פוסט זה נכתב ביום שני, 7/7/08, 23:23
14 תגובות  היו עליו בבלוג ב- cafe themarker – לא על הידע לבדו

ברוב הארגונים בהם אני עובדת, לוקח איזה חצי שנה עד שנה, מהרגע שהתחלנו בכל התהליך הזה שנקרא ניהול ידע, ושהתוצר שלו הוא פורטל פנים ארגוני.

רגע לפני הדקה האחרונה, תמיד מתעוררות ספקות.
האם באמת הפתרון שיצרנו פה עונה על הצורך של המשתמשים?
האם זה יעשה להם WAOOO שאנו כה רוצים?
האם זה יגרום להם להיכנס?
האם עשינו ודי ומה שיש לנו זה מספיק?

הרי ידוע שהאויב הגדול ביותר של הטוב הוא הטוב ביותר. עוד קצת נשנה פה, עוד קצת נוסיף פה, עוד כמה תכנים, עוד כמה נושאים שלא הגענו… עוד ועוד.. עד ש??? עד ש- די יוצאים לפיילוט.

למה פיילוט?
כי הפיילוט ייתן לנו אפשרות להרגיש באמת את השטח בלי להתחייב, בלי לשנות תהליכי עבודה עדיין, בלי לסגור ברזים, בלי להכריח.
הפיילוט הוא בדיקת היכולות שלנו. הבדיקה הזו צריכה להיות על אתר מלא בתוכן, איכותי ומוכן ברמה כזו שבעצם ניתן להשיק.

לפני הפיילוט – לצורכי מדידה – סקר
לפני הפיילוט מאוד מומלץ להעביר סקר כדי להבין מה אנשים מחפשים היום, ואיך הם מחפשים, ואילו נושאים מטרידים אותם.
אם הסקר הזה נוכל לעשות שימוש מאוחר יותר כשאר נרצה לבדוק אם הפורטל באמת חסך זמן שיפר תהליכים.
לצערינו, הרבה פעמים לאחר השקת הפורטל כבר לא זוכרים מה היה קודם, ואז קשה לנו להוכיח שיש אכן שיפור והתייעלות כתוצאה מהעבודה עם הפורטל.
זה הזמן לבדוק.

אני הכנתי גם שאלות של עמדות וגם שאלות של נושאי תוכן מרכזיים למשל שאלות לדוגמא:
באיזו מידה את/ה מרגיש שחסר לך ידע מקצועי בתחום  AAAA?
באיזו מידה את מרגיש שאת/ה יודע היכן לחפש ידע מקצועי בתחום  AAAA?
באיזו מידה קל לך להשיג את הידע המקצועי החסר?
באיזו מידה את/ה מרגיש שחסר לך ידע תפעולי על המערכות?
באיזו מידה את מרגיש שאת/ה יודע היכן לחפש ידע מקצועי על המערכות?
באיזו מידה קל לך להשיג את הידע המקצועי החסר?
באיזו מידה אתה משקיע זמן בחיפוש אחר המידע או הידע החסר לך?
באיזו מידה אתה חושב שלוקח לך זמן רב לקבל את המידע/הידע החסר במשך עבודתי

אחר כך יש דרוג של נושאים שיש בעץ הנושאים של האתר ושאלה של דירוג של הנושאים עליהם אני מחפש הכי הרבה ידע
ואז שאלה של למי אני פונה כשאני מחפש ידע וכמה פעמים (נעשה מיפוי, מנהל, עמית לעבודה, מומחה מקצועי וכו'..)

ובסוף שאלה פתוחה של זיהוי צרכים – איזה ידע חסר לך.

וגם נתונים דמוגרפיים – כדי להשוות בין עובדים חדשים לעובדים ותיקים, ובין מנהלים לעובדים ולתפקידים שונים וכו'.

דגשים לפיילוט:
1. מי יהיה בפיילוט? – נציגי משתמשים – זה משהו כמו  20%- 10% רצוי מכל המגוון של קהל היעד – מנהלים, עובדים וכו'. אך גם צוותים תומכים אם יש כאלה בארגון.
2. כמה זמן צריך להיות הפיילוט? הזמן המומלץ לדעתי לפיילוט הוא משהו בין שבועיים לחודש – לא יותר. עיכוב אחרון אבל כדאי.
3. מי יציג את הפיילוט? המנהלים, המובילים של הפרוייקט. נוכחות מנהל היא קריטית לפחות בדבי פתיחה.
4. מי יתייחס לתגובות? חשוב מאוד שיהיה מישהו שהוא הבעלים של האתר שיקבל את התגובות של המשתמשים, ישמע מה יש להם לומר ויהיה אוזן קשבת עבורם.
5. אני תמיד מכינה למפגשים הללו מצגת חגיגית עם מטרות, יעדים, השלבים של התהליך ודוגמאות של תכנים טובים שיש בפורטל.

מה עושים בפיילוט:
1. להציג להנהלה בעיקר למנהלים של אותם המשתמשים – ורצוי שמי יעשה את זה יהיו נציגי הארגון.
2. להציג למשתמשים את האתר – כי מה שלא רואים בעיניים ולא מראים אני לרוב לא אנסה לבד.
3. לתת למשתמשים להתנסות – ולהיות שם לידם – לשמוע תגובות, התייחסויות איפה הם הצליחו ומה הם לא מצאו. אני נוהגת להכין גם כמה תרגילים – חלקם קלים וחלקם קשים. – שיתאמצו!
4. לבוא שוב אחרי שבוע שבועיים – לשמוע מה חיפשו, מה מצאו, איפה היו הדברים הטובים יותר ואיפה פחות.
5. וגם לבוא שוב בסוף הפיילוט – לקבל התייחסויות גדולות וקטנות.

אותי הכי מדהים לגלות איך הם חושבים – איזה מילות חיפוש הם מכניסים כדי לחפש, מתי ישתמשו בניווט ומתי בחיפוש.  למשתמשים יש הרבה מאוד תובנות, הרבה דברים שלא חשבנו עליהם.

מהי הצלחה של פיילוט?
המשתמשים העירו הערות, ונתנו כל מיני רעיונות לדברים שלא עשינו ולא חשבנו עליהם.
אם המשתמשים נכנסו ומצאו שם משהו שחיפשו אתמול או לפני שבוע ולא ידעו.
אם המשתמשים לא הפכו את הקונספט, או זרק את הכלי.

מתי הפיילוט לא הצליח?
כשהמשתמשים אומרים – אני לא מוצא שם מה שאני צריך.
זה נחמד ויפה וטוב, אבל פרט לפעמיים שנכנסתי אין לי מה לחפש שם.
כשהמשתמשים לא מבנינים את הלוגיקה לפיה ארגנו את התכנים.
כשהם מחפשים משהו הרבה מאוד זמן, לא מוצאים ומתייאשים.

ואז תדע שזה הזמן לשנס מותניים להתחבר לצרכים האמתיים של המשתמשים שלנו. כי זה יהיה כלי עבודה עבורם אך ורק אם יהיו שם דברים שהם צריכים.

לא תמיד חייבים לעשות פיילוט, אבל אם חשוב לכם לקבל משוב אמיתי, לפני שאתם מראים את התוצר לכל הארגון – פיילוט הוא מצויין.

אחר כך עוד תהיה השקה חגיגית נוספת, עם מצגות, שלטים, מתנות וכל מה שמקובל בתרבות של הארגון.
ואם כלום לא מקובל – זה הזמן לעשות רעש וליצור שינוי.

לחצו לקריאת 14 תגובות

Comments

comments