטלית?

Asset 78@600xובכן, זה תלוי מי שואלים. לדברי Digital Workplace groups, סביבת העבודה הדיגיטלית הוא אוסף של כל הכלים הדיגיטליים המסופקים על ידי הארגון כדי לאפשר לעובדיו לעשות את עבודתם. בהתבסס על הגדרה זו, מקום עבודה דיגיטלי הוא מקום מרכזי שבו פתרונות וכלים מבוססי טכנולוגיה מאפשרים לעובדים להיות פרודוקטיביים, יצירתיים ומעורבים – בכל עת ובכל מקום. מדובר ביצירת מקום מרכזי דיגיטלי שמחבר את האנשים, התהליכים והמידע במטרה לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים, לחדש לעודד חדשנות וליצור יתרון תחרותי.

הצלחה בשוק התחרותי של היום נמדדת לעתים קרובות על ידי המהירות בה החברה מסתגלת לתנאי השוק, מגמות בתעשייה, איומים תחרותיים, וכוח העבודה המשתנה. המהירות שבה המידע של החברה זורם דרך הרשתות הפנימיות שלה היא גורם מכריע ביכולתה לפעול במהירות ולהגיב להחלטות עסקיות גדולות.

כאשר זרימת המידע נעצרת או מופרת, התוצאות יכולות להיות מזיקות לשורה התחתונה של החברה:

  • הזמן מבוזבז בחיפוש מידע או מומחים, בהמצאת הגלגל או יצירה מחדש של דברים שכבר נעשו
  • ידע ומומחיות נעולים בתוך המוחות, הראש והזיכרון של העובדים בארגון
  • פרויקטים מתעכבים כי צוותים מבלים יותר זמן בלדבר על עבודה מאשר לעשות את העבודה הנדרשת.
  • אמון בהנהגה דועך בשל היעדר כיוון ואחריות.
  • העובדים מתנתקים ופחות פרודוקטיביים בעבודה.

ההבנה וידיעה כי השפעות אלה יכולות להיות הרות אסון ובעלות השפעה שלילית ומתמשכת על העתיד של הארגון, מובילות חברות רבות לפתרון פורטל ארגוני או סביבת עבודה דיגיטלית אשר מטרתה לתת מענה לאתגרים הללו.

 

10 תכונות מפתח לסביבת עבודה דיגיטלית

         1

הגדרה של יעדים דיגיטליים ברי השגה

תחשוב על מקום העבודה הדיגיטלי שלך כיעד אחד עבור הארגון שלך – שער כניסה דיגיטלי, אם אפשר לומר כך . מקום בו עובדים מתחילים את היום שלהם, חוזרים לשם במהלכו כדי לתקשר, לשתף פעולה ולעבוד עם אחרים.

דוגמא ליעדים לסביבת עבודה דיגיטלית:

  • קלות שימוש
  • תמיכה בתרבות הארגונית
  • מקדם את המותג הארגוני
  • רלוונטית לעובדיך ולעבודתם
  • מקום שכיף לתקשר בהיבט חברתי
2

פותר אתגרים עסקיים אמיתיים

המטרה העיקרית של סביבת עבודה דיגיטלית היא לסייע לארגונים לפתור אתגרים עסקיים.

חשוב מאוד להגדיר את היעדים העסקיים שרוצים לתת להם מענה, להגדיר מטרות, אמצעים וסדר עדיפויות כדי שנוכל לוודא שאנו בדרך להשגת היעדים.

3

שיהיה נגיש ונוח

אל תגרמו למשתמשים שלכם לחפש את סביבת העבודה הדיגיטלית, חשוב להביא אותם אליהם . למשל על ידי הגדרה של כניסה אחידה והגדרת האתר כבררת המחדל בדפדפן  בחברה.

4

קל לשימוש

חוק ה (keep it simple and stupid )  KISS תקף ועובד פה. נסו לשמור על מקום העבודה הדיגיטלי פשוט וקל לשימוש. יותר מדי ארגונים מנסים לעשות הרבה, ובסופו של דבר לבלבל את משתמשי הקצה שלהם. שימו במוקד את האסטרטגיה של  זחילה, הליכה, ריצה. שלבים הדרגתיים.

5

תעשו את זה כיף ומרתק

דגש רק על עבודה ולא לכייף יהפכו את סביבת העבודה הדיגיטלית למשעממת. הקפידו להכניס פנימה חיים ומימד חברתי כדי שיהיה כיף (למשל הוספת אזור חברתי) ולעודד, אפילו לתגמל על תקשורת דו כיוונית.

6

נגיש דרך הטלפון הנייד

אופי העבודה משתנה.

העבודה כיום היא יותר ויראוטלית ומרחוק ואנו משתמשים בטלפון שלנו ככלי עבודה מרכזי.

7

לא לוותר על האימייל

אסור לשכוח את הנרקומנים של הדוא"ל. אנו לא מוותרים עליו, אנו נותנים מענה לדורות שונים בארגון דור צעיר שכולו חי ברשתות חברתיות ודור מבוגר יותר שמכור למיילים.  לכן הבחירה של איך לצרוך את המידע צריכה להיות של המשתמש.

8

ניהול הרשאות עובדים

הוספה, הסרה וניהול של משתמשים יכולה להיות משימה מרתיעה. חשוב לפשט את התהליך באמצעות חיבור אוטומטי לכלים קיימים בארגון כגון Active Directory.

9

חיבור עם כלים ומערכות אחרות בארגון

סביבת העבודה הדיגיטליית צריכה להיות מחוברת לכלים ויישומים האחרים בארגון.  לעובדים שונים יש כלים ומערכות האהובים עליהם ואיתם הם עובדים חלק ניכר מיום העבודה. בנה תוכנית אשר תאפשר נגישות לכלים אלה ועבודה בצורה חלקה ומעבר קל בין הכלים השונים.

10

מדידת ההצלחה

יש לנו חלומות גדולים עבור פתרון של סביבת העבודה הדיגיטלית .

חשוב להשקיע זמן כדי ליצור אסטרטגיה עם מטרות מפתח, מטרות ציר הזמן. ודא שניתן למדוד ולאמת את ההצלחה של השינוי באמצעות מדדים ברי השגה שניתן למדוד בקלות.

מקור המאמר: Digital workplace 101

 

Comments

comments