בכתבה הקודמת ראינו את החשיבות של מסמכים ואת הדרך שבה, בין אם נאהב זאת או לא, יש להם השפעה גדולה. הם שימושיים לנו ביום יום. בין אם בעבודה, בלימודים ואפילו בקניות ובטיולים. המסמכים שם, חשובים וחיוניים.

ראינו גם שלא קל היה לכתוב ולשתף מסמכים בעבר ולא קל היה לשמור ולתייק אותם. גם לאחר המעבר מאוגדנים ומדפים למעבדי תמלילים, תיקיות במחשב ואימייל, עדיין זה דרש טירחה רבה, שכפול ותסבוכת של גירסאות. אך כל זאת כבר היסטוריה. בשנים האחרונות חלו התפתחויות ששינו באופן מהותי את העבודה על מסמכים. היום זה כבר באמת הרבה יותר פשוט וקל.

חידושים מהותיים בניהול מסמכים

  1. מיקרוסופט המציאה את OneNote. אח צעיר ונמרץ לאחיו הגדול Word, ואיתו את היכולת לכתוב מסמכים במבנה של אוגדן ממוחשב, עם חוצצים צבעוניים וסידור נוח של דפים. יותר לא היה צריך אפילו להתאמץ ולשמור את מה שכותבים. הכל נשמר אוטומטית. פשוט ונח. אפשר גם לשתף אוגדן ולעבוד עליו יחד, מספר אנשים. אפשר לעבוד עם OneNote גם ברשת או בטלפון. זמין מכל מקום.
  2. ויקיפדיה הביאה משב רוח רענן ואיתה התפרסם פורמט הויקי. לא עוד תיקיות. במקומם, יש מרחב של קשרים אסוציאטיביים בין מסמכים, אינטואיטיבי, כמו שאנחנו חושבים. פתאום היה קל לעבור מנושא לנושא וממסמך למסמך. גם לא צריך היה לנהל יותר גרסאות ישנות בקבצים נפרדים. כל הגרסאות נשמרות אחת מעל השניה. בלי להתאמץ
  3. תוכנות ניהול אוספי התמונות הביאו את בשורת השימושיות והנוחות של קטגוריות ותגיות. בעזרתם, אפשר סוף סוף לקטלג עותק אחד של המסמך בהרבה מקומות ובהרבה דרכים. במקום עץ תיקיות קשיח ומגביל, נפתחו שלל אפשרויות. נהיה עוד יותר קל לעבוד יחד. עץ תיקיות יכול להתאים לאדם אחד, אבל לא לחברים שעובדים איתו יחד. קטגוריות ותגיות? שכל אחד יגדיר את מה שמשמעותי בשבילו. יש מקום לכולם.
  4. גוגל פיתחה ושיפרה את יכולת העבודה המשותפת על מסמכים מקוונים. Google Docs כבר מאפשר כתיבה בו זמנית בקלות רבה. יתרה מזאת, כשמספר אנשים כותבים במסמך באותו זמן, כל אחד רואה בזמן אמת מה העמיתים שלו כותבים ואיפה במסמך הם נמצאים. הכתיבה השיתופית מהירה וקולחת. נפח האכסון שנדרש הוא למעשה אפס. אפשר לשלוח קישור למסמך כך שכל נמען יראה תמיד את הגירסה העדכנית ביותר  וכשרוצים, אפשר להמיר לקובץ Word ולשלוח גם בפורמט זה. היום, גם מיקרוסופט מציעה יכולת עריכה בו זמנית
  5. סביבות עבודה שיתופיות, שילבו יכולות אלו יחד והוסיפו מימד של שיחה. Jive מאפשר ליצור גם מסמכים בסגנון wiki וגם לעבוד מתוך Microsoft Office על מסמכי Word ופורמטים אחרים, לשייך את המסמכים לקטגוריות לסינון מהיר, להשתמש בתגיות וגם לנהל שיחה על המסמך באזור שיחה מיוחד שנוצר אוטומטית לכל מסמך. אפשר גם לסמן מסמכים בדגלים שונים, כמו "רשמי", "גרסה סופית" ואפילו "פג תוכן"…

OneNote-Mac-640x400

Microsoft OneNote – המעבר מעץ תיקיות לארגון פשוט ונוח בחוצצים

הרגלים חדשים – שיפור משמעותי בכתיבת וניהול מסמכים

האם אתם עדיין משתמשים בקבצים מסורתיים של מעבד תמלילים כדי לכתוב מסמכים? האם אתם עדיין משתמשים בעץ גדול וקשיח של תיקיות? האם עדיין שומרים כל שינוי של מסמך כקובץ חדש? או שולחים עותקים באימייל? אם כן, אתם פשוט מקשים על עצמכם ועל העמיתים שלכם. יש דרכים פשוטות הרבה יותר. מדוע לעמוד במקום. הייתם כותבים היום במכונת כתיבה ידנית? אולי רק בשביל הנוסטלגיה. אז אותו הדבר גם לגבי קבצים בתיקיות במחשב או לגבי משלוח קבצים באימייל.

מסמכים, וכל תוכן שדורש כתיבה של טקסט במבנה של פסקאות, כותרות ופרקים, אפשר לכתוב במהירות במדיות הקלות והנוחות שראינו עכשיו יותר. אפשר גם להתחיל לכתוב דרך הטלפון הנייד ואז להמשיך במחשב, או בטאבלט, תוך כדי נסיעה ברכבת, למשל.

התפתחות חשובה היא היכולת לכתוב בשיתוף עם אנשים אחרים. על אותו דף ממוחשב, זמין לכולם. בכל פעם שפותחים את המסמך, הוא מעודכן בהתאם למה שהעמיתים שלכם כתבו.

אז שוב, להחזיק גרסאות קודמות בקבצים ישנים, לשלוח עדכונים כקובץ מצורף באימייל, ואז להסתכל על מסמך ולא לדעת אם זו הגירסה העדכנית ביותר…וואוו, זה כל כך רטרו, כל כך מיושן ולא יעיל. יש היום כל כך הרבה דרכים לעבוד אחרת וכל קבוצה יכולה לבחור את מה שנוח לה. Google Docs, Wikimedia, Jive, OneNote, Office 2016 ועוד הרבה כלים אחרים מאפשרים לעבוד בקבוצה ולא לשלוח יותר מסמך מצורף לאימייל לעולם!! רק קישור למסמך האחרון, החי והמעודכן.

ולא לשכוח קטגוריות ותגיות. הן הכח המשחרר שפרץ את כבלי עץ התיקיות המסורבל. למרבה ההפתעה, ב-Google Docs אפשר לכתוב ביחד בו זמנית, מספר אנשים במקביל, אבל עדיין עץ התיקיות שולט. ב-Wiki או ב-Jive קל מאוד להשתמש בקטגוריות ובתגיות, למצוא במהירות את המסמכים שקשורים למידע מסוים וגם ליצור קשר מהיר ואינטואיטיבי למסמכים אחרים, גם בלי לדעת היכן הם נמצאים.

Google Docs exemple

כתיבה משותפת בו זמנית ב-Google Docs

אפשר גם להרשם לעדכון אוטומטי, כדי שנדע מתי מסמכים שחשובים לנו, או שאנחנו עובדים עליהם בצוות, השתנו על ידי אחרים. לכאורה כל כך פשוט ומובן מאליו, אבל בעבר זה כמעט ולא היה אפשרי.  Jive מאפשר גם להירשם לעדכון לפי תגיות. כדי שנוכל לדעת מתי המסמכים שקשורים לתגית מסוימת התעדכו. לא נצטרך יותר לחפש ולבדוק ידנית.

JIVE document example

כתיבת מסמכים ב-Jive.  פשטות וקלות של הוויקי במרחב של עבודה משותפת על מסמכים

דיוויד סנודן כתב בחוכמה רבה – תמיד אנחנו יודעים הרבה יותר משנוכל לאמר במלים, ותמיד נוכל לאמר במלים הרבה יותר ממה שנוכל לכתוב. זה נכון, ובעולם המסורתי של המסמכים, היה נכון שבעתיים. אבל היום, הרבה יותר קל לכתוב מסמכים. פשוט להתחיל ולכתוב. אחר כך להחליט איפה לשים אותם. ואז להמשיך ולכתוב דרך טלפון או מחשב, איך שנרצה ומתי שנרצה. אין כל צורך לשבת יותר במשרד, בכיתה או בספריה כדי לכתוב ואפשר גם לכתוב יחד ובמקביל עם עוד אנשים על אותו מסמך, ולא משנה איפה הם נמצאים ומתי. תם עידן ריבוי הגרסאות, עותקים ישנים ומבלבלים, קבצים לא מעודכנים שתקועים לנצח בערימות אימייל מצטברות. זמן עתק שמושקע בחיפוש מתסכל. המסמכים זכו לחיים חדשים. פשוט וישיר. One document, One location, always up-to-date.

אז קחו את המסמכים שלכם בקלות ותהנו מהאפשרויות שקיימות היום כדי לכתוב, לשתף ולהספיק הרבה יותר. השתחררו מהכבלים המיושנים של עץ התיקיות והתמקדו במטרות שלכם, ברעיונות שלכם ובעבודה המשותפת עם עוד אנשים במקום במגבלות נוקשות של ניהול מסמכים, כפי שהוא היה פעם.

 

יעניין אותכם לקרא

החיים החדשים של המסמכים

 

השירותים שלנו

 

 

Comments

comments